El proceso de ventas en una empresa es fundamental. Si una organización no vende su producto o servicio, simplemente no crece o su desarrollo no es el esperado. En este sentido, una correcta y óptima gestión de los contratos en el departamento de ventas es esencial para lograr las metas comerciales.
Entendiendo las fases del proceso de ventas
Primero que todo la empresa debe tener claro su ciclo de ventas, es decir, los pasos por donde todos los prospectos transitan antes de ser clientes. Este ciclo dependerá de cada organización, pero usualmente podemos encontrar:
- La prospección y el contacto inicial.
- Luego tenemos la calificación para corroborar que efectivamente el contacto sea de calidad o acorde al negocio.
- Si el contacto es calificado, entonces hay una reunión o más de una dependiendo del negocio. En esta etapa también entra el ofrecimiento de una demo del producto o servicio.
- Después de la reunión hay un momento de propuesta y manejo de objeciones.
- Luego de que se ha llegado a un acuerdo donde ambas partes se ven beneficiadas, ocurre el cierre de la nueva relación comercial, en la que se firma el contrato.
- Finalmente, hay una etapa de seguimiento, en la que se trabaja en esta nueva alianza para que eventualmente el contrato vuelva a renovar si es que es una relación beneficiosa para ambas partes.
Es importante tener esto claro, ya que de este modo es posible identificar los puntos donde se puede mejorar, hacer ajustes y tener claro en qué punto del ciclo de ventas comienza el ciclo de un contrato que va a reflejar una nueva alianza comercial.
Las etapas de un contrato con un Software de gestión de contratos
El ciclo de vida de un contrato puede dividirse en 9 etapas: solicitud, confección, colaboración y negociación, aprobación, firma, búsqueda, seguimiento y gestión, reportería y análisis, término y renovación.
Cuando el proceso de ventas llega a un acuerdo con el cliente, es momento de comenzar a redactar el contrato que dará sustento legal a la venta. Es por esto que el éxito de ventas depende mucho de la buena gestión que se haga de ese contrato.
En este sentido, hay por lo menos cinco etapas claves dentro del ciclo de vida de un contrato, en las que el área de ventas se ve directamente involucrada y un software de gestión de contratos como Webdox puede ayudar a agilizar y mejorar el trabajo. Estas etapas son:
1. Solicitud de contrato
Cuando en el proceso de ventas la propuesta y el manejo de objeciones están listos, es el momento de comenzar a trabajar en el contrato.
Usualmente, es el área legal de la empresa quien está a cargo de esto, luego de que se hace una solicitud de contrato, en este caso, ventas debe hacer dicha solicitud. ¿Cómo hacer esta solicitud?; ¿por email?; ¿por teléfono?; ¿directamente al abogado a cargo? La solicitud se puede hacer de muchas maneras, sin embargo muchas de ellas pueden ser informales y entre los demás quehaceres laborales la solicitud se pierde.
Lo que hace un software de gestión de contratos como Webdox, es gestionar todos los contratos y solicitudes de contratos desde una sola plataforma digital. De este modo, los contratos pasan a tener su propio espacio de trabajo centralizado donde todos los involucrados pueden estar al tanto de cada uno de ellos.
Por otro lado, al hacer una solicitud de contrato por email o mediante una llamada, es posible que se pierdan datos importantes sobre el acuerdo, a los que el área legal no tiene acceso. En este sentido, Webdox sirve como un canal de comunicación claro, ya que tanto el área de ventas como legal pueden ver esa información importante que servirá para la confección del contrato.
2. Redacción del contrato
Una vez que la solicitud está lista, llega el momento de la confección y redacción. Su buena gestión depende que se obtenga un contrato bien estructurado, sin demoras y donde se plasme todo lo acordado con un cliente.
Con Webdox, la redacción de un nuevo contrato se hace de una manera mucho más rápida y sencilla, ya que la plataforma permite cargar plantillas preestablecidas para aquellos contratos que más se solicitan, de este modo se evitan errores que puedan retrasar el proceso debido a las revisiones y correcciones que se hagan al documento. Incluso, Webdox permite automatizar desde un formulario de solicitud la redacción de este nuevo contrato a través de Token automáticos en las plantillas de contrato.
Por otro lado, Webdox lleva un registro de todo el contrato, desde su inicio hasta el término, donde se van guardando las distintas versiones de este y se puede ir hacia atrás a una versión más antigua en el caso de que se tenga que deshacer algún anexo o modificación que finalmente termina por no aprobarse.
3. Aprobación del contrato
Este paso es vital para llegar a un contrato que refleje bien la intención y acuerdo que se está estableciendo. Con Webdox, podrás obtener la aprobación final de los tomadores de decisión de un contrato y también hacerlos partícipes del proceso.
En esta etapa, puedes asignar roles para que se hagan observaciones del visto bueno del documento, o que alguien en finanzas apruebe valores, montos, gastos, tasas etc. En el caso de tener observaciones, estas son generadas para retroalimentar el contrato y agregar lo que es importante para que la contraparte esté al tanto de estos cambios.
4. Firma del contrato
Cuando ya el contrato está listo por parte del área legal y fue confirmado por el área de ventas, es el momento de la firma.
En tu caso, ¿Cómo realizas el proceso de firma de un contrato con clientes en tu empresa?, ¿Imprimes el contrato para luego firmarlo?; ¿Lo envías por correo?; ¿Concretas una reunión para que el cliente firme? Webdox minimiza y agiliza esta etapa con su solución de firma electrónica avanzada y firma electrónica simple gratuita e ilimitada.
Ya que el contrato se encuentra en una plataforma digital, cuando está listo, se puede enviar el contrato por correo electrónico directamente a los firmantes, donde con un solo clic se puede firmar gracias a la firma electrónica integrada y validada por país que tiene la plataforma.
La firma electrónica permite optimizar los recursos de la empresa. Se estima que el tiempo que toma firmar un contrato de la manera tradicional es de más de 5 días, de principio a fin, es decir, imprimir, firmar, escanear y enviar por correo. Mientras que la firma electrónica de Webdox es rápida, segura y confiable para ambas partes, ya que además posee la solución de post-firma.
5. Renovación de contrato
Por último, cuando el contrato ya fue firmado y se inicia una nueva relación comercial, ésta debe llevar un seguimiento y recordar los hitos más importantes, las prohibiciones y obligaciones de cada una de las partes y tener acceso rápido en el caso de incorporar más anexos o hacer cualquier modificación al documento.
Con Webdox puedes hacer un seguimiento de cada uno de tus contratos con el sistema de alerta y notificaciones en tiempo real. Esta solución de alertas trae beneficios tales como evitar o recordar la renovación de un contrato, permitiendo acceder a la documentación de los clientes con quienes deseas mantener la relación comercial.
Así es como un software de gestión de contratos inteligente como Webdox puede ayudar a manejar las etapas de un contrato en el departamento de ventas, haciendo que las negociaciones con clientes sean mucho más claras, rápidas, ordenadas y seguras.
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