O impacto financeiro de uma eficiente gestão de contratos

Iniciaremos nossa análise dos custos associados à gestão ineficiente de contratos, citando alguns dos mais comuns e como eles impactam negativamente a gestão ótima dos recursos da empresa.

Quando a gestão de contratos é ineficiente, é impossível para as organizações ter uma visão holística de sua cadeia de fornecimento. Como resultado, eles são incapazes de identificar lacunas no processo, muito menos de corrigi-las antes que sejam interrompidas.

Isto pode resultar em milhões de dólares em perdas para a organização, especialmente porque a interrupção da cadeia de fornecimento geralmente tem um impacto significativo nas vendas e na reputação da organização. Na verdade, um estudo da Spend Matters indica que os custos financeiros de uma interrupção significativa podem chegar a centenas de milhões de dólares em vendas.

Um exemplo claro disso são as fábricas de câmeras e de componentes automotivos afetadas pelas inundações na Tailândia em 2011. O desastre custou à Nissan US$67,6 milhões e à Honda US$88,3 milhões em perda de estoque e custos de recuperação. Canon e Nikon perderam US$ 604 milhões e US$ 786 milhões em vendas de câmeras, respectivamente.

Os custos financeiros mencionados acima podem ser mitigados através do gerenciamento de risco que considera proativamente diferentes cenários possíveis, que podem não necessariamente ser tão extremos como os mencionados acima, mas sim associados ao risco operacional, que todas as empresas enfrentam, independentemente de seu tamanho. Este gerenciamento de risco operacional é impossível sem uma gestão adequada do contrato, que apóia o próprio negócio em qualquer eventualidade, gerenciando as cláusulas de risco dos contratos ou administrando adequadamente os contratos relacionados ou acessórios, tais como contratos de seguro.

A gestão ineficiente de contratos está intimamente ligada ao não cumprimento dos termos, condições e compromissos acordados em tais documentos. Naturalmente, isto implica em milhões de penalidades financeiras, dependendo do valor e da complexidade contratual da transação.

Por outro lado, existem os custos ocultos que são difíceis de quantificar, tais como relacionamentos cortados com clientes ou fornecedores, enfrentando processos judiciais e oportunidades de negócios perdidos. Claro, a longo prazo eles podem representar um capital significativo, especialmente em termos de perda de receita.

A este respeito, o estudo Spend Matters aponta que há atualmente uma série de regulamentos cujo descumprimento pode resultar em penalidades multimilionárias. Para ilustrar isto, há alguns casos significativos que merecem ser mencionados:

• Em 2017, a North Energy pagou quase US$ 5 milhões por violação da Lei do Ar Limpo.
• Também em 2017 Washakie Renewable Energy pagou US$ 3 milhões por violação da Lei de Política Energética.
• Em 2015, a ExxonMobil pagou US$ 3,19 milhões por violação da Lei de Água Limpa.
• Em 2013, o Walmart pagou $81,6 milhões em multas por má gestão de resíduos perigosos.
• Em 2007, a RC2 Corp. perdeu US$ 30 milhões como resultado da pintura com chumbo em sua linha de trem de brinquedo.
• Em 2001, a Sony perdeu US$ 150 milhões em vendas e reformulação de produtos após as autoridades holandesas terem parado um carregamento de 1,3 milhões de PlayStations com níveis ilegalmente altos de cádmio.

Os três últimos exemplos desta lista representam claramente o não cumprimento das normas porque não conheciam um elemento fundamental de suas cadeias de fornecimento: os componentes dos produtos ou materiais que adquiriram de seus fornecedores. Entretanto, também é possível que eles não conhecessem a estrutura legal da relação contratual ou que algum(s) ator(es) do ciclo de vida do contrato não revisasse(m) adequadamente o contrato porque não tinham meios suficientes de controle para fazê-lo.

O dano à marca e à reputação é um dos primeiros riscos para as empresas, juntamente com a corrupção e as práticas comerciais fraudulentas. No entanto, não é complicado por quebrar a cadeia de fornecimento, violar os termos de um contrato de cliente ou violar as regras que regem a atividade comercial.

De acordo com o estudo Spend Matters, para uma organização com uma reputação estelar e uma quota de mercado superior, os danos à reputação podem resultar em uma perda de valor que anula uma multa de 100 milhões de dólares.

Em resumo, os custos financeiros da gestão ineficaz de contratos (incluindo a perda de receita e a não renovação de contratos) são tão grandes que poderiam levar à falência a empresa média.

Os custos que analisamos acima têm um fator em comum: a falta de visibilidade dos contratos. A visibilidade do contrato está relacionada à simples e oportuna aos termos, condições, compromissos, obrigações e direitos de cada uma das partes signatárias. Organizações que não podem garantir a visibilidade de seus contratos simplesmente não podem monitorar de forma confiável pontos importantes, tais como datas de entrega, taxas, pagamentos, vencimentos, renovações, etc. Esta situação pode levar ao não cumprimento dos termos do contrato.

Esta situação pode levar ao não cumprimento dos termos e condições claramente estipulados no contrato, resultando em penalidades financeiras ou, pior ainda, custos ocultos de maior impacto para a organização, tais como relacionamentos fraturados com clientes ou fornecedores, enfrentando processos judiciais, danos à imagem da marca e perda de oportunidades em geral.

O grande número de atores e fatores presentes na execução de um contrato gera eventos, situações e condições incertas que dificultam o cumprimento do contrato. Neste sentido, a gestão de risco torna possível mitigar tais incertezas e gerenciar eficientemente as contingências.

Entretanto, a falta de visibilidade dos contratos torna difícil gerenciar e monitorar adequadamente tais riscos, especialmente porque quando surgem contingências, é necessário o acesso imediato aos termos e condições dos documentos. Isto resulta em arbitragem e procedimentos legais entre os comitentes e empreiteiros, cessação temporária das atividades e outras situações que representam custos de alto impacto para as finanças da organização.

O gerenciamento eficiente da cadeia de fornecimento é essencial para a aquisição de bens e serviços-chave para a empresa. Sem total visibilidade dos contratos com fornecedores, a gestão de estoques é inadequada, os pagamentos podem ser feitos incorretamente e a organização pode sofrer problemas e interrupções em seus processos de produção, incorrendo no custo financeiro de tal erro.

A baixa visibilidade do contrato torna difícil identificar termos contratuais inconsistentes, tais como preços diferentes para os mesmos produtos e serviços, mesmo com o mesmo fornecedor. Isto, naturalmente, resulta em "pagamentos excessivos" que, a longo prazo, podem representar quantidades significativas de capital.

Compras fora do contrato podem inflacionar custos, criar inconsistências, violar termos relacionados à exclusividade e resultar na perda de bônus ou descontos.

De acordo com as estatísticas, 7,5% dos contratos da empresa são perdidos ou erroneamente arquivados. Como resultado, os funcionários passam vários minutos por dia procurando por eles nos servidores de sua empresa. Somado a isto está o risco de que, uma vez encontrado o arquivo, ele seja a versão errada do arquivo.

Muitas organizações, conscientes desta questão, começaram a dar mais atenção à visibilidade de seus contratos. De acordo com a Pesquisa do Estado de Conformidade de 2016 da PwC, 98% dos executivos pesquisados dizem que a liderança sênior está comprometida com a conformidade e a ética, enquanto 89% disseram que o monitoramento desses elementos é primordial.

O EBITDA é um indicador chave ao avaliar o desempenho operacional das empresas. Por este motivo, é essencial controlar qualquer aspecto que possa afetar negativamente os resultados deste indicador. A seguir veremos como a gestão ineficiente de contratos afeta diretamente os resultados operacionais das empresas através de um conceito conhecido como "vazamento de valor".

O conceito de "fuga de valor", ou perda de valor em contratos, refere-se à fraca otimização desses documentos em termos dos compromissos assumidos. Em outras palavras, refere-se ao fato de que um contrato poderia gerar mais receitas do que ele, mas por várias razões isso não acontece, perdendo assim valor.

Isto tem um impacto negativo sobre as receitas de uma empresa principalmente devido a erro humano, lacunas nos sistemas de gestão de contratos e falhas na comunicação interna.
Segundo Ernst and Young, apesar dos controles rigorosos que as empresas podem aplicar no nível financeiro (e até mesmo com sistemas ERP e auditorias) as empresas frequentemente perdem entre 1 e 5% do EBITDA. Isto se deve a erros de receita, má comunicação entre diferentes áreas e má gestão de contratos.

Uma das principais causas desta perda de valor é causada por problemas na execução de contratos, tanto em contratos com clientes como com fornecedores (cumprimento de contratos), gerando erros nos processos e operações da empresa e impedindo que as organizações aproveitem plenamente as possibilidades derivadas de seus acordos comerciais.

Segundo Ernst and Young, o maior risco de perda de valor nos contratos é devido a estruturas de cobrança complexas ou difíceis de entender, gestão subjetiva de serviços ou produtos e falta de controle sobre o cumprimento dos compromissos acordados.

Quando se trata de identificar essas perdas de valor, erros humanos, falhas de comunicação e a incapacidade dos sistemas ERP de detectar essas situações podem ser consideradas como algumas das principais causas. Na prática, isto pode ser visto em situações como:

• Duplo pagamento de faturas que, apesar de terem mecanismos de controle, passam desapercebidas. Devido à falta de controle ou comunicação entre sistemas de gestão empresarial, os bens ou serviços não podem ser faturados, ou podem ser parcialmente faturados.
• Falta de comunicação entre finanças e compras.
• Falta de validação entre os preços contratuais e as ordens de compra.

Os contratos estabelecem direitos e deveres para ambas as partes, que podem passar despercebidos se não forem devidamente administrados ou se não houver um fluxo de trabalho claro.

As empresas com vazamento de valor podem implementar programas para lidar com essas situações. Estes permitem não apenas detectar, reparar e recuperar estas perdas. Um bom trabalho especializado pode ajudar a evitar perdas futuras. 

Um exemplo são os processos de controle especializados paralelos às auditorias existentes. Tais ações podem recuperar os custos perdidos e gerar economias substanciais que podem melhorar o valor do negócio. De acordo com a Ernst and Young, uma melhoria de 1% no EBITDA requer um aumento de 10% na receita, pelo que aspectos como cumprimento de contratos e comunicação clara entre as partes podem ter um impacto no resultado final.

Os contratos diminuem o vazamento de valor quando:

• Os contratos são claros e transparentes.
• O desempenho pode ser avaliado objetivamente.
• Há um alto nível de monitoramento de conformidade.
  
  

É importante alinhar a empresa de acordo com parâmetros comuns em seus regulamentos e níveis de serviço. Isto permite:

• Esclarecer os procedimentos.
• Otimizar os processos.
• Melhorar o monitoramento de custos e receitas.
• Transparência na gestão empresarial.
  
  

Para este fim, é fundamental melhorar o controle da execução do contrato. As empresas devem estudar e rever a estrutura dos contratos comerciais, para que sigam as melhores práticas de mercado em aspectos como, por exemplo:

• Seus acordos de nível de serviço.
• Indicadores de gestão.
• Mecanismos de coleta.
• Mecanismos de geração de valor.

A má administração de contratos pode resultar em perda de valor em transações comerciais que vão de 17-40% (Fonte: KPMG). Portanto, é essencial que as empresas considerem este item ao avaliar seu EBITDA, algo que poderia ser aumentado com conselhos e práticas como as que acabamos de revisar.

Não há dúvida de que a tecnologia desempenha um papel fundamental no apoio à implementação de iniciativas que buscam tornar a gestão de contratos mais eficiente. Entretanto, antes de implementar qualquer solução tecnológica, é necessário avaliar se é necessário desenvolver uma ferramenta personalizada ou utilizar plataformas de gestão de contratos baseadas em nuvem, especializadas na gestão desses documentos.

Abaixo estão alguns pontos a serem considerados ao escolher entre uma opção ou outra.

Muitas vezes se pensa que a melhor maneira de resolver as necessidades específicas de diferentes áreas da empresa é desenvolver uma solução interna feita sob medida. Entretanto, um dos maiores desafios deste tipo de iniciativa é determinar claramente os problemas a serem resolvidos e então implementar uma solução que satisfaça as necessidades de todas as áreas, algo que nem sempre é bem alcançado, uma vez que - dados os recursos limitados - decide-se desenvolver soluções intermediárias e os usuários acabam se adaptando a um produto que não satisfaz completamente suas necessidades.

Por outro lado, o software que opera sob o modelo SaaS - um acrônimo para Software as a Service - incorpora as melhores práticas do setor com base na experiência acumulada ao longo dos anos com diferentes clientes. Como resultado, eles são capazes de satisfazer uma grande parte das necessidades de gestão de contratos em todas as áreas da empresa.

Geralmente, ao desenvolver software personalizado, uma quantidade limitada de funcionalidade é considerada para realizar o projeto, com a conseqüência de que cada modificação subseqüente é adiada até que haja funcionalidade suficiente para realizar um novo projeto, com o resultado de que os usuários esperam indefinidamente por funções que são críticas para o desempenho de seu trabalho.

No caso das plataformas SaaS, a mesma concorrência os leva a manter seus sistemas atualizados sem que o usuário incorra em custos adicionais ou exija a avaliação de um novo projeto. Em outras palavras, o produto tem a garantia de evoluir ao longo do tempo de acordo com as necessidades de seus usuários.

Por outro lado, as soluções SaaS - de modo geral - aplicam técnicas de desenvolvimento ágeis que lhes permitem fazer ajustes rapidamente. Prova disso é Webdox, que fornece tecnologia de ponta, atualizando constantemente a plataforma e tem uma equipe de suporte pronta para resolver qualquer contingência.

Se um desenvolvimento interno for bem planejado, espera-se que ele possa ser integrado com os sistemas existentes da empresa. Entretanto, estas integrações também se limitam aos sistemas definidos no momento da avaliação do projeto, de modo que, se com o tempo a empresa adquirir novos softwares, será necessária a intervenção da equipe de desenvolvimento para integrar os novos sistemas, o que pode ser incompatível com a solução desenvolvida.

No que diz respeito às plataformas SaaS, elas são projetadas para integrar-se com software de terceiros. A maioria deles vem com APIs abertas que funcionam como conectores entre uma aplicação e outra, permitindo a troca de informações de forma ágil e segura.

Um desenvolvimento web personalizado pode levar meses ou até anos, dependendo da complexidade da aplicação e do tamanho da empresa.

No caso de um sistema SaaS, a implementação é muito ágil e o usuário só precisa pagar a assinatura para começar a utilizá-lo, estando disponíveis as configurações necessárias para operar rapidamente a ferramenta. Uma vez concluída a fase de implementação e treinamento, o usuário é capaz de gerenciar todas as características do programa, um processo que é realizado muito rapidamente, pois as plataformas são projetadas para serem intuitivas e de rápida utilização, permitindo um retorno oportuno do investimento no sistema utilizado.

Também deve ser levado em conta que o software personalizado é mantido pela empresa, enquanto as soluções SaaS são mantidas pelo prestador de serviços. Além disso, a instalação deste último é simples e não requer recursos de TI internos, que podem ser necessários para software personalizado.

Por outro lado, um dos aspectos mais valorizados da modalidade SaaS é o suporte on-line, que está sempre disponível para lidar com quaisquer preocupações ou dificuldades que possam surgir. Esta é uma das características mais distintivas do software como serviço, uma vez que mais do que uma solução de software, é um serviço permanente, que incorpora suporte e melhoria contínua para as empresas.

O livro eletrônico "Why Legal Tech Does Not Work", da consultoria australiana especializada em serviços jurídicos, Plexus, aborda as razões pelas quais a implementação da tecnologia jurídica (incluindo ferramentas de gestão de contratos) muitas vezes falha, especificamente da perspectiva da gestão jurídica, que é um dos atores relevantes na gestão de contratos. Neste artigo, é apontado que o segundo erro mais comum é precisamente o esforço para desenvolver este tipo de tecnologia internamente, perdendo cerca de 9 meses na tentativa, quando serviços especializados poderiam ter sido utilizados com um tempo de implementação mais curto e a uma fração do custo.

Uma solução sob medida deve ser considerada apenas no caso em que o problema a ser resolvido seja um elemento diferenciador para a empresa, uma vez que para outras necessidades de suporte aos negócios - como a gestão de contratos - existem soluções altamente especializadas capazes de oferecer um serviço de alto nível a um custo mais baixo, como o Webdox. Em outras palavras, é sempre aconselhável cumprir com a máxima concentração de recursos na proposta de valor da empresa e contar com a ajuda de especialistas para funções de apoio aos negócios.

Como vimos na seção anterior, uma das vantagens de uma plataforma SaaS para gestão de contratos é a capacidade de integração com outros sistemas. Analisaremos agora alguns dos benefícios derivados da integração com os principais sistemas empresariais. Para isso, consideraremos dois dos sistemas empresariais mais amplamente utilizados: CRM e ERP.

No caso de CRMs - plataformas projetadas para permitir que as empresas melhorem o contato com clientes e prospects - os benefícios vão desde o rastreamento de clientes até o fechamento de negócios.

Benefícios da integração entre um CLM e um CRM

• Negociações mais personalizadas com os clientes.
• Melhoria no relacionamento com os clientes.
• Redução de custos.
• Melhor comunicação.
• Aumento da eficiência.

Por outro lado, os ERPs dão às empresas a capacidade de ter uma visão macro de áreas como estoque de produtos, remuneração, pagamento de fornecedores e monitoramento de frotas. Entretanto, a integração de sistemas de informação como estes com um sistema CLM (Contract Lifecycle Management) poderia gerar benefícios significativos.

• Redução nos tempos de revisão e aprovação de contratos.
• Revisão automatizada dos termos contratuais.
• Controle financeiro-contratual automatizado.
• Melhorar as relações com fornecedores.
• Otimização dos ciclos de compra.
• Padronização de processos.

En la actualidad, apoyarse en la tecnología no es una opción: es una obligación. En ese sentido, la integración de sistemas de información puede generar importantes beneficios económicos para las empresas.

Benefícios das integrações entre softwares

1. Menor risco de enfrentar custos ocultos: tanto no relacionamento com clientes (CRM) como na gestão de processos em diferentes áreas de uma empresa (ERP), os contratos que são gerados implicam direitos e deveres que, se não forem cumpridos, podem levar a custos que não foram inicialmente considerados.

A integração com as plataformas acima mencionadas permite às empresas reduzir o risco de incorrer em custos ocultos, otimizando seus recursos e aumentando as margens de lucro. Isto, graças à maior visibilidade dos termos estipulados, sendo capaz de gerenciar contratos de tal forma que não gerem números contra.

2. Maior controle dos recursos: um sistema CLM integrado com um CRM ou ERP permite que as empresas tenham maior controle dos recursos disponíveis para as diversas áreas de uma empresa. O trabalho conjunto destas plataformas permite uma melhor gestão das mesmas, reduzindo despesas desnecessárias e permitindo que as empresas aproveitem ao máximo cada peso que possuem.

3. Contratação estratégica: além do acima mencionado, a integração com plataformas como um CRM ou um ERP permite que as diferentes áreas de contratação estratégica tenham total transparência, por exemplo, ao negociar um contrato com diferentes fornecedores, podendo optar por aquele que oferece o melhor negócio em cima da mesa.

A integração de sistemas de informação permite às empresas não apenas melhorar seus processos diários, mas também otimizar seus recursos e reduzir custos em vários aspectos.

Não há dúvida de que a implementação de software de gerenciamento de contratos traz enormes benefícios para uma empresa, especialmente em termos de economia de tempo e mão-de-obra, redução de erros e eliminação de custos ocultos.

Entretanto, para saber com certeza como é viável investir em tal sistema e determinar a contribuição que ele pode fazer para a realização dos objetivos estratégicos e financeiros da organização, é essencial saber como determinar seu Retorno sobre o Investimento (ROI). Felizmente, isto é menos complexo do que pode parecer.

Geralmente, o retorno do investimento é calculado através da aplicação de uma fórmula simples:

ROI = (Retorno total sobre um investimento) - (Custo do investimento) / (Custo do investimento)

Entretanto, no caso de um software de gerenciamento de contratos - como para qualquer ativo de TI - é complexo determinar os lucros que este sistema trará para o negócio. Portanto, para uma estimativa confiável e transparente do ROI, é necessário ter em mente a economia (em números concretos) que a implementação de tal software traz para uma organização, naturalmente, ao longo de todo o ciclo de vida dos contratos.

Antes de analisar em detalhes os números concretos de economia ao longo do ciclo de vida dos contratos, é importante levar em consideração que existem diferentes processos contratuais, os mais comuns são aqueles processos em que a empresa atua como vendedora (contratos com clientes) e aqueles em que a empresa atua como compradora (contratos com fornecedores).

A intensidade com que cada empresa está envolvida em cada um desses processos determinará o tipo de economia, por exemplo, valores associados à receita da empresa como "4% de receita extra encurtando as negociações contratuais" ou "5% de aumento na receita associada à renovação de contratos" aplicam-se quando a organização atua como um vendedor.

Se a empresa assumir o papel de comprador, estes números não se aplicam, mas outros como "3% de economia em pedidos de compra consolidando informações" ou outras economias associadas à cadeia de fornecimento se aplicam.

Em termos gerais, uma ferramenta de gestão de contratos tem um impacto sobre as diferentes etapas - dentro do ciclo de vida do contrato - que são decisivas quando se trata de estimar o ROI:

1. Solicitações de contratos

Economia média de US$ 4 por nova aplicação, pois todas as informações são centralizadas e padronizadas (Fonte: Aberdeen Group).

2. Elaboração de contratos, colaboração e negociação

19% de redução no tempo gasto na criação, negociação e validação de contratos (Fonte: Grupo Aberdeen), além de gerar um aumento de 4% na receita anual ao encurtar as negociações de contratos (Fonte: IACCM).

3. Assinatura eletrônica em contratos

99% de redução de tempo no processo de assinatura eletrônica em relação ao tradicional (Fonte: Signaturit).

4. Administração de pós-assinatura

Economia de 5% da receita das empresas no monitoramento e administração de contratos pós assinatura (Fonte: Goldman e Sachs), mais 3% de economia em pedidos de compra pela consolidação de informações contratuais (Fonte: Aberdeen Group).

Controle de datas-chave e marcos. Economia média de US$ 2,1 milhões por ano, evitando penalidades e multas por não cumprimento contratual e fazendo cumprir as obrigações assumidas por terceiros. (Fonte: Association of Corporate Counsel).

Renovação ou rescisão de contratos. Aumento médio de 5% na receita associada com a renovação de documentos contratuais (Fonte: Associação de Advogados Empresariais).

O ROI do software de gerenciamento de contratos pode variar de 80% a 1.000% (ou até mais). Naturalmente, o resultado exato dependerá do número de contratos que são gerenciados através do sistema e do tempo médio para assiná-los, mas também de variáveis tais como:

• Nível de adoção do sistema pelos diferentes gerentes e cargos na organização.
• Atualização do sistema com todos os contratos da empresa.
• Nível de incorporação dos processos contratuais da empresa, juntamente com a participação dos atores responsáveis.
• Determinação de patrocinadores que garantem o uso obrigatório do sistema na gestão de contratos.
• Utilização das diferentes funcionalidades do sistema para garantir a correta administração e monitoramento dos contratos ao longo de seu ciclo de vida, tais como os alertas e relatórios gerados pelo CLM.
• Integração com outros sistemas da organização, tais como ERP ou CRM.
• Indústria à qual o uso do sistema está associado.

Em qualquer caso, plataformas como o Webdox simplificam completamente a gestão de contratos, otimizando a velocidade de execução do contrato e minimizando os erros associados à administração manual deste tipo de documento. Portanto, sua implementação garante um alto percentual de ROI, especialmente porque, sendo um software hospedado na nuvem, ele oferece a seus clientes preços realmente acessíveis.

Além disso, se você precisar de um valor exato quanto ao ROI que este tipo de ferramenta pode gerar para sua empresa, basta entrar em contato com um de nossos consultores e você poderá obter estes dados.

Como você terá visto neste guia, o risco não está em modernizar o processo de gerenciamento de documentos legais da empresa. O risco está em deixar as coisas como elas são.

Dar o próximo passo e buscar uma melhoria através de uma solução tecnológica inteligente é um grande desafio que precisa ser pesado e avaliado em nível gerencial.

Uma vez passada esta etapa, a questão é de escolha. A orientação fornecida neste guia facilita os pontos-chave e atributos básicos que qualquer solução tecnológica deve oferecer, e assim discriminar eficientemente entre as diversas ofertas no mercado.