Los contratos forman parte de cada empresa u organización y determinan casi toda la actividad empresarial, desde el quehacer diario de los empleados hasta el funcionamiento de la organización misma.
Dejando de lado la importancia de estos documentos, la responsabilidad de manejarlos y mantenerlos organizados recae a menudo en una persona o grupo de personas llamados administradores de contratos.
En el pasado, un administrador de contratos solía mantener los archivos en estanterías físicas con alguna suerte de índice u hoja de cálculo en donde podía anotar las disposiciones clave o fechas más relevantes de los contratos.
Estos antiguos sistemas de gestión documental desencadenaban una serie de problemas: los archivos podían ser mal indexados, tomados de la estantería y no ser devueltos, el administrador podía abandonar la organización después de implementar un sistema que no hiciese sentido a los futuros administradores, una auditoría podía llevar a una carga de trabajo excesiva para el administrador o los archivos podrían definitivamente ser demasiados como para manejarlos adecuadamente.
Esto daba como resultado costosas renovaciones automáticas no intencionadas o pérdidas generadas, por ejemplo, por expiración de contratos de derechos de propiedad intelectual.
En la actualidad la era digital ha revolucionado todo esto con los llamados sistemas de administración de contratos (CMS, por sus siglas en inglés). Si bien existe una amplia oferta de estos sistemas de digitalización de documentos legales, cada uno con una variada selección de funcionalidades y capacidad de personalización, todos, de alguna u otra forma, se basan en cuatro funcionalidades básicas: almacenar los contratos, etiquetarlos para su posterior seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar en base a fechas o hitos clave.
Es en base a estas funcionalidades que debemos evaluar un sistema de administración de contratos para encontrar el que más se ajuste a las necesidades de nuestra organización.
Es por esta razón que compartimos contigo 4 consejos para elegir herramientas de gestión de contratos o un software de gestión documental.
Los 4 puntos clave para elegir un software de gestión de contratos
1.- Almacenamiento de documentos
En este punto debemos evaluar cómo se almacenan los documentos: ¿Se guardan en servidores propios o en servidores de terceros?¿Qué tipo de respaldo se ofrece ante una eventual pérdida de información en un servidor?¿Existe una cuota máxima de almacenamiento? ¿Cómo se realiza la búsqueda de documentos legales? Estas preguntas nos ayudarán a vislumbrar si la solución que estamos evaluando se ajusta a las necesidades de nuestra organización, dependiendo de su tamaño y las necesidades puntuales de nuestro rubro.
2.- Etiquetado de documentos
Aquí es importante conocer el nivel de personalización para el etiquetado de los documentos que ofrece el sistema de administración de contratos y si ofrece o no etiquetas preestablecidas, ya que de esta forma nos aseguramos de mantener un estándar definido para toda la organización, lo que nos asegura el máximo orden y al mismo tiempo contamos con la opción de personalizar las etiquetas en base a las particularidades de nuestro rubro.
3.- Búsqueda de documentos
Aquí es importante conocer el nivel de refinamiento que nos ofrece el sistema de búsqueda: ¿Puedo buscar por palabras clave contenidas en el documento?¿Puedo buscar filtrando por etiquetas?¿Puedo guardar una búsqueda para utilizarla en el futuro? Es importante que el buscador ofrezca la posibilidad de obtener resultados desde lo general a lo particular obteniendo exactamente lo que necesitamos sin perder mucho tiempo.
4.- Alertas y Notificaciones
Las alertas son de vital importancia, ya que nos permiten recibir notificaciones en base a fechas o hitos clave de un contrato, evitando así que ocurran extensiones automáticas sin que nos hayamos dado cuenta o que caigamos en alguna falta contractual por no cumplir con algún punto estipulado. Por esto debemos analizar si el sistema de alarmas del sistema de administración de contratos a evaluar, cuenta con notificaciones solo dentro de su propio ambiente o es capaz de enviarlas a nuestro correo electrónico. Otra consideración importante es saber si las alertas se generan para un documento en particular o para varios que cumplan ciertos criterios. Asimismo, es importante saber si las alertas se pueden generar en base a períodos de tiempo personalizables, ya que no todos los contratos estipulan los mismos períodos de aviso antes de una renovación automática.
Existen más criterios importantes a tener en consideración, pero con los ya vistos puedes tomar una mejor decisión a la hora de evaluar un software de gestión de contratos. Cabe destacar que Webdox cuenta con un sistema para la administración de contratos y documentos legales integrado en su plataforma. El cómo Webdox soluciona cada uno de los puntos de este post será parte de un próximo artículo, por ahora si necesitas más información de nuestra solución puedes solicitarla aquí.
