Imagina un entorno en el que las tareas financieras y bancarias se realicen de manera rápida, precisa y sin intervención humana. Donde los procesos repetitivos y propensos a errores sean manejados por sistemas inteligentes, permitiendo a los profesionales financieros centrarse en actividades de mayor valor estratégico, evitando el riesgo.
1. ¿Qué es la automatización de los procesos financieros y bancarios?
2. Beneficios de la Automatización Financiera y Bancaria
3. ¿Quién utiliza la Automatización Financiera y Bancaria?
4. Ejemplos de Automatización de los Procesos Financieros
5. Webdox CLM como software de automatización financiera
6. Un software orientado a la eficiencia de los procesos bancarios
7. ¿Qué debemos hacer después de implementar con éxito soluciones de automatización ?
Esta es la promesa de la automatización de los procesos financieros, una revolución tecnológica que está remodelando la forma en que se llevan a cabo las transacciones, la gestión de contratos, la conciliación bancaria y mucho más.
¿Qué es la automatización de los procesos financieros y bancarios?
La automatización de los procesos financieros y bancarios se refiere al uso de tecnología para realizar tareas en el sector de manera automática, eliminando la necesidad de intervención humana en gran medida.
Esto implica la adopción de sistemas y software especializados que pueden ejecutar y controlar actividades financieras como la gestión de contratos, la facturación, la contabilidad, la conciliación bancaria, la gestión de riesgos, entre otros. Al automatizar estos procesos, las instituciones financieras y bancarias pueden ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la eficiencia operativa.
Beneficios de la Automatización Financiera y Bancaria
- La automatización de los procesos financieros y bancarios ofrece una serie de beneficios significativos. En primer lugar, mejora la eficiencia al acelerar los procesos y reducir los tiempos de respuesta. Las tareas manuales que antes llevaban horas o incluso días se pueden completar en cuestión de minutos mediante la automatización.
- Mayor precisión: En segundo lugar, la automatización financiera y bancaria aumenta la precisión y la integridad de los datos. Al eliminar la intervención humana, se minimizan los errores causados por equivocaciones o malentendidos. Esto garantiza que la información financiera sea confiable y precisa, lo que a su vez ayuda a tomar decisiones informadas y estratégicas.
- Ahorro de costos: En tercer lugar, la automatización reduce los costos operativos al minimizar la necesidad de contratar y capacitar a personal adicional. Las tareas repetitivas y propensas a errores pueden ser manejadas eficientemente por software especializado, permitiendo que los empleados se centren en actividades más valiosas y estratégicas.
- Mayor cumplimiento: En cuarto lugar, la automatización mejora la transparencia y el cumplimiento normativo. Al mantener un registro digital de todas las transacciones financieras y bancarias, se facilita la auditoría y se garantiza el cumplimiento de las regulaciones.
- Mejora en la experiencia del cliente: La automatización de los procesos financieros y bancarios permite una atención más rápida y precisa a los clientes. Los sistemas automatizados pueden realizar tareas como la gestión de pagos, el seguimiento de transacciones y la respuesta a consultas de manera eficiente y sin demoras. Esto mejora la satisfacción del cliente al brindar una experiencia más fluida y libre de errores.
¿Quién utiliza la Automatización Financiera y Bancaria?
La automatización de los procesos financieros y bancarios se utiliza en una amplia gama de organizaciones, desde grandes instituciones financieras y bancos hasta pequeñas y medianas empresas. Las instituciones financieras, como los bancos comerciales, los fondos de inversión y las aseguradoras, utilizan la automatización para agilizar las operaciones diarias y mejorar la experiencia del cliente.
Las empresas de servicios financieros, como los proveedores de pagos y las plataformas de crowdfunding, también se benefician de la automatización al facilitar las transacciones y agilizar los procesos de cumplimiento normativo.
Además, las empresas no financieras también pueden aprovechar la automatización financiera y bancaria. Por ejemplo, las empresas de comercio electrónico pueden utilizarla para gestionar los pagos y las transacciones en línea de manera eficiente.
Ejemplos de Automatización de los Procesos Financieros
Uno de los ejemplos más destacados de automatización de procesos financieros es la gestión automatizada de contratos. Los contratos son componentes fundamentales en el ámbito financiero y bancario, y su correcta gestión es vital para garantizar acuerdos claros y eficientes.
Anteriormente, la gestión de contratos solía ser un proceso manual y propenso a errores, que implicaba una gran cantidad de tiempo y recursos. Sin embargo, gracias a la automatización de los procesos financieros, se ha desarrollado software especializado para la gestión de contratos, como Webdox CLM (Contract Lifecycle Management).
El software de gestión de contratos automatiza todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, desde su solicitud hasta la etapa de post firma. Estas herramientas ofrecen una serie de características y funcionalidades que mejoran la eficiencia y la precisión en la gestión de contratos.
La automatización de la gestión de contratos no solo mejora la eficiencia y la precisión, sino que también reduce los riesgos y los costos asociados. Al tener un control completo sobre los contratos, las instituciones financieras y bancarias pueden evitar cláusulas contradictorias o desactualizadas, minimizando así los riesgos legales y financieros.
Webdox CLM como software de automatización financiera
Webdox CLM ayuda a la automatización de tareas repetitivas y manuales asociadas a la gestión de contratos y otros aspectos financieros, lo que ayuda a reducir errores y aumentar la eficiencia operativa.
Este tipo de software se utiliza para gestionar contratos financieros, como acuerdos de préstamo, contratos de seguros, contratos de inversión y otros documentos financieros complejos. Proporciona una plataforma centralizada donde se pueden almacenar, administrar y dar seguimiento a todos los contratos financieros de una empresa.
Las características clave de un software de automatización financiera incluyen:
1. Gestión de contratos: Permite la creación, revisión, negociación y firma electrónica de contratos financieros. También ayuda en la gestión del ciclo de vida completo de un contrato, incluida la renovación, modificación y terminación.
2. Seguimiento y recordatorios: El software de gestión de contratos automatiza el seguimiento de los plazos, notificando a las partes involucradas sobre las fechas clave, como la renovación de contratos o las cláusulas de terminación. Esto ayuda a evitar el incumplimiento de contratos y garantiza una gestión adecuada.
3. Almacenamiento y organización: Proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar todos los contratos financieros de la organización. Esto facilita el acceso rápido y seguro a la información contractual cuando sea necesario.
4. Flujos de trabajo automatizados: Permite la configuración de flujos de trabajo personalizados para automatizar tareas y procesos asociados a la gestión de contratos financieros. Esto incluye notificaciones automáticas, recordatorios de vencimiento, aprobaciones y seguimiento de revisiones.
5. Control de versiones: Mantiene un historial completo de todas las versiones de un contrato, lo que facilita el seguimiento de cambios y revisiones realizados a lo largo del tiempo.
6. Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas financieras aplicables al gestionar y controlar los contratos. Esto incluye la gestión de cláusulas y términos legales, así como el seguimiento de fechas y plazos importantes.
7. Informes y análisis: Proporciona capacidades de generación de informes y análisis para obtener una visibilidad y comprensión completas de los contratos financieros de la organización. Esto permite realizar un seguimiento de métricas clave, como el rendimiento del contrato, el riesgo y la rentabilidad.
CLM Webdox se utiliza para automatizar y agilizar los procesos relacionados con la gestión de contratos en diversas industrias, incluido el sector financiero. Ofrece una plataforma centralizada para crear, almacenar, administrar y dar seguimiento a los contratos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la creación hasta la renovación o terminación.
Un software orientado a la eficiencia de los procesos bancarios
Cada año, un banco en Latam crea en promedio 150.000 nuevas cuentas, de las cuales suman alrededor de 4 a 5 contratos que cada cliente debe firmar. Es decir, los bancos en promedio gestionan cerca de 600.000 contratos entre personas naturales y jurídicas, lo que se traduce en procesos complejos que deben ser gestionados de la mejor manera, para a la vez, mejorar las relaciones comerciales. A esto hay que sumar los contratos asociados a los créditos, a inversiones, a la operación propia del banco, recursos humanos, y un largo etcétera.
En este sentido, las empresas dejan de percibir cada año un 9,15% de ingresos debido a una deficiente administración de sus contratos, según la World Commerce And Contracting Association (WorldCC). Este concepto ha sido denominado por la WorldCC como “pérdida de valor” en los contratos.
Para revertir la pérdida de valor en el banco, un CLM Software como Wedbox, no solo digitaliza documentos, sino que toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro del Banco, tomando el control de nuevos y antiguos contratos y orientado a cumplir tanto regulaciones gubernamentales como las normas internas propias de la entidad.
Debido a lo anterior, es que la WorldCC asegura que las organizaciones que invierten soluciones tecnológicas en su proceso de contratación, obtienen recompensas tangibles, incluida una reducción de un +80% en el tiempo de ciclo promedio desde la oferta hasta la firma del contrato.
¿Qué debemos hacer después de implementar con éxito soluciones de automatización empresarial y otras nuevas tecnologías?
Después de implementar con éxito soluciones de automatización de procesos bancarios y otras nuevas tecnologías, hay varias acciones importantes que se deben tomar para maximizar los beneficios y asegurar una transición exitosa. A continuación, se detallan algunas de estas acciones:
1. Evaluar y optimizar: Realizar una evaluación exhaustiva de la implementación y el rendimiento de las soluciones de automatización empresarial y nuevas tecnologías. Identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar los procesos existentes.
2. Capacitación y adopción: Proporcionar capacitación adecuada a los empleados sobre el uso de las nuevas tecnologías implementadas. Fomentar la adopción y familiarización con las soluciones automatizadas, asegurando que los usuarios comprendan su funcionalidad y se sientan cómodos utilizándolas en su trabajo diario.
3. Monitorear y medir: Establecer métricas y KPIs para medir el rendimiento y los resultados obtenidos después de la implementación. Monitorear y realizar un seguimiento regular de estos indicadores clave para evaluar el éxito de las soluciones implementadas y realizar ajustes si es necesario.
4. Mantenimiento y actualizaciones: Realizar un mantenimiento regular de las soluciones de automatización de procesos financieros y tecnologías implementadas. Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas versiones proporcionadas por los proveedores para garantizar un rendimiento óptimo y la corrección de posibles problemas de seguridad.
5. Mejora continua: Promover una cultura de mejora continua, donde se fomente la identificación de oportunidades para optimizar aún más los procesos empresariales. Estar atento a nuevas tecnologías emergentes y evaluar su relevancia y aplicabilidad para la organización.
6. Comunicación y retroalimentación: Establecer canales de comunicación efectivos para recopilar retroalimentación de los usuarios y otras partes interesadas. Escuchar sus comentarios, sugerencias y preocupaciones, y utilizarlos para mejorar y adaptar las soluciones implementadas.
7. Evaluar el retorno de inversión (ROI): Realizar una evaluación del retorno de inversión de las soluciones de automatización empresarial implementadas. Comparar los beneficios obtenidos con los costos incurridos y determinar si se lograron los objetivos establecidos inicialmente.
Además de todo lo anterior, es fundamental capacitar y educar a los trabajadores sobre la automatización y cómo trabajar de manera efectiva con las nuevas tecnologías. Esto ayudará a garantizar una transición suave y una adopción exitosa.
¿Qué nos depara el futuro de la automatización bancaria?
La automatización de procesos bancarios ha experimentado un crecimiento constante y significativo en los últimos años, y se espera que continúe evolucionando y transformando la industria financiera de varias maneras. A continuación, se presentan algunas tendencias clave que podrían dar forma al futuro de la automatización bancaria:
1. Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático: La IA y el aprendizaje automático desempeñarán un papel fundamental en la automatización bancaria. Estas tecnologías permitirán a los bancos automatizar tareas complejas, como análisis de datos, detección de fraudes y toma de decisiones basada en datos, lo que mejorará la eficiencia operativa y la precisión.
2. Chatbots y Asistentes Virtuales: Los chatbots y asistentes virtuales seguirán ganando protagonismo en el servicio al cliente bancario. Estas herramientas automatizadas proporcionarán respuestas rápidas y precisas a las consultas de los clientes, ayudarán en la apertura de cuentas, asesorarán sobre productos financieros y brindarán soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
3. Procesamiento Automatizado de Documentos: La automatización en el procesamiento de documentos permitirá a los bancos manejar y analizar grandes volúmenes de documentos de manera rápida y precisa. Esto incluye la verificación de identidad, la evaluación de solicitudes de préstamos y la gestión de contratos, lo que acelerará los procesos y mejorará la experiencia del cliente.
4. Pagos y Transacciones sin Contacto: La automatización de procesos financieros jugará un papel fundamental en los pagos y transacciones financieras, especialmente en el impulso de métodos de pago sin contacto, como billeteras digitales, pagos móviles y criptomonedas. Esto permitirá transacciones más rápidas, seguras y convenientes para los clientes.
5. Robotic Process Automation (RPA): La RPA se utilizará cada vez más para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, como la reconciliación de cuentas, la generación de informes y el cumplimiento normativo. Esto liberará tiempo para que el personal bancario se enfoque en actividades de mayor valor y atención al cliente.
6. Personalización y Experiencia del Cliente: La automatización se utilizará para personalizar aún más los servicios bancarios y mejorar la experiencia del cliente. La recopilación de datos y el análisis permitirán ofrecer ofertas personalizadas, recomendaciones financieras y servicios adaptados a las necesidades individuales de cada cliente.
7. Seguridad y Protección de Datos: La automatización se aplicará a la seguridad y protección de datos para detectar y prevenir fraudes, identificar riesgos y salvaguardar la información sensible de los clientes. Las soluciones automatizadas mejorarán la ciberseguridad y la prevención de delitos financieros.
En conclusión, la automatización de procesos financieros y bancarios está transformando la forma en que se realizan las operaciones en el sector. Los beneficios de la automatización son significativos y su adopción continúa creciendo en diversas organizaciones. Al implementar tecnologías de automatización financiera y bancaria, las empresas pueden mejorar la eficiencia, la precisión y reducir los costos operativos. A medida que avanzamos hacia el futuro, es emocionante imaginar las posibilidades que la automatización inteligente y la tecnología blockchain pueden ofrecer al sector financiero y bancario.
