Política de Privacidade

A WEBDOX CLM é consciente da grande importância que tem a privacidade dos nossos usuários e de todas aquelas pessoas que estão interessadas nos serviços oferecidos. Sendo consistentes com a consideração anterior, temos o compromisso de respeitar a sua privacidade e proteger a confidencialidade das suas informações privadas e dados pessoais. Por essa razão, por meio da presente Política de Privacidade, damos a conhecer aos nossos usuários a forma de coleta, tratamento e proteção dos dados pessoais brindados na WEBDOX CLM.

As informações pessoais privadas não incluem informações que estão disponíveis através de fontes accessíveis ao público. Entende-se por tais os meios de comunicação eletrônica, ótica e de outra tecnologia concebidos para facilitar as informações ao público e abertos a consulta geral, as guias telefônicas, os jornais e revistas, os meios de comunicação social, as listas profissionais, os repertórios de jurisprudência anonimizados, os Registros Públicos administrados pela Superintendência, Ministérios e/ou qualquer organização publica, bem como qualquer outro registro ou banco de dados qualificado como público conforme a lei de cada país.

Segundo o “Regulamento Geral de Proteção de Dados” ou GDPR em inglês (doravante, a “Lei”) dentro de cada país, entende-se por dados pessoais todas as informações sobre uma pessoa natural que a identifica ou torna identificável através de meios que podem ser razoavelmente utilizados. 

Por outro lado, por tratamento de dados pessoais entende-se como qualquer operação ou procedimento técnico, automatizado ou não, que permite a coleta, registro, organização, armazenamento, conservação, elaboração, modificação, extração, consulta, utilização, bloqueio, supressão, comunicação por transferência ou por difusão ou qualquer outra forma de processamento que facilite o acesso, correlação ou interconexão dos dados pessoais. 

A WEBDOX CLM desenvolve a sua Política de Tratamento de Dados Pessoais em atenção aos princípios normativos estabelecidos na Lei mencionados a continuação:

• Princípio da legalidade: é rejeitada a recopilação dos dados pessoais dos nossos usuários por meios fraudulentos, desleais ou ilícitos.
• Princípio do consentimento: no tratamento dos dados pessoais dos nossos usuários mediará consentimento do titular.
• Princípio da finalidade: os dados pessoais dos nossos usuários serão coletados para uma determinada finalidade, explícita e lícita, e não será estendida a outra finalidade que não tenha sido estabelecida de forma inequívoca como tal no momento da sua coleta.
• Princípio da proporcionalidade: todo tratamento de dados pessoais dos nossos usuários será adequado, relevante e não excessivo à finalidade para que estes tenham sido coletados.
• Princípio da qualidade: os dados pessoais serão verídicos, exatos e, no possível, atualizados, necessários, pertinentes e adequados respeito da finalidade para a qual tenham sido coletados.
• Princípio da segurança: serão conservados de tal forma que seja garantida a sua segurança e apenas durante o tempo necessário para o cumprimento da finalidade do tratamento.
  
  A WEBDOX CLM e, se for o caso, os encarregados do tratamento, contam com as medidas de segurança apropriadas e acordes ao tratamento que vai ser efetuado, bem como as medidas técnicas, organizativas e jurídicas necessárias para garantir a confidencialidade dos dados pessoais.

O usuário está informado e autoriza livre e voluntariamente a WEBDOX CLM para coletar, armazenar, conservar, aceder, usar, suprimir ou atualizar os seus Dados Pessoais para as suas atividades. Nesse sentido, os dados pessoais que a WEBDOX CLM tenha acesso como consequência dos serviços que brinda ou mediante o preenchimento de diferentes formulários, vão ser incorporados no correspondente Banco de Dados Pessoais denominado “Clientes”, conformando o conjunto organizado de dados pessoais de usuários, criado pela WEBDOX CLM. 

Os dados pessoais facilitados pelos usuários serão tratados com completa confidencialidade e apenas poderão ser conhecidos e administrados pelo pessoal da WEBDOX CLM ou os encarregados do tratamento que precisarem conhecer ditas informações para brindar os serviços oferecidos. A WEBDOX CLM compromete-se a guardar segredo profissional sobre os mesmos e garante o dever de guardá-los adoptando todas as medidas de segurança necessárias. Não será precisa a autorização quando os dados pessoais sejam necessários para a execução da uma relação contratual da qual o titular dos Dados Pessoais faça parte. 

Se os dados registrados forem inexatos, completa ou parcialmente, ou incompletos, a WEBDOX CLM poderá atualizá-los e/ou substituí-los pelos correspondentes dados retificados ou completados. 

Os dados pessoais solicitados aos usuários mediante diferentes formulários do site são dados de contato, nome e sobrenome, número de identidade, reclamações, solicitudes ou, se for o caso, nome da sua empresa, a indústria da mesma, endereço de correio eletrônico e cargo, entre outros, os mesmos que são adequados, pertinentes e não excessivos em relação com a finalidade para os que tenham sido coletados.

O usuário autoriza expressamente a WEBDOX CLM para o uso dos seus dados para proporcionar os serviços contratados, tais como processar indicações, processar pagos, manter e atualizar arquivos e assinaturas, atualizar as suas contas conosco; bem como disponibilizar conteúdo como correios de conteúdo relativos à disciplina de administração de contratos (CLM), convidar a webinars, atualizar os nossos produtos, alianças relevantes da WEBDOX CLM; e em geral, tratar os seus dados para o melhoramento da experiência do usuário no site, adaptando melhor as suas caraterísticas e rendimento, para aprimorar os nossos serviços, caraterísticas e plataforma, prevenir ou detectar fraude ou abuso, permitir a terceiros a prestação de serviços de todo tipo no nosso nome, adaptar as nossas comunicações, brindar informações sobre os nossos projetos, melhorar os nossos serviços e plataformas, personalizar a sua experiência na sua utilização, entregar informações sobre novas iniciativas, administrar as suas consultas e requerimentos de informações; e, em geral, processar as informações com fins estadísticos, que sejam utilizadas para dar cumprimento às obrigações legais ou contratuais contraídas com você.

Ditas ações poderão ser realizadas por correio eletrônico ou outro meio de comunicação equivalente. Os dados coletados serão armazenados no banco de dados “Clientes” de titularidade da WEBDOX CLM.

Os dados pessoais serão cancelados quando tenham deixado de ser necessários para as finalidades para as que foram coletados. Contudo, serão conservados durante o tempo em que possa ser exigido algum tipo de responsabilidade à WEBDOX CLM derivada desta relação com os usuários. Não será considerado incompatível o tratamento posterior com fins históricos, estadísticos ou científicos. 

Sem prejuízo do parágrafo anterior, o usuário reconhece saber que, se eliminar a sua conta, também eliminaremos essas informações. Entretanto, deve considerar que: (1) pode haver latência na eliminação destas informações dos nossos servidores e armazenamento de cópias de segurança e (2) poderemos reter essas informações se for preciso para o cumprimento das nossas obrigações legais, para a resolução de disputas ou a execução dos nossos acordos.

Quando os usuários aceitarem a caixa de receber informações publicitárias/promocionais, estes autorizam a WEBDOX CLM para tratar os seus dados pessoais proporcionados para o envio de informações sobre promoções, descontos, conhecer as suas preferências de consumo, realizar enquetes, estadísticas, campanhas de marketing, análise de dados de leads, capacidade de contato, avaliação de prospecção e, em geral, qualquer fim promocional. Os seus dados pessoais serão tratados conforme a Política de Privacidade da WEBDOX CLM. 

Os dados coletados por meio do chat serão armazenados no banco de dados “Clientes” da titularidade da WEBDOX CLM.

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade.

Igualmente, o usuário autoriza expressamente a WEBDOX CLM para que, quando fazer uma reclamação através do correio privacidad@webdoxclm.com, os seus dados sejam tratados com a finalidade de atender as necessidades próprias do procedimento de atendimento das reclamações que apresentem os usuários, bem como para, uma vez concluído o procedimento de atendimento da reclamação, atender as necessidades derivadas de qualquer processo ou procedimento judicial, administrativo ou arbitral que no futuro seja derivado ou surja em relação com a reclamação que o usuário tenha apresentado, bem como atender qualquer fiscalização da autoridade competente em matéria de tratamento dos dados pessoais. 

Os dados coletados através do Livro de Reclamações serão armazenados no banco de dados “Reclamações” de titularidade da WEBDOX CLM.

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade.

Quando os usuários completarem o formulário de “Agendamento do Demo” que se encontra no Site, estes autorizam a WEBDOX CLM a tratar os seus dados pessoais com a finalidade de poder agendar uma demonstração dos serviços de centralização de contratos na nossa plataforma colaborativa. 

Os dados coletados através do chat são armazenados no banco de dados “Clientes” de titularidade da WEBDOX CLM. 

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade. 

Quando os usuários completarem o formulário de “Descarregue as guias jurídicas” que se encontra no Site, estes autorizam a WEBDOX CLM a tratar os seus dados pessoais com a finalidade de receber informações para otimizar a administração dos seus contratos na empresa. 

Os dados coletados através do chat são armazenados no banco de dados “Clientes” de titularidade da WEBDOX CLM. 

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade.

Quando os usuários completarem o formulário de “Entre em contato” que se encontra no Site, estes autorizam a WEBDOX CLM a tratar os seus dados pessoais com a finalidade de responder as consultas realizadas através desse formulário, pelo que serão aplicadas as medidas adoptadas na presente Política de Privacidade, conforme será indicado no consentimento solicitado ao usuário.  

Os dados coletados através do chat são armazenados no banco de dados “Clientes” de titularidade da WEBDOX CLM. 

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade. 

Quando os usuários completarem o formulário de “Trabalhe conosco” que se encontra no Site, estes autorizam a WEBDOX CLM a tratar os seus dados para busca de talento, coleta de currículos vitae, contatos de postulantes e outras atividades que permitam a seleção de novos colaboradores para a WEBDOX CLM. Os seus dados pessoais serão tratados conforme a Política de Privacidade da Webdox Legal Informatics & Data SpA publicada.

Os dados coletados através do chat são armazenados no banco de dados “Trabalhadores” de titularidade da WEBDOX CLM. 

Como consequência dos fins descritos, o prazo de armazenamento dos dados será indefinido. Para qualquer efeito, será entendido que esse prazo máximo de armazenamento e tratamento dos dados pessoais é um direito da WEBDOX CLM e não uma obrigação, portanto, a WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de nenhuma forma os direitos dos usuários para revocar o consentimento dos seus dados pessoais em qualquer momento, conforme a Lei o permita e a WEBDOX CLM o detalha na presente Política de Privacidade.

O usuário autoriza a transferência dos seus dados às empresas em nível nacional ou internacional (fluxo transfronteiriço) relacionadas e/ou associadas à WEBDOX CLM para poder administrar adequadamente os serviços solicitados pelos usuários e as gestões que sejam derivadas com posterioridade, em relação com a finalidade indicada nos apartados anteriores, estendendo para isso a estas a autorização expressa para o seu uso. A WEBDOX CLM garante o nível adequado de proteção dos dados pessoais equiparável ao previsto por esta Lei ou pelos padrões internacionais na matéria. 

Em nível nacional, a WEBDOX CLM compartilha informações com a empresa E-Sign, localizada em Santiago do Chile, empresa fornecedora de assinatura eletrônica, pelo que são entregados determinados dados pessoais necessários para esse serviço. 

Em nível internacional, a WEBDOX CLM pode compartilhar informações com outras empresas do seu grupo empresarial como a Webdox Legal SpA, localizada no Chile, a Webdox Legal Informatics SpA, localizada no Chile, e a Webdox do México S.A. de CV, localizada no México. Além disso, a WEBDOX CLM utiliza serviços tecnológicos de terceiros, portanto, será realizado um fluxo transfronteiriço com a E-Sing, empresa fornecedora de assinatura eletrônica, localizada em Santiago do Chile, bem como a empresa Google Cloud Platform, companhia prestadora de serviços de armazenamento na nuvem, localizada na Carolina do Sul, nos Estados Unidos de América, e a Hubspot, empresa prestadora de software de atendimento ao cliente, localizada em Massachusetts, nos Estados Unidos de América.

Estes dados pessoais também podem ser comunicados às entidades administrativas, autoridades judiciais e/ou policiais, sempre e quando esteja estabelecido pela Lei.

Em cumprimento da normativa vigente, a WEBDOX CLM tem adoptado as medidas técnicas e organizativas de segurança e confidencialidade apropriadas para a categoria de dados pessoais, necessárias para manter o nível de segurança requerido, com o intuito de evitar, na medida do possível, a alteração, a perda ou o tratamento ou acesso não autorizado que possa afetar ou afete a integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações. 

Contudo, a transmissão das informações por meio das redes de comunicação e da Internet não é totalmente segura: por isso, e apesar de que a WEBDOX CLM realizará os seus melhores esforços para proteger os dados pessoais, a WEBDOX CLM não poderá garantir a segurança dos mesmos durante o trânsito até o site. Qualquer informação que os usuários da Internet facilitem por este meio, será enviada por sua conta e risco.  

Sem prejuízo do exposto, a WEBDOX CLM dispõe de uma equipe que preservará a segurança das suas informações, bem como realizará provas de vulnerabilidade. A WEBDOX CLM brinda segurança aos seus usuários e a subdivide atualmente de duas formas: 

1. Servidores e infraestrutura: As informações que os nossos Usuários carregam na Webdox CLM é armazenada nos data centers da Google Cloud Platform (GCP). Por isso, a Webdox CLM aproveita as numerosas certificações de segurança que a GCP possui até hoje (Google Cloud Compliance) para demonstrar segurança no armazenamento das informações. Igualmente, temos adaptado a nossa arquitetura de servidores do Google para que esta seja capaz de prevenir ataques informáticos de diferentes tipos.
2. Segurança da nossa plataforma: A nossa plataforma possui uma série de funcionalidades pensadas na proteção das suas informações, associadas à administração de senhas, segurança das sessões, controle de IP no acesso ao sistema, criptografia de dados, eliminação e perdas de informações. Além disso, a Webdox tem se certificado com a ISO 27.001, especificamente na plataforma de administração de contratos CLM e assinatura eletrônica.

Os usuários da WEBDOX CLM, o ou os administradores que existam em uma empresa, poderão controlar as ações que a sua conta tenha realizado, como também poderão bloquear ou eliminar a sua conta, definir a sua visualização de documentos e controlar os seus perfis. Consulte as políticas internas da sua empresa se tiver alguma pergunta respeito desta normativa.

Caso comunicar os dados pessoais de terceiros, todos os usuários declaram e garantem que a WEBDOX CLM conta com o consentimento livre, prévio, informado, expresso e por escrito para fazer dito tratamento e para a aplicação sobre eles da presente política de privacidade. 

A WEBDOX CLM não tem como finalidade a coleta de informações relacionadas com menores de idades sob nenhum motivo, sendo exclusiva e completa responsabilidade dos pais, tutores ou representantes, a autorização que os menores de idade que se encontrem sob o seu cuidado proporcionem. 

A WEBDOX CLM pode divulgar informações perante terceiros quando for preciso para o cumprimento de um mandato legal ou judicial imposto à WEBDOX CLM, incluindo a proteção e defensa dos seus direitos ou de terceiros.

Sem prejuízo do exposto, os Usuários que tenham facilitado dados pessoais para a WEBDOX CLM podem se dirigir a esta com a finalidade de poder exercer os seus direitos de informações, de acesso, de atualização, inclusão, retificação e supressão, de impedimento do fornecimento dos seus dados pessoais, de oposição ao tratamento ou de tratamento objetivo dos dados, nos termos coletados na legislação vigente. Destarte, o Usuário pode: 

• Ter acesso aos dados relativos à sua pessoa, à sua procedência e ao seu destinatário e ao propósito do armazenamento e a individualização das pessoas ou organizações aos quais os seus dados tenham sido transmitidos. 
• Solicitar que sejam modificados os seus dados pessoais quando eles não sejam corretos ou não estejam atualizados. 
• Solicitar a eliminação ou cancelamento dos dados entregues quando for desejado, enquanto tenham deixado de ser necessários ou pertinentes para a finalidade para que tenham sido coletados ou registrados. 

Ditos direitos poderão ser exercidos unicamente pelo titular dos dados pessoais ou o seu apoderado, em conformidade com a lei. Para poder exercer estes direitos, os usuários deverão se dirigir ao seguinte endereço de correio eletrônico privacidad@webdoxclm.com com a referência “Proteção de Dados Pessoais”, especificando os seus dados, acreditando a sua identidade e os motivos da sua solicitude. Quem subscreve a solicitude deverá anexar cópia simples dos documentos que acreditem a identidade do titular (Documento Nacional de Identidade ou documento equivalente) ou, se for o caso, do apoderado, bem como cópia simples do poder outorgado por via notarial quando corresponder. 

Igualmente, a WEBDOX CLM informa os seus usuários sobre a existência da via administrativa para fazer valer os seus direitos a serem exercitados perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou jurisdicionais perante o Poder Judicial aos efeitos da correspondente ação de habeas data.

Como trata-se de uma ferramenta de tipo virtual, a WEBDOX CLM coletará e tratará os dados pessoais partindo da presunção de boa fé de que quem os facilita é maior de idade perante a lei, é hábil em língua portuguesa, encontra-se em pleno uso das suas faculdades mentais, ostenta plena capacidade civil e é titular dos dados pessoais ou age em qualidade de representante do titular dos dados que facilita, no caso que forem de titularidade de terceiros. 

Para realizar qualquer tipo de consulta respeito desta Política, você pode se dirigir ao seguinte endereço de correio eletrônico: privacidad@webdoxclm.com.

A WEBDOX CLM compromete-se a guardar estrita confidencialidade sobre as informações salvadas sobre uma pessoa jurídica ou empresa, através dos seguintes meios: Acordo de confidencialidade assinado pela Webdox CLM com cada cliente, Acordo de confidencialidade assinado pelos empregados da Webdox CLM e Segurança perimetral. 

Adoptamos todos os meios técnicos dentro do nosso alcance para evitar a perda, roubo, furto, alteração, acesso não autorizado e/ou uma apropriação indevida dos seus dados. Apesar de que realizamos os nossos melhores esforços para garantir a segurança das informações, as medidas técnicas de segurança que possam ser tomadas não são infalíveis e não podemos nos responsabilizar no caso de que estas medidas de segurança falharem. 

A WEBDOX CLM não é responsável por nenhuma consequência derivada do ingresso indevido de terceiros na base de dados e/ou por alguma falha técnica no funcionamento e/ou conservação dos dados no sistema do site de Internet ou os seus outros canais eletrônicos. No que diz respeito de qualquer outra informação que não tenha caráter de dado pessoal, será considerada como não confidencial e poderemos utilizar, publicar, reproduzir, divulgar, comunicar publicamente e transmitir a informação não confidencial ou utilizá-la para nos comunicar diretamente com os usuários.

A Política de Proteção de Dados Pessoais da WEBDOX CLM é atualizada constantemente, pelo que a WEBDOX CLM se reserva o direito de modificar a sua Política caso houver uma mudança na legislação vigente, doutrinal, jurisprudencial ou por critérios próprios empresariais. Se for aplicada alguma mudança nesta Política, o novo texto será publicado neste mesmo site. 

Recomenda-se a todos os usuários que acedam periodicamente a esta Política de Privacidade que encontrarão no site https://www.webdoxclm.com/privacidad. 

Esta Política para o Tratamento de Dados Pessoais é publicada no dia 10 de Junho de 2021.