Política de privacidade do Portal Webdox

WEBDOX coleta e processa dados pessoais através do acesso, navegação e uso da plataforma através da qual os clientes WEBDOX (doravante, "Cliente" ou "Clientes") utilizam o serviço SaaS de gerenciamento de contratos disponível através do link: https://app.webdoxclm.com/ (doravante, "Portal Webdox").

A WEBDOX coloca à disposição dos Clientes, as presentes Políticas de Privacidade, em virtude das quais fornecemos de forma transparente e simples todas as informações relativas ao processamento que realizamos de seus dados pessoais, as finalidades para as quais os processamos e os direitos que você pode exercer.
A empresa responsável pelo processamento de dados pessoais (doravante denominada "WEBDOX") será a empresa com a qual você contratou:

Webdox Chile: será responsável pelo processamento de seus dados pessoais, Webdox Legal Informatics & Data SpA, uma empresa constituída sob a lei chilena, RUT N° 76.596.671-K, com sede registrada em La Concepción N° 266, escritório 503/504, município de Providencia, Santiago, e o processamento estará sujeito à lei chilena.

Webdox Colombia: será responsável pelo processamento de seus dados pessoais, Webdox Colombia S.A.S., uma empresa constituída sob a lei colombiana, NIT No. 901.492.702-0, e-mail privacidad@webdoxclm.com, telefone [*], e com sede registrada na CI 67 No. 7, 35 OF 1204, Bogotá D.C., e estará sujeita à lei colombiana.

Webdox Perú: será responsável pelo processamento de seus dados pessoais, Webdox de Perú S.R.L., uma empresa constituída sob a lei peruana, RUC N° 20604512094 e domiciliada na Av. Víctor Andrés Belaunde N° 147, San Isidro, Lima, e estará sujeita à lei peruana.

Webdox México: será responsável pelo processamento de seus dados pessoais, Webdox de México S. de R.L. de C.V., uma empresa constituída sob a lei mexicana, RUC N° [*] e domiciliada em Paseo de la Reforma 1200, Lomas de Santa Fe, Piso 7, Contadero, 05349, Cidade do México, e o processamento estará sujeito à lei mexicana.
Esta Política de Privacidade estará sempre disponível no Website e no Portal Webdox.

Dados pessoais são quaisquer informações relacionadas a uma pessoa física identificada ou identificável.

Uma pessoa física identificável é qualquer pessoa cuja identidade pode ser estabelecida, direta ou indiretamente, em particular por meio de um identificador, como um nome, um número de identificação, um endereço de e-mail, um número de telefone celular, dados de localização, um identificador online ou um ou mais elementos da identidade física, fisiológica, genética, mental, econômica, cultural ou social dessa pessoa.

O processamento de dados pessoais é qualquer operação ou conjunto de operações que realizamos sobre seus dados pessoais, como, por exemplo, a coleta, gravação, armazenamento, uso e comunicação de seus dados pessoais.

Em WEBDOX podemos coletar seus dados pessoais das seguintes maneiras:

• Preenchendo os formulários disponíveis no Portal Webdox.
• Execução da relação contratual com os Clientes.
• Inscrição e participação em eventos organizados por WEBDOX.
• Interações com WEBDOX através do Portal Webdox, através do uso da conta pelo Cliente, seus representantes ou seus dependentes.

Nos casos em que WEBDOX coleta dados pessoais de usuários através de terceiros, exigimos que esses terceiros declarem e garantam antecipadamente que têm o consentimento apropriado ou a autorização legal para nos comunicar seus dados pessoais, e que cumprem plenamente a legislação aplicável sobre esses assuntos.

A continuación, se explican los tipos de tratamiento que realizamos, junto con los datos personales, las finalidades y las bases legitimadoras para cada tipo de tratamiento.

A) Gestão da relação contratual com os clientes

¿Com que finalidade processamos seus dados?

• Executar o contrato para a prestação de serviços.
• Gerenciar o pagamento efetivo dos serviços prestados.
• Prestar atendimento ao cliente para processar e responder a consultas, dúvidas ou pedidos de informação.
• Para enviar pesquisas de satisfação dos serviços.
• Exercer as ações apropriadas no caso de não cumprimento pelo Cliente de suas obrigações.
• Cumprir com as obrigações legais e contratuais exigidas por WEBDOX.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento do representante legal do Cliente.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Carteira de identidade
• Data de nascimento
• Nacionalidade
• Gênero
• Empresa
• Indústria associada
• Área de trabalho
• Telefone
• Endereço de e-mail
• País

B) Registro e gerenciamento da conta do Cliente

¿Com que finalidade processamos seus dados?

• Processar o registro do Cliente, seus representantes ou seus dependentes, e a abertura da conta.
• Enviar código de dupla autenticação para manter a segurança da conta.
• Fornecer um serviço ao cliente para processar e responder a consultas, dúvidas ou pedidos de informação.
• Fornecer apoio no processo de esquecimento e recuperação de senhas.
• Cumprir com as obrigações legais e contratuais exigidas por WEBDOX.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento do Cliente.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Carteira de identidade
• Empresa
• Indústria associada
• Área de trabalho
• Telefone
• Endereço de e-mail
• País

C) Armazenamento das informações do cliente

¿Com que finalidade processamos seus dados?

Armazenar todas as informações às quais WEBDOX tem acesso como resultado da prestação do serviço.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento do Cliente.

¿Que dados coletamos?

• Assinatura eletrônica
• Nome completo
• Telefone
• Endereço de e-mail
• Endereço
• Dados de contato
• Qualquer informação que o Cliente, seus representantes ou seus dependentes desejem disponibilizar durante o uso do Website ou do Portal Webdox.

D) Análise, segmentação e perfil dos dados do cliente

¿Com que finalidade processamos seus dados?

• Analisar e segmentar dados de clientes, histórico de colaboração e padrões de uso do Portal Webdox, a fim de obter perfis comuns de clientes.
• Melhorar a configuração e a usabilidade ou a experiência do cliente.
• Projetar comunicações comerciais a serem enviadas por meios eletrônicos de forma personalizada aos Clientes com base nos resultados das ações de análise, segmentação e traçado de perfis.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento dos Clientes.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Empresa
• Indústria associada
• Área de trabalho
• Endereço de e-mail
• Histórico comportamental do cliente.

E) Gestão da participação em eventos organizados por WEBDOX para clientes

¿Com que finalidade processamos seus dados?

• Gerenciar corretamente a inscrição e participação dos clientes em eventos (webinars, demonstrações, cursos, atividades, etc.) organizados por WEBDOX.
• Garantir o desenvolvimento correto e adequado do evento.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento dos Clientes.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Carteira de identidade
• Empresa
• Indústria associada
• Área de trabalho
• Endereço de e-mail
• Endereço

F) Envio de comunicações comerciais por meios eletrônicos aos clientes

¿Com que finalidade processamos seus dados?

Enviar comunicações comerciais, publicidade e/ou informações promocionais aos clientes sobre serviços, e outras notícias e informações WEBDOX, que possam ser de interesse.

¿Em que base legal?

A base legal é o consentimento dos clientes.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Telefone
• Endereço de e-mail
• Indústria associada

G) Manutenção das listas de cancelamento/eliminação de clientes

¿Com que finalidade processamos seus dados?

Cumprir a obrigação legal de respeitar os direitos dos Clientes, e manter provas do cumprimento do pedido para exercer o direito de cancelamento.

¿Em que base legal?

A base legal é o cumprimento de uma obrigação legal.

¿Que dados coletamos?

• Nome completo
• Telefone
• Endereço de e-mail

WEBDOX processará seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual são coletados.

Lembramos que, desde que a base que legitima o processamento seja seu consentimento, você pode exercer seu direito de cancelamento ou bloqueio, a menos que haja uma base legal que nos permita manter seus dados pessoais.

Não obstante o acima exposto, podemos manter seus dados devidamente anônimos enquanto WEBDOX puder ser responsabilizada por qualquer responsabilidade decorrente de seu relacionamento com o usuário.

• Direito de acesso ou informação: Você tem o direito de saber se WEBDOX está ou não processando seus dados pessoais e, em caso afirmativo, o direito de saber quais dados nós processamos, a fonte e o destinatário dos dados, a finalidade do armazenamento e as pessoas ou entidades a quem seus dados são transmitidos.
• Direito de retificação, inclusão ou atualização: Para todos os dados parcial ou totalmente incorretos, imprecisos, enganosos ou incompletos, você tem o direito de modificá-los, atualizá-los ou retificá-los. Sempre que você nos pedir para retificar quaisquer dados pessoais, deverá indicar quais dados deseja modificar em cada caso e fornecer a prova apropriada.
• Direito de cancelamento ou exclusão: Você pode solicitar que revoguemos sua autorização ou que excluamos seus dados pessoais que você voluntariamente nos forneceu quando não forem mais necessários ou relevantes para a finalidade para a qual foram coletados ou quando o prazo para seu processamento tiver expirado, ou quando a finalidade do processamento for enviar comunicações comerciais. Em certos casos, a eliminação de certos dados pessoais impossibilitará WEBDOX de realizar tal processamento e de poder prestar devidamente os serviços oferecidos através do Website ou do Portal Webdox.
• Direito de bloqueio: Nos casos em que não for possível apagar seus dados, e não pudermos verificar a exatidão dos dados ou sua validade for duvidosa, procederemos ao bloqueio dos dados.
  *Para aqueles Clientes que contrataram Webdox Colômbia, os seguintes direitos são reconhecidos adicionalmente sob a lei colombiana:

Direito de apresentar reclamações: Você pode apresentar reclamações junto à Superintendência de Indústria e Comércio quando notar uma infração à lei aplicável.
Solicitar prova de autorização: Você pode solicitar prova da autorização concedida à WEBDOX, exceto quando expressamente isento como requisito para processamento].

* [Com respeito aos Clientes que contrataram com a Webdox Peru, são concedidos adicionalmente os seguintes direitos sob a lei peruana:
Direito de oposição: Você tem o direito de se opor ao processamento de seus dados pessoais quando tiver razões bem fundamentadas e legítimas relacionadas a uma situação pessoal específica, desde que a lei não preveja o contrário e quando você não tiver dado seu consentimento].

Você pode exercer seus direitos perante WEBDOX enviando um e-mail ao chefe do Banco de Dados para o seguinte endereço eletrônico privacidad@webdoxclm.com , indicando no assunto "Pedido de [tipo(s) de direito(s) a ser(em) exercido(s)", e as seguintes informações

• Nome do titular dos dados pessoais.
• Documentos que comprovam a identidade do proprietário.
• Endereço ou endereço de e-mail para receber notificações.
• Descrição do direito que está sendo exercido.

*Caso você considere que WEBDOX não atendeu adequadamente qualquer solicitação para exercer seus direitos, você pode recorrer à autoridade competente.

Além disso, se você tiver alguma dúvida sobre o processamento de seus dados pessoais por nós, não hesite em entrar em contato conosco por e-mail em privacidad@webdoxclm.com

*Com respeito aos Clientes que contrataram com a Webdox Colômbia, você poderá exercer seus direitos por meio dos seguintes procedimentos:

Consultas: Os titulares que desejarem fazer consultas, devem levar em conta que WEBDOX, fornecerá a essas pessoas todas as informações contidas no registro individual ou que estejam vinculadas à identificação do titular.

Reclamações: O titular que considerar que as informações contidas em um banco de dados WEBDOX devem ser corrigidas, atualizadas ou excluídas, ou quando perceber a suposta violação de qualquer uma das obrigações contidas na lei aplicável, poderá apresentar uma reclamação à WEBDOX ou a seu gerente].

WEBDOX pode divulgar seus dados pessoais nos seguintes casos:

• Quando necessário para o gerenciamento e desenvolvimento do Website e do Portal Webdox. Por exemplo, a fornecedores que nos ajudam a melhorar e otimizar nosso Website e o Portal Webdox, fornecedores de serviços tecnológicos, assinatura eletrônica avançada, manutenção de nossos bancos de dados e sistemas de informação, ou armazenamento de dados.
• A empresas afiliadas, e/ou aquelas pertencentes ao mesmo grupo econômico quando necessário.
• A fim de cumprir uma obrigação legal aplicável à WEBDOX, de tomar medidas legais ou de exercer certos direitos em juízo. Por exemplo, assessores jurídicos, tribunais, autoridades de supervisão e órgãos públicos.
• No caso de WEBDOX sofrer uma reorganização, reestruturação, fusão, venda ou qualquer outra transferência de ativos, desde que o destinatário se comprometa a processar tais dados pessoais de acordo com esta Política de Privacidade.

Você pode descobrir a identidade dos terceiros aos quais comunicamos seus dados ou que têm acesso a eles, clicando no link a seguir.

Em qualquer caso, comunicaremos dados pessoais somente quando for necessário para atingir os objetivos do processamento correspondente em cada caso, e em estrita observância das disposições desta Política de Privacidade e da legislação aplicável.

Como temos servidores em diferentes partes do mundo, suas informações podem ser armazenadas nesses servidores fora do país onde você mora.

Além disso, conforme estabelecido no parágrafo anterior, no caso de transferências de dados para empresas do mesmo grupo de empresas localizadas em outros países, para empresas fornecedoras ou para terceiros, também podemos transferir os dados para fora do país, desde que isso seja necessário para o fornecimento do serviço e desenvolvimento do Website e do Portal Webdox.

Em qualquer caso, para qualquer transferência internacional de dados pessoais, garantimos seu consentimento prévio e que o destinatário de seus dados pessoais fornece um nível de proteção adequado, conforme definido pela autoridade competente de proteção de dados.

WEBDOX adota os procedimentos e sistemas de informação apropriados e implementa as medidas de segurança técnicas e organizacionais necessárias para garantir um nível de segurança adequado aos riscos que podem estar envolvidos no processamento descrito nesta Política de Privacidade. Para salvaguardar a confidencialidade de suas informações, usaremos procedimentos de segurança rigorosos para tentar impedir qualquer acesso ou processamento não autorizado.

Da mesma forma, asseguramos que nossos prestadores de serviços também tenham padrões de segurança adequados para a proteção dos dados aos quais têm acesso, em conformidade com a legislação aplicável.

WEBDOX pode atualizar esta Política de Privacidade a qualquer momento, cujas alterações entrarão em vigor a partir da publicação no Website e no Portal Webdox.

Entretanto, caso as modificações se refiram a aspectos relevantes relativos ao processamento de dados pessoais, tais como o tipo de processamento ou suas finalidades, e/ou sejam exigidas pelas normas de proteção de dados aplicáveis, WEBDOX notificará o usuário por meios eletrônicos, de acordo com suas informações de contato, e seu consentimento será solicitado novamente.

Os usuários que não concordarem com a Política de Privacidade ou com as mudanças acima mencionadas poderão retirar seu consentimento a qualquer momento.

Esta versão da Política de Privacidade é efetiva a partir de 16 de março de 2022.

Este adendo complementa a Política de Proteção de Dados da Webdox para adequá-la às disposições estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), conhecida como LGPD. Este adendo tem precedência sobre a política geral de privacidade da Webdox nos aspectos em que a regulamentação brasileira o exija, garantindo o cumprimento dos princípios e direitos estabelecidos pela LGPD.

É importante ressaltar que, em tudo o que não contrariar as leis do Brasil, a Política de Proteção de Dados da Webdox permanecerá em vigor e exequível. Este anexo é, portanto, complementar à política geral e servirá para garantir que os processos de tratamento de dados pessoais realizados sob a LGPD sejam realizados de forma adequada e de acordo com as regulamentações locais.

A empresa que coleta e processa dados pessoais no Brasil é  a Webdox do Brasil Ltda com endereço Av Paulista 2439 conj 121, Bairro: Bela Vista, São Paulo cep 04719-002., e estará sujeita às leis do Brasil se for a entidade contratante da Webdox. 

Caso o Cliente não esteja sediado no Brasil e contrate com outra subsidiária do Grupo Webdox (empresas registradas do grupo com sede no Chile, Colômbia, México e Peru), esta última deverá declarar previamente à referida subsidiária Webdox a necessidade de aplicar este Adendo em seu Contrato. Esta declaração permitirá que a filial do Webdox Group ajuste seus processos e garanta a conformidade com os regulamentos específicos exigidos pelo cliente.

A Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei nº 13.709/2018), doravante denominada "LGPD", será aplicada em qualquer dos seguintes cenários para nosso Webdox Cloud Service (CLM):

1. Processamento de Dados no Brasil: Quando o processamento de dados pessoais, como informações de contato e detalhes contratuais, é realizado no Brasil. Por exemplo: e-mail, endereço, CPF, outros.
2. Oferta de Bens ou Serviços: Quando a finalidade do tratamento for oferecer ou prestar nossos serviços de gestão de contratos, independentemente do tratamento ser realizado no Brasil ou no exterior. Será de responsabilidade do Cliente, fora do território do Brasil, exigir a norma LGPD.
3. Dados coletados no Brasil: Quando os dados pessoais de indivíduos que estavam no Brasil no momento da coleta de tais informações são processados.
4. Contratação direta com a Webdox do Brasil Ltda: Quando nossos serviços de gestão de contratos são contratados diretamente com a subsidiária da empresa no Brasil.

A licitude do tratamento de dados pessoais de acordo com a LGPD no contexto da prestação do Webdox Cloud Service é dada por: 

1. Consentimento do Controlador de Dados: O Titular dos Dados deu seu consentimento para o processamento dos dados. Este consentimento deve ser:

   - Informado: O titular dos dados deve receber informações claras e precisas sobre a finalidade e as condições do tratamento.

   - Inequívoco: O consentimento deve ser explícito e não deve causar confusão.

   - Voluntário: O titular dos dados deve dar consentimento livre de coerção ou pressão indevida.

O consentimento do proprietário para o processamento de seus dados deve ser gerenciado pelo Cliente. Sem prejuízo das obrigações legais da Webdox em relação à coleta e tratamento de dados de acordo com a legislação da LGPD.

2. Necessidade por Solicitação de Contrato: O processamento é necessário para a execução de um contrato de gestão de contrato que o titular dos dados celebrou. Esse cenário pode ser entendido como uma forma de consentimento indireto, pois o titular dos dados concorda com o tratamento de seus dados pessoais no contexto da relação contratual.

Como provedor de serviços em nuvem Webdox, estamos comprometidos em seguir os princípios do artigo 6º da LGPD, garantindo que todas as atividades de processamento de dados pessoais observem os seguintes princípios de boa-fé:

1. Finalidade: Realizar o tratamento de dados para fins legítimos, específicos, explícitos e informados ao interessado, sem possibilidade de tratamento posterior incompatível com esses fins.
2. Adequação: Garantir que o tratamento é compatível com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento.
3. Necessidade: Limitar o tratamento ao mínimo necessário para a realização das suas finalidades, abrangendo apenas dados relevantes, proporcionais e não excessivos em relação a essas finalidades.
4. Acesso Livre: Garantir aos titulares dos dados o acesso fácil e gratuito a consultas sobre a forma e duração do tratamento, bem como sobre a integridade dos seus dados pessoais.
5. Qualidade dos Dados: Garantir a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados aos titulares, de acordo com a necessidade e finalidade de seu tratamento.
6. Transparência: Fornecer aos titulares informações claras, precisas e de fácil acesso sobre a realização do tratamento e dos respectivos agentes de tratamento, respeitando os segredos comercial e industrial.
7. Segurança: Implementar medidas técnicas e administrativas adequadas à proteção dos dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.
8. Prevenção: Adotar medidas para prevenir a ocorrência de danos em razão do tratamento de dados pessoais.
9. Não discriminação: Garantir que o tratamento não é realizado para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos.
10. Responsabilidade e prestação de contas: Os agentes devem demonstrar a adoção de medidas eficazes para cumprir os regulamentos de proteção de dados pessoais e a eficácia dessas medidas.

Para cumprir esses princípios, a Webdox possui metodologias de proteção e segurança de dados certificadas pelas normas ISO 27001 e 27701, bem como SOC 2 tipo 1. 

Além disso, possuem uma estrutura dedicada à proteção de dados que inclui um DPO regional, ponto de contato do DPO no Brasil e um oficial de governança de dados. Além da área de segurança Webdox.

A Webdox está comprometida em cumprir as disposições da LGPD em todas as suas operações envolvendo o tratamento de dados pessoais nas hipóteses mencionadas acima em nosso Webdox Cloud Service- CLM. Além disso, garantimos aos titulares dos dados seus direitos no âmbito da LGPD.

Para qualquer dúvida ou exercício de seus direitos sob a LGPD, entre em contato com nossa equipe de privacidade em privacidad@webdoxclm.com.