“Dentro da Clara todas as áreas são beneficiadas com a Webdox CLM, mas principalmente as áreas de People (RH), Financeira, Operações e Growth são as que tiveram maior impacto com o uso da ferramenta. O software tem melhorado os nossos tempos de serviço em geral dentro da empresa”.
Legal & Regulatory na Clara México
A empresa
Clara é uma startup mexicana que oferece serviços de controle de gastos e pagamentos corporativos de maneira eficiente e confiável. Entre os seus produtos, estão incluídos cartões de crédito empresarial, solução de pagamentos e plataforma de controle de gastos, com usabilidade simples e fácil, sem complicações operacionais nem jurídicas. O objetivo da Clara é transformar-se na solução de pagamentos preferida para empresas de todos os tamanhos e setores na América Latina.
Dentro dos diferenciais da Clara estão a transparência e a segurança que entregam para os clientes empresariais, oferecendo um produto focado nas suas necessidades reais. Clara foi criada em 2020 no México, e hoje é uma das soluções mais sólidas, seguras e viáveis no tempo para a gestão de gastos corporativos em diferentes países da América Latina.
Desafio Empresarial
Clara México é uma empresa que surgiu no ano de 2020, em plena pandemia. A sua operação está baseada principalmente no uso de tecnologia e no acesso à informação. Isso permitiu um crescimento acelerado, que precisava ser acompanhado pela área jurídica da empresa entregando, de maneira ágil e eficiente, todo o suporte jurídico necessário para este crescimento.
A equipe da Clara identificou que o uso de métodos manuais ou ferramentas tradicionais para gerenciar os contratos já não eram suficientes para o nível de serviço que a empresa queria oferecer. Então, decidiram procurar uma solução capaz de resolver várias das suas necessidades, como por exemplo, o armazenamento da informação jurídica da empresa, o envio automatizado de documentos para assinatura (através de assinatura eletrônica), a criação de processos específicos para a geração de contratos com um modelo de colaboração entre áreas, entre outros recursos. Depois de uma análise de mercado, definiram que a Webdox CLM era a plataforma ideal para responder todas essas demandas, oferecendo um software fácil de usar, ágil, transparente e seguro.
Impacto no negócio
A Clara México decidiu implementar o software CLM da Webdox por três aspectos principais:
- A possibilidade de organizar e armazenar a documentação na nuvem de acordo com os critérios internos da empresa.
- A capacidade de automatização de processos através de Workflows, permitindo um maior controle, economia de tempo e aumento da produtividade, já que foi possível liberar a equipe de tarefas operativas para dar lugar a ações estratégicas.
- A facilidade para administrar diferentes tipos de assinatura eletrônica em uma única plataforma, permitindo aplicar assinaturas eletrônicas simples ou avançadas, de acordo com a necessidade.
Com o uso do software Webdox CLM, a equipe da Clara percebeu um impacto positivo em todas as áreas da companhia, não apenas na área jurídica. Os recursos oferecidos pela plataforma de gestão digital de contratos permitem ao departamento de People (RH) assinar contratos de trabalho mais rápido e gerar menos atritos no momento da contratação.
Na área de compras, foi possível diminuir o tempo de elaboração e assinatura de acordos NDAs (Non-disclosure agreement), o que facilita a negociação com fornecedores ou terceiros.
Para a área jurídica, houve uma otimização importante no armazenamento e registro dos contratos e acordos relevantes para a empresa, que agora estão centralizados e totalmente disponíveis, com acesso fácil e seguro, e com a possibilidade de criar alertas automatizados para controlar os vencimentos e renovações contratuais.
Atualmente, os recursos da Webdox CLM que a Clara México mais utiliza são os workflows automatizados, o envio massivo de documentos para assinatura e o armazenamento de documentos. Além disso, as funcionalidades que a Webdox CLM oferece para a gestão do ciclo de vida dos contratos tem facilitado a sua administração, interconectando os processos entre as áreas internas que estão envolvidas, diariamente, na solicitação, redação, negociação, aprovação, assinatura, acessibilidade, monitoramento e análise da rescisão ou renovação de cada contrato gerado.
Outro aspecto que a equipe da Clara México destacou sobre o software Webdox CLM é o suporte entregue durante o onboarding e pelo serviço ao cliente. O processo de implementação do software foi ágil, ajudando a empresa a automatizar várias operações que antes eram feitas manualmente. Além disso, o serviço ao cliente sempre está disponível para resolver qualquer inquietude que possa surgir por parte da empresa.
Os resultados
Estes são alguns dos resultados que a Clara México conquistou com o uso da solução CLM da Webdox:
- Envio automatizado dos documentos para assinatura.
- Repositório centralizado, organizado e com maior visibilidade dos contratos na nuvem.
- Geração de alertas automatizados para vencimentos e renovações.
- Redução do tempo de resposta em toda a companhia.
"Webdox CLM tem melhorado o nosso rendimento interno e os tempos que dedicávamos para tarefas operativas, pois não precisamos mais procurar os contratos em diferentes fontes (físicas e digitais), já que eles estão totalmente disponíveis e com acesso fácil, além da segurança pelo fato de ter um backup na nuvem”.
Testemunho
O processo de implementação do software foi bastante ágil, ajudando a automatizar várias operações que antes eram feitas manualmente. Além disso, o serviço ao cliente está sempre disponível para resolver qualquer inquietude que possa surgir por parte da empresa.
