A empresa

Segundo Anastassia Fagetti, gerente jurídica da L'Oréal Chile, o principal desafio da área jurídica da empresa antes da implementação do software CLM era a rastreabilidade dos contratos. Ao lidar principalmente com eles por meio de e-mails, o acesso aos documentos não era centralizado e os processos de revisão e aprovação costumavam ser lentos. Além disso, era mais difícil ter um controle estruturado das versões, o que retardava a fase de assinatura (que, além disso, era totalmente manual) e a execução dos contratos.

Para resolver isso, a área jurídica da L'Oréal Chile identificou a necessidade de digitalizar seus processos contratuais a fim de agilizar e otimizar o fluxo de aprovação e assinatura de seus acordos. Além disso, eles buscavam ter a rastreabilidade de todos os documentos de forma organizada, com um repositório digital, controle de versões e a possibilidade de acesso a monitoramento e relatórios para trabalhar de forma mais estratégica.

Ao terem suas necessidades identificadas, o setor jurídico da empresa encontrou no software Webdox CLM as soluções para otimizar não apenas seus processos contratuais, mas também diferentes fluxos de validação em outros departamentos da empresa.

A plataforma Webdox CLM foi implementada na L'Oréal Chile em 2016. A principal razão pela qual escolheram nosso software foi porque apresentava os melhores avanços tecnológicos naquele momento e até hoje atende às necessidades da empresa, não apenas na gestão de contratos, mas também no uso de fluxos de aprovação para outras campanhas, como concursos e publicidade, por exemplo.

Entre os benefícios do Webdox CLM identificados pelo setor jurídico da L'Oréal Chile está o fato de que a plataforma é "tailor made", ou seja, adaptável aos processos internos da empresa. O software permite, por exemplo, configurar e modificar usuários ou fluxos de trabalho rapidamente, sem a necessidade de solicitar suporte técnico. Essa independência para fazer configurações foi um dos principais aspectos na contratação da plataforma.

A usabilidade também é um ponto destacado por Anastassia, pois buscavam um software limpo, organizado e de fácil compreensão para novos usuários que entram nos fluxos de trabalho da plataforma. Com o painel de controle, todos os usuários podem avançar sem a necessidade de treinamento específico pela empresa, o que agiliza a implementação do Webdox CLM em diferentes departamentos além da área jurídica. Anastassia também destaca o processo de integração realizado pela equipe do Webdox CLM, que até hoje oferece todo o suporte na melhoria contínua dos processos da L'Oréal Chile com o uso da plataforma.

Entre as funcionalidades do software mais utilizadas pela empresa estão os fluxos de trabalho, que são usados até mesmo para processos que não necessariamente emitem um documento final, mas requerem fluxos de aprovação. Eles também utilizam o repositório digital, relatórios automatizados, assinatura eletrônica, histórico de versões, entre outros recursos. Com isso, todas as áreas da empresa se beneficiam do Webdox CLM, já que a maioria das operações internas da L'Oréal Chile são reguladas por contratos ou acordos.

Estes são alguns dos resultados alcançados pela L'Oréal Chile com o uso do software Webdox CLM:

• Fluxos de aprovação e validação de diferentes processos, economizando tempo e recursos.
• Rastreabilidade de todos os processos em uma plataforma centralizada.
• Automação de processos contratuais, desde a solicitação até a assinatura e execução.
• Repositório de contratos centralizado na nuvem.
• Assinatura eletrônica de contratos e documentos.