O impacto que a tecnologia tem gerado nos processos empresariais permite uma maior eficiência e eficácia na coleta, armazenamento e análise de dados, assim como na comunicação e colaboração entre áreas. Também permite automatizar os processos, o que leva à redução de custos e tomadas de decisões mais rápidas.
Neste último ponto é onde entram em jogo as Tecnologias da Informação e Comunicação, mais conhecidas como TIC, soluções tecnológicas que incluem uma ampla variedade de ferramentas e dispositivos usados para processar, armazenar, transmitir e apresentar informações.
O que são TIC?
Todos os seres humanos temos sido beneficiados pelos grandes avanços tecnológicos da atualidade, mas as empresas são algumas das que mais ganham ao poder contar com diversas soluções tecnológicas que operam em nuvem, que permitem agilizar os seus processos e aumentar a sua competitividade, tal como o que oferecem as TICs.
As TICs são todas as ferramentas tecnológicas que nos ajudam a agilizar diferentes tarefas cotidianas, desde o uso de dispositivos móveis pessoais até a automatização de processos empresariais com diferentes softwares. As TICs têm mudado a forma como as pessoas e as empresas operam no mundo.
A boa notícia é que os donos de negócios estão entendendo cada vez mais a importância de sair da zona de conforto dos processos manuais mais tradicionais, que apenas atrasam resultados e comprometem a produtividade, e estão considerando contar com parceiros tecnológicos como soluções chave para ter processos empresariais mais modernos, eficientes, produtivos e, acima de tudo, mais competitivos.
Para que servem as TICs?
As Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) são usadas em uma grande variedade de campos, incluindo a educação, empresas, medicina, governo e indústria.
No caso das empresas, as TICs servem para automatizar processos administrativos, melhorar a comunicação e colaboração entre as equipes, e principalmente para analisar grandes quantidades de dados para tomar decisões mais informadas nas organizações.
Segundo o estudo da Gartner “As principais tendências tecnológicas estratégicas para 2023”, espera-se que em 2026, um 80% das organizações de engenharia de software estabelecerão as suas equipes de plataforma como prestadores internos de serviços, componentes e ferramentas reutilizáveis para a entrega de aplicativos.
O estudo da Garner se refere à importância das TICs no mundo empresarial, além de como estas soluções tecnológicas podem ajudar as empresas a melhorar os seus processos internos, automatizando tarefas e brindando aos colaboradores melhores ferramentas digitais para trabalhar.
O principal objetivo das TICs é melhorar a qualidade de vida das pessoas por meio de soluções tecnológicas que as permitam realizar tarefas e processos mais ágeis e oportunos, cumprindo um papel fundamental na sociedade atual, pois permitem ter um acesso rápido e fácil à informação, melhorando a eficiência, comunicação e produtividade em diferentes âmbitos.
Como se classificam as TICs?
As TIC ou Tecnologias da Informação e Comunicação podem ser classificadas de várias maneiras. Uma forma comum para classificá-las é dividi-las nas seguintes quatro categorias:
1. Terminais ou Hardware: refere-se aos equipamentos físicos ou dispositivos utilizados para processar, armazenar e transmitir informação. Alguns exemplos de hardware incluem computadores, smart tv, telefones inteligentes, servidores, Internet das Coisas (IoT) dispositivos de armazenamento, redes de comunicações, etc.
2. Software: são aplicativos ou programas informáticos intangíveis utilizados para realizar tarefas específicas, como por exemplo, sistemas operativos, processadores de textos, editores de imagens, reprodutores de áudio, planilhas de cálculo e os programas de edição de vídeo e videogames.
3. Redes ou Comunicações: são aquelas tecnologias utilizadas para transmitir informação através de redes de comunicações. Alguns exemplos deste tipo de tecnologia da informação e comunicação são a Internet, redes de área local (LAN), redes de área ampla (WAN), redes de telefonia fixa, de telefones móveis, redes de banda larga, redes de televisão, etc.
4. Serviços: refere-se a serviços entregues por organizações ou empresas que utilizam as tecnologias TIC para fornecer soluções de negócios. Exemplos de serviços TIC nas empresas incluem a hospedagem web, soluções de software na nuvem como os CLM (Contract Lifecycle Management Software), processamento de dados, marketing digital, consultoria online, etc.
Quais são as principais características das TICs?
As TICs ou Tecnologias da Informação e Comunicação têm várias características importantes para uma ampla variedade de contextos. Algumas das principais são:
1.- Processamento de dados e automatização: as TICs permitem coletar, armazenar, analisar e utilizar informação de maneira eficiente e automatizada, ao mesmo tempo que ajudam a automatizar muitas tarefas que poderiam ser de alto risco para as pessoas, melhorando a eficiência e produtividade.
2.- Conectividade e comunicação: uma das maiores vantagens das TICs é que facilitam a interconectividade entre as pessoas e as organizações no mundo todo, graças à internet e outras redes de comunicação. Além disso, as TICs facilitam a comunicação por diferentes meios.
3.- Acessíveis e adaptáveis: ter acesso à diversidade de soluções TICs que existem atualmente é muito fácil, sendo tecnologias consideradas inclusivas e fáceis de usar, o que permite que muitas pessoas tenham acesso à informação e às ferramentas necessárias, como o uso de celulares e acesso à internet. Também são soluções flexíveis, feitas à medida e muito fáceis de acessar, o que permite que se adapte às necessidades de cada pessoa e das empresas.
4.- Mobilidade: o acesso à informação e às ferramentas desde qualquer lugar, qualquer dispositivo e em qualquer momento é uma das principais características das TIC.
5.- Interatividade: as TICs permitem interagir com a informação e os conteúdos através da tecnologia, por meio da navegação na web, jogos, vídeos interativos, entre outros.
6.- Análise em tempo real: as TICs também permitem coletar, analisar e utilizar informação para tomar decisões informadas em âmbitos empresariais, governamentais e pessoais, captando e medindo os dados em tempo real, para assim executar ações concretas.
As 5 principais vantagens das TICs
As TICs ou Tecnologias da Informação e Comunicação oferecem várias vantagens importantes para pessoas físicas e empresas, entre as quais se destacam:
- Melhoria da produtividade com o uso de tecnologia: as TICs permitem que as empresas automatizem muitas áreas e processos, o que pode melhorar significativamente a eficiência e a produtividade em diferentes âmbitos. Além disso, a inteligência artificial, aplicações em nuvem e a internet das coisas (IoT) permitem às organizações acelerar os seus processos e eliminar tarefas de rotina que atrasam os resultados.
- Comunicação fácil e fluida: outra grande vantagem das Tecnologias da Informação e Comunicação é que, ao serem dinâmicas, permitem que a comunicação seja fluida e eficiente entre pessoas no mundo todo por meio de ferramentas como o e-mail, as redes sociais e as chamadas de vídeo.
- Acesso à informação: as TICs permitem acessar uma grande quantidade de informação em tempo real, seja por meio da navegação na web ou em bases de dados especializadas oferecidas pelas diferentes ferramentas de gestão empresarial do tipo SaaS.
- Geram oportunidades de negócios: as TICs permitem às empresas expandir as suas operações a nível mundial e chegar a novos mercados por meio de ferramentas de comércio eletrônico e marketing online.
- Análises de dados e segurança: Com o aumento da quantidade de dados disponíveis, as TICs também permitem às empresas analisar melhor esta informação por meio de sistemas informáticos para obter conhecimento valioso sobre os seus clientes, seus processos de negócio e seus competidores, cumprindo um papel chave quanto à segurança da informação das empresas. Os sistemas de segurança informática ajudam a proteger os dados e as operações das empresas dos ataques cibernéticos.
Como as empresas adotam as TICs nas suas operações?
A incorporação das TICs nas empresas é um processo que vem se acelerando nas últimas décadas. As TICs oferecem uma grande variedade de ferramentas e soluções que podem melhorar significativamente a eficiência, a produtividade e a competitividade das organizações.
No entanto, muitas empresas ainda não dão o salto para a digitalização dos seus processos, principalmente devido à brecha digital que isso implica.
A brecha ou fosso digital é a desvantagem competitiva que podem ter as empresas que não utilizam as TIC em comparação com as que usam. As empresas que não adotam soluções tecnológicas da informação e comunicação podem ter dificuldades para competir com aquelas que o fazem, pois podem ter menos acesso a novos mercados, clientes e ferramentas de produtividade. Também podem ter menos eficiência nas suas operações e uma capacidade menor para se adaptar às mudanças do mercado.
A boa notícia é que, no geral, pode-se dizer que uma grande porcentagem de empresas em todo o mundo utilizam algum tipo de TIC.
Segundo um estudo realizado pela União Internacional de Telecomunicações (UIT) em 2020, 92% das empresas no mundo todo já utilizavam alguma forma de TIC, e 60% das empresas utilizam ao menos cinco tipos diferentes de tecnologias da informação.
A incorporação das TICs nas empresas tem permitido uma maior eficiência, produtividade e competitividade, assim como uma melhor análise dos dados e uma maior segurança nas operações. No entanto, é importante mencionar que também se necessita uma estratégia adequada para aproveitar ao máximo as TICs, incluindo a capacitação de equipes para garantir a correta implementação e uso destas ferramentas.
Estratégias de TICs implementadas nas empresas
As estratégias das TICs nas empresas são planejamentos a longo prazo que procuram melhorar a eficiência, a competitividade e a produtividade da companhia por meio de tecnologias. Algumas estratégias comuns incluem:
1. Automatização de processos: o uso de tecnologias para automatizar tarefas repetitivas, reduzir tempo e custos e melhorar a eficiência, como são os CRM ou Gestor de Relações com o Cliente, ou os Softwares de gestão de contratos (CLM) para automatizar e gerenciar todo o ciclo de vida do contrato nas empresas.
2. Análises de dados: o uso de ferramentas de análises de dados ajudam a coletar, armazenar e analisar grandes quantidades de informação para tomar decisões mais informadas.
3. Colaboração online: o uso de ferramentas tecnológicas e de comunicação online facilitam a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.
4. Mobilidade: o uso de tecnologias móveis permite aos colaboradores trabalhar desde qualquer lugar e em qualquer momento.
5. Segurança e cloud computing: a implementação de medidas de segurança para proteger a informação confidencial da empresa contra ameaças cibernéticas é fundamental, especialmente quando se usam serviços em nuvem para armazenar e acessar a informação.
É importante considerar que cada empresa tem necessidades e objetivos específicos, portanto deve desenvolver uma estratégia TIC personalizada que se adapte à sua realidade, ou contratar soluções SaaS em nuvem flexíveis e adaptáveis para as necessidades de cada organização.
A importância de contar com um CLM no Departamento Jurídico
A tecnologia está começando a mudar a maneira como se formam, comunicam, gerenciam e litigam os contratos.
Uma implementação adequada de Tecnologias da Informação e Comunicação nas empresas deveria incluir uma ferramenta de gestão de contratos para automatizar e otimizar os processos relacionados com a gestão contratual. Estas podem incluir a criação, armazenamento, assinatura eletrônica, monitoramento e acompanhamento de contratos.
O uso de um software de gestão de contratos como Webdox ajuda a área jurídica a efetuar diagnósticos de conformidade e privacidade de dados periodicamente, com o objetivo de proteger todos os ativos e cumprir com a normativa legal.
Além disso, um CLM Software melhora a eficiência e a precisão na gestão de contratos, o que permite economizar tempo e reduzir custos. Por sua vez, pode ser integrado com outras ferramentas de TIC, como o sistema de gestão de relações com os clientes (CRM) e o sistema de gestão da cadeia de suprimentos (SCM), para melhorar a visibilidade e a eficiência de toda a empresa.
Inclusive, de acordo com o estudo da WorldCC Ask The Expert: IACCM and Accord Project: Introduction to Smart Legal Contracts, o maior ponto de dor de um grupo de empresas consultadas sobre os seus métodos atuais de gestão de contratos, é que o processo é muito lento (58,7%).
O mesmo estudo destaca os principais problemas de uma gestão de contratos ineficiente na Área Jurídica:
- Não se gerenciam contratos em si, se gerenciam os dados sobre os contratos.
- Não se incorpora o estado dos contratos em tempo real baseado nos seus marcos.
- Os contratos não estão conectados aos sistemas mais amplos (ERP, CRM, etc.).
Definitivamente, as empresas que implementam um software de gestão de contratos podem ajudar a melhorar a eficiência, reduzir custos, garantir a conformidade e reduzir o risco de não cumprimento no departamento jurídico.
Alguns exemplos de Tecnologias da Informação e Comunicação
Alguns exemplos de como as TICs (Tecnologias da Informação e Comunicação) são usadas como ferramentas de gestão empresarial:
- Sistemas de gestão de relacionamento com os clientes (CRM), que ajudam as empresas a organizar e gerenciar informação sobre os seus clientes.
- Sistemas de gestão de inventários, que permitem controlar e monitorar os estoques de produtos.
- Sistemas de gestão de projetos, que ajudam as empresas a planejar, atribuir tarefas e monitorar o progresso de projetos em tempo real.
- Software de gestão de recursos humanos, que facilita a administração da informação dos colaboradores.
- Software de gestão de contratos (CLM), que ajudam a gerenciar todo o clico de vida do contrato, desde a solicitação até a etapa após a assinatura.
Em resumo, os grandes avanços desde o início da era digital em 1960 com a criação dos primeiros computadores e o acesso à internet, nos permitiram ter maior acesso a diferentes soluções para resolver problemas e deixar a nossa vida cotidiana mais simples.
A boa notícia é que as Tecnologias da Informação e Comunicação são consideradas uma indústria chave e em constante evolução e crescimento, pois está na base da maioria das atividades modernas e é fundamental para o desenvolvimento econômico, social e tecnológico.
