Manual da gestão de contratos de venda

Os tempos mudam, as vendas mudam. Os novos tempos trouxeram grandes mudanças na forma como as vendas são entendidas. Sim, porque o estilo e a filosofia que existiu durante décadas sobre como vender a clientes potenciais passou por uma transformação significativa, das vendas transacionais para o conceito de vendas consultivas.

O antigo (e cada vez mais obsoleto) método de venda transacional corresponde àquele em que o vendedor oferece ao cliente as características de um produto, estabelecendo as regras e diretrizes da negociação e subordinando a satisfação do usuário ao que o produto vendido pode oferecer. Em resumo, os aspectos relevantes de um produto ou serviço são apresentados sem considerar as necessidades reais do prospecto.

Por outro lado, as vendas consultivas oferecem uma alternativa mais sensível às necessidades do consumidor, adaptando a oferta ao que o consumidor está interessado e/ou necessita. Uma característica muito decisiva desta metodologia é a capacidade de identificar as soluções exigidas pelo cliente e de alinhar os processos de venda às suas necessidades específicas. Estamos falando de uma estratégia que deve seu sucesso ao amplo conhecimento do vendedor de sua área e do produto/serviço oferecido, influenciando a decisão de compra graças aos benefícios reais que a aquisição trará ao potencial cliente.

A verdade é que aproveitar os benefícios do acoplamento entre os processos de venda e compra envolvidos na implementação da metodologia consultiva é um aspecto que melhora a otimização das vendas de uma empresa.

A Associação Internacional de Gerenciamento de Contratos e Comerciais (IACCM) adverte sobre a mudança de paradigma no processo de vendas, destacando a necessidade de maior integridade ao abordar clientes potenciais, oferecendo-lhes soluções adaptadas a contextos específicos.

Gestão de contratos, muito a ganhar e a perder...

Outro aspecto que tem gerado uma revolução no processo histórico de vendas é a importância que a gestão de contratos tem assumido. Por quê? Uma pesquisa da SpringCM com mais de 1.400 executivos, dos quais 21% estavam na força de vendas, constatou que 64% acreditam que o fechamento de seus negócios foi adiado devido ao processo de aprovação do contrato. Daí a importância de ter um processo eficiente de gerenciamento de contratos dentro da empresa. Entre outros benefícios, o uso de software de gerenciamento de contratos permite:

• Melhorar a visibilidade e a transparência dos acordos em 44%.
• Otimizar o tempo no processo de aprovação do contrato.
• Reduzir o ciclo de gestão do contrato em até 6 vezes.

O processo de gerenciamento de contratos é um aspecto importante da eficácia da força de vendas, e o uso de software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) pode gerar retornos significativos em termos de tempos de revisão de contratos e resolução de problemas relacionados.

A otimização da gestão de contratos é particularmente relevante para empresas envolvidas em transações B2B, pois representa reduções significativas nos custos, disputas contratuais e tempos de resolução de problemas. Graças a esses sistemas, os agentes de vendas podem abordar seus potenciais clientes com melhores argumentos e estratégias, aumentando potencialmente o número de conversões (vendas efetivas). Além disso, um CLM ajuda a controlar o processo de redação, aprovação e negociação de contratos, acelerando esses processos, permitindo que mais negócios sejam fechados em menos tempo.

A má gestão do ciclo de vida dos contratos - no que diz respeito ao processo de vendas - pode resultar em uma série de aspectos contraproducentes, tais como um aumento significativo nos tempos de revisão e renovação de novos contratos, ou a erosão das relações com os clientes.

Abaixo veremos como a incorporação do software CLM (Contract Lifecycle Management) traz importantes benefícios para a força de vendas, começando com a redução do ciclo de vendas.

Uma das maiores preocupações dos gerentes de vendas é o número de fechamentos que sua equipe completa a cada mês durante o ciclo de vendas. Como este artigo do Hubspot aponta, a maioria dos CEOs está mais preocupada com os custos e os resultados do que com as etapas intermediárias.

Entretanto, de acordo com os dados do segundo relatório anual do Salesforce sobre o estado das vendas, é o processo de chegar lá que faz a diferença entre uma empresa de alto e de baixo desempenho. O documento mostra que um dos problemas mais importantes percebidos pelos gerentes de vendas é a redução da produtividade relacionada às tarefas administrativas: em média, os vendedores gastam 64% de seu tempo em tarefas não comerciais. A solução? automatizar o maior número possível dessas tarefas no processo.

De acordo com estatísticas, 48% das organizações de baixo desempenho têm processos inexistentes ou informais, enquanto 50% das empresas de vendas de alto desempenho têm processos de vendas "rigorosamente monitorados, rigorosamente aplicados ou automatizados". Além disso, estima-se que as empresas B2B com um ciclo de vendas formal aumentem a receita em até 28%.

Um ciclo de vendas formal difere de um ciclo informal na medida em que tudo o que acontece "por trás da venda" é claramente definido e monitorado: métodos para gerenciar o funil de vendas, tempo para sua manutenção e orçamento para o treinamento do processo.

Como acelerar o processo de vendas B2B com um CLM?

A gestão ideal de um acordo contratual reduz custos e recursos, fortalece o relacionamento da empresa com seus clientes, facilita as relações comerciais dentro e fora da empresa e aumenta a confiança e lealdade, ao mesmo tempo em que racionaliza o controle dos principais marcos pós-sinalização.

Um contrato gerenciado de forma otimizada e eficiente proporciona à marca uma clara vantagem competitiva: a velocidade do processo de vendas e a redução do erro humano resultará em um melhor atendimento ao cliente, pois o cliente perceberá o processo como ágil e confiável.

Como declarado pela Associação Internacional de Gestão de Contratos e Comerciais, IACCM, é necessário ter os recursos necessários na gestão de contratos, já que as organizações que não os possuem não são confiáveis para os clientes potenciais.

Um CLM é ideal para encurtar os tempos do processo de vendas, graças a características como, por exemplo:

1| Novas solicitações contratuais

O ciclo de vida de um contrato começa com novas aplicações contratuais. Um CLM facilita a centralização e a resolução deste primeiro passo.

Tanto o registro do pedido quanto sua exibição imediata em um painel de controle permitem iniciar o restante do processo, incluindo a elaboração, revisão, autorização, assinatura, execução e administração do contrato.

Um CLM permite acompanhar - em tempo real - as funções estabelecidas e gerenciar as informações necessárias para a elaboração do contrato, tais como o nome do cliente, o valor da venda, os acordos e as particularidades da transação, entre outros.

2| Elaboração de contratos

Um software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato tem ferramentas indispensáveis para a formulação de novos contratos, tais como modelos pré-estabelecidos que podem ser modificados de acordo com os parâmetros da organização, bem como o gerenciamento de diferentes versões para avaliação posterior. Também inclui várias funcionalidades para a aplicação de estruturas, critérios de elaboração e estilo.

Durante esta etapa, o responsável pode certificar-se de que detalhes importantes, tais como cláusulas, convênios, termos e condições sejam incluídos no contrato.

3| Processo de validação do contrato

Este tipo de ferramenta facilita a comunicação entre as áreas envolvidas durante o processo de produção e gestão de novos contratos.

Comentários, notas e mudanças podem ser facilmente gerenciados durante cada etapa. A automação não permite que nada seja deixado ao acaso, criando um roteiro desde o início. Assim, cada pessoa designada para uma função específica pode visualizar e controlar suas responsabilidades, de acordo com os parâmetros que a organização considera relevantes.

4| Assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas são um dos aspectos que mais economizam tempo e custos na gestão de contratos com clientes, resultando em benefícios significativos para a empresa. Algo que antes levava dias, agora pode ser reduzido a minutos.

5| Administração pós-assinatura

Com um CLM cada etapa gerará um registro no sistema, proporcionando a visibilidade e rastreabilidade necessárias a qualquer momento, a fim de identificar quais aspectos do gerenciamento do ciclo de vida do contrato podem ser melhorados. Comentários, datas, horários e alterações feitas podem ser consultados posteriormente para avaliação.

Sem dúvida, um CLM proporciona a agilidade necessária para acelerar o processo de vendas, reduzir custos e controlar erros humanos durante o ciclo de vida de um contrato. Abaixo discutiremos com mais profundidade algumas das características de um MVC e sua aplicação prática na área de vendas.

O processo de criação de contratos pode ser complicado e demorado sem um processo bem definido de elaboração, aprovação e assinatura dos mesmos. De fato, estima-se que leva de 3 a 4 semanas para criar e aprovar contratos, embora possa levar mais tempo se surgirem problemas.

Na ausência de uma metodologia ou sistema dedicado, as solicitações podem ser feitas informalmente via mensagem de texto, e-mail ou telefonema, levando inevitavelmente a problemas de comunicação, dados incompletos e especificações incompletas.

O software especializado em gestão de contratos -CLM, um acrônimo para Contract Lifecycle Management - otimiza o processo de criação e gestão de contratos, fornecendo acesso a todas as informações necessárias para criar contratos, automatizando tarefas e criando fluxos de trabalho que agilizam o processo. De fato (segundo o Grupo Aberdeen), o tempo de aprovação do contrato é reduzido em 82% utilizando tais ferramentas.

Utilizando ferramentas como Webdox para fechar, gerenciar e administrar contratos, é possível otimizar os processos associados, graças a certas vantagens proporcionadas por este tipo de soluções, como por exemplo:

1| Comunicação melhorada

Quando, após longas negociações, se chega a um acordo e começa a elaboração de um contrato, é comum que - devido à falta de comunicação - dados importantes sejam omitidos entre as vendas, o departamento jurídico e outras áreas que possam estar envolvidas, que é onde geralmente é confiada a elaboração do contrato. Confiando em um CLM como o Webdox, o canal através do qual ambos os departamentos se comunicam direta e claramente é unificado, favorecendo o trabalho em equipe através de ferramentas de criação colaborativa on-line.

2| Uso de dados e informações de base relevantes

A automação favorecida por um CLM permite centralizar as solicitações de contratos de venda, mantendo as informações completas e atualizadas. Para a elaboração de um contrato, existe um banco de dados sobre os assuntos relevantes de um contrato, sejam eles comerciais, financeiros, legais, entre outros, e há acesso em tempo real às informações relativas a cada contrato.

3| Modelos predefinidos

Um software de criação de contratos tem modelos predefinidos que podem ser editados de acordo com as exigências particulares de cada cliente ou organização. Assim, é possível gerar um tipo de contrato para cada empresa e para o setor em que ela opera.

4| Ferramentas de controle de versão

Um CLM como o Webdox acompanha as várias etapas do ciclo de vida do contrato, economizando versões de cada etapa, permitindo que você volte atrás no caso de qualquer mudança não funcionar como esperado.

Em muitas organizações, o departamento de vendas e outras áreas continuam a utilizar o método tradicional durante o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos de venda - ou seja, confiando no formato físico - aumentando os riscos de inconsistência ou omissão de dados.

Como consequência, há um consumo excessivo de tempo e recursos, o que pode levar a erros de digitação que atrasam ainda mais o processo e até mesmo resultar no cancelamento do acordo.

Entretanto, quando a gestão do contrato é automatizada, a situação torna-se mais favorável para a empresa, pois há ordem durante o processo que gera transparência e consistência nas informações, economizando custos e tempo, além de aumentar as chances de fechar o contrato.

Por que acelerar o processo de revisão e validação do contrato?

De acordo com o Grupo Aberdeen, as equipes que são capazes de acelerar o ciclo de vendas têm sido capazes de aumentar consistentemente a receita de sua empresa ano após ano (13,3% em média). Um aumento 2,2 vezes maior do que o resto das empresas (6,2% em média). Nesse sentido, a automatização do ciclo de vida dos contratos de venda pode gerar retornos significativos para as empresas.

Os departamentos de vendas compreendem que o fator de desempenho no ciclo de vida do contrato é crucial para a empresa, pois atrasar ou retardar o processo pode significar uma diminuição significativa na produtividade geral. A este respeito, o uso do software CLM - um acrônimo para Contract Lifecycle Management - pode reduzir o tempo de aprovação do contrato em 82% (Fonte: Aberdeen).

Como o uso da tecnologia de gestão de contratos afeta a agilização da revisão e aprovação de novos contratos?

A tecnologia é vital no processo de gestão de contratos, precisamente porque proporciona a eficiência e a rapidez necessárias. Ao automatizar o processo, você pode otimizar os recursos de sua empresa, permitindo que o pessoal se concentre em outras tarefas, enquanto o ciclo de vida dos contratos é gerenciado por uma ferramenta especializada.

Neste sentido, os fluxos de trabalho do Webdox permitem uma troca de informações correta e otimizada entre as diferentes partes envolvidas nos processos de gerenciamento de contratos e, além disso, permitem identificar responsabilidades para evitar atrasos que poderiam impedir o fechamento oportuno de acordos entre duas ou mais partes.

Os processos de validação de contratos Webdox, realizados através de fluxos de trabalho, ordenam claramente as etapas que cobrem todo o ciclo de vida do contrato (solicitação, criação, revisão e aprovação dos contratos). Isto também não permite que nada seja deixado ao acaso, definindo um roteiro desde o início do processo e deixando claras as responsabilidades de cada parte envolvida.

Os gerentes de vendas, a administração legal e a administração geral serão capazes de visualizar e controlar suas próprias responsabilidades e identificar possíveis gargalos em qualquer ponto do processo. Além disso, o Webdox facilita o cumprimento de prazos, de modo que cada etapa funcione sem problemas.

Como vimos, a automação é a melhor maneira de acelerar a revisão e aprovação dos contratos de venda. A este respeito, ter ferramentas como o Webdox pode fazer a diferença para aumentar a produtividade e alcançar uma maior taxa de fechamento de contratos.

Todo gerente de negócios sabe que os esforços para capturar prospectos devem culminar em conversões, especificamente em vendas, e que uma venda bem sucedida leva à assinatura de um contrato. Sobre este último ponto, a forma como é realizado pode ser decisiva quando se trata de fechar efetivamente um acordo contratual, especialmente quando se trata de negociar com outras empresas (B2B).

De acordo com um relatório publicado pela Aberdeen, as equipes de vendas atingem, em média, apenas 55% de sua meta anual. Então, o que acontece com os 45% restantes? Estamos falando de uma margem de não conformidade que responde a deficiências no processo e ferramentas que os departamentos de vendas estão utilizando para alcançar vendas efetivas. Não é surpreendente, portanto, que as organizações estejam explorando as muitas soluções disponíveis para aumentar suas vendas.

Nesse sentido, as assinaturas eletrônicas surgem como uma grande oportunidade para otimizar os processos e oferecer aos clientes em potencial uma alternativa melhor quando se trata de fechar um contrato. Estamos falando de uma solução que visa aumentar a eficiência nas operações de vendas e tornar as estratégias do departamento de vendas mais eficazes.

Assinatura eletrônica: o que é e por que usá-la?

A assinatura eletrônica é um conjunto de dados que está associado a um documento eletrônico, atuando como uma assinatura autêntica e original e garantindo a autoria do signatário.

A assinatura eletrônica responde às necessidades de um mercado cada vez mais digitalizado e ágil, no qual não há espaço para procedimentos incômodos ou demorados. Este recurso torna possível reduzir custos e tempo, reduzir o uso de papel e oferecer vantagens consideráveis em termos de segurança e proteção, em comparação com o método tradicional.

Ano após ano, as empresas que utilizam assinaturas eletrônicas aumentam suas margens de lucro e reduzem seus custos por cliente em comparação com empresas que ainda não implementaram assinaturas eletrônicas, onde até aumentaram seus custos anuais (1,7% em comparação com -1%).

Vantagens da assinatura eletrônica nos processos de venda

1| Agilidade e mobilidade para a força de vendas e para o cliente

Em média, estima-se que o tempo necessário para processar uma assinatura tradicional a partir do momento em que ela é solicitada é superior a 5 dias. Entretanto, com o uso de uma assinatura eletrônica, o processo leva apenas 37 minutos, em média.


2| Alcance mais amplo

Muitas empresas expandiram suas vendas e serviços além de suas fronteiras. Neste mundo digital e sob demanda, estas organizações estão ganhando uma clara vantagem competitiva ao se adaptarem às necessidades do mercado atual.


3| O papel é eliminado

Não é mais necessário armazenar grandes quantidades de dados em espaço físico e arquivos mortos, todos os custos envolvidos na impressão em papel são grandemente reduzidos.

4| Maior apoio e fidelidade

Uma assinatura em papel pode ser forjada, mas a assinatura eletrônica avançada contém uma série de dados específicos inalteráveis, tais como quem assinou, quando e onde.

Como implementar a assinatura eletrônica na área de vendas?

Para que uma empresa possa utilizar assinaturas eletrônicas, é essencial que ela obtenha um certificado digital emitido por um fornecedor de serviços de certificação (CSP), que podem ser empresas nacionais ou internacionais que fornecem serviços simples de assinatura eletrônica. Deve-se observar que o uso de assinaturas eletrônicas avançadas dependerá da legislação de cada país e seu uso será reservado para casos especiais, onde a prova completa da assinatura é exigida.

Com a simples assinatura eletrônica, a empresa pode agora começar a gerenciar seus contratos com esta solução que lhe permite agilizar os tempos, reduzir os riscos e ter um melhor respaldo dos acordos contratuais contratados com terceiros.

Integração de assinaturas eletrônicas com sistemas CLM

Um sistema CLM (Contract Lifecycle Management) permite à força de vendas conhecer, acompanhar e gerenciar os dados, assinaturas e valores contemplados no contrato, entre outros acordos e considerações das partes.

Uma força de vendas que possui um sistema de assinatura eletrônica integrado com um CLM otimiza consideravelmente suas estratégias de vendas, facilitando a realização de seus objetivos comerciais e posicionando-se como ponto de referência para seus clientes e prospects.

Webdox tem uma assinatura eletrônica integrada, com a qual as empresas obtêm muito mais agilidade no processo de gestão e administração de seus contratos, otimizando seus recursos e fornecendo a seus clientes um suporte muito mais confiável do que a assinatura tradicional. Se considerarmos que, anualmente, as empresas perdem até 9,15% de suas receitas devido à gestão ineficiente dos contratos, de acordo com a IACCM, a integração de assinaturas eletrônicas com software especializado poderia ser a solução para muitos problemas.

O uso do CRM permite a geração de vantagens importantes na área de Vendas, pois facilita o conhecimento dos clientes e prospects, permitindo um maior controle do ciclo de vendas. Isto é possível graças ao aparecimento de ferramentas cada vez mais precisas e especializadas, como as produzidas pela SalesForce, Oracle CRM, SAP CRM, Genesys e Adobe System, alguns dos principais desenvolvedores nesta área.

Por outro lado, os softwares CLM, como já vimos, são plataformas cujo objetivo principal é apoiar tarefas de gerenciamento de contratos, aplicando ferramentas que facilitam o gerenciamento completo do ciclo de vida do contrato, tais como solicitações de contrato, ferramentas de criação e versão, assinatura eletrônica, gerenciamento pós-assinatura, entre outras.

Uma das questões mais recorrentes quando já se trabalha com um CRM em vendas é a capacidade de integração com software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. A boa notícia é que você pode usar seu CRM habitual e integrá-lo com um CLM, obtendo benefícios significativos.

Quais são os benefícios de integrar os dois sistemas?

A integração de seu CRM com um CLM pode melhorar as funções de ambos os sistemas, favorecendo aspectos como, por exemplo:

1| Negócios mais personalizados com os cliente

Ter bancos de dados atualizados sobre as preferências do cliente oferece uma possibilidade única de fornecer melhores serviços, e isto também se aplica à elaboração e negociação de contratos. Um estudo do Aberdeen Group - uma empresa de consultoria com ampla experiência em serviços de tecnologia - concluiu que novos processos de negociação de contratos podem ser reduzidos em até 19 dias graças a este tipo de ferramenta.

2| Melhorar as relações com os clientes

A melhoria dos processos internos de sua empresa se traduz em uma melhoria inquestionável na imagem que os clientes geram de sua empresa.

O estudo acima mencionado do Aberdeen Group mostrou que este tipo de sistema aumenta a visibilidade dos contratos dos clientes em 44%. Além disso, a capacidade de ter status de contrato atualizados e em tempo real se traduz em uma maior capacidade de atender às necessidades do cliente.

3| Redução de custos em diferentes áreas

Uma redução de até 60% nas despesas operacionais são apenas alguns dos benefícios de redução de custos da implementação de um sistema de gerenciamento de contratos em conjunto com um CRM.

4| Automação e aumento da eficiência

A automação oferecida por estes sistemas leva a enormes melhorias na eficiência dos processos comerciais internos. Isto é demonstrado ao citar os estudos do Grupo Aberdeen, que mostram que os ciclos de transação podem ser racionalizados em 50-75%.

5| Melhor comunicação

A padronização de processos e documentos facilita a comunicação interna de uma empresa, melhorando o processo de sinergia interdepartamental e, portanto, a tomada de decisões internas. Um CLM se traduz em melhorias internas que são projetadas na imagem comercial externa, o que aumenta os efeitos do CRM.

Como você pode ver, integrar um CLM com seu CRM pode trazer benefícios significativos para sua empresa. Entretanto, é importante que você avalie o fornecedor desta solução. Nesse sentido, a Webdox se destaca como uma das principais opções do mercado, graças à sua experiência, profissionalismo e características da plataforma, oferecendo uma ferramenta intuitiva e com um serviço de suporte (dentro da plataforma) do mais alto nível.