Soluções Contratuais para Compras na Indústria de Alimentos e Bebidas

A indústria de Alimentos e Bebidas é um setor continuamente monitorado por reformas, regulamentos e exigências de conformidade do país, portanto, continuar a usar os negócios como métodos usuais para criar e gerenciar contratos de aquisição é um risco que compromete a contratação e a gestão comercial das empresas, aspectos-chave que estabelecem a estrutura para qualquer relação comercial.

Além disso, o aumento do comércio eletrônico devido à pandemia significou que novos canais de distribuição precisam ser criados, colocando as empresas de Alimentos e Bebidas em um estado de pressão constante para minimizar o risco de rupturas na cadeia de fornecimento e, portanto, a insatisfação do cliente final.

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Portanto, como Gerente de Compras na indústria de Alimentos e Bebidas, é essencial entender se a estratégia e a estrutura para desenvolver, gerenciar e cumprir contratos com fornecedores está sendo executada da melhor maneira.

O departamento de compras é responsável pela aquisição de todos aqueles bens ou serviços que a organização necessita para revenda ou para uso próprio da empresa, o que significa que a cadeia de fornecimento deve ser fluida, ágil e eficiente, através de uma comunicação adequada entre os departamentos.

Sob este mesmo aspecto, o Gerente de Compras na indústria de Alimentos e Bebidas tem o desafio de negociar o melhor preço para adquirir os bens ou serviços que a empresa precisa para operar, mas sem afetar a qualidade, portanto, ao gerenciar contratos com fornecedores, as obrigações e cláusulas devem ser estabelecidas clara e oportunamente, de modo que a eficiência ou mesmo a continuidade do negócio não seja afetada por violações contratuais entre as partes.

Por isso, os compromissos estabelecidos e os acordos existentes na organização serão aspectos essenciais para desencadear o conteúdo que terá o contrato com um fornecedor de bens ou serviços, portanto, um cuidado especial deve ser tomado na gestão e administração de contratos em um setor tão mutável e de alta demanda como o setor de Alimentos e Bebidas.

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Os principais desafios dos processo contratuais para o Gerente de Compras na Indústria de Alimentos e Bebidas

O gerente de compras na indústria de alimentos e bebidas está constantemente enfrentando uma série de desafios e exigências regulatórias, bem como mudanças rápidas nas preferências dos consumidores, de modo que as empresas devem ter processos contratuais mais ágeis para responder às necessidades dos consumidores finais.

Eles também devem responder de forma oportuna à conformidade, às pressões regulatórias e de sustentabilidade, aos custos mais altos de ingredientes e mão-de-obra, e muito mais.

Confira abaixo alguns dos principais desafios que a área de compras deve enfrentar diariamente em seus processos contratuais com fornecedores da indústria de Alimentos e Bebidas:

• Falta de visibilidade do processo contratual: para a área de compras, é fundamental tornar transparente e dar total visibilidade à organização de todo o processo de gerenciamento de contratos com fornecedores, especialmente quando tantos tipos e volumes de contratos devem ser gerenciados. Sem uma ferramenta adequada para centralizar e automatizar todo o ciclo de vida do contrato, é praticamente impossível cumprir com este primeiro aspecto, o que pode gerar uma imagem negativa para o Gerente de Compras.
• Controle ineficiente das relações contratuais: não ter controle total das negociações contratuais pode levar a riscos e, portanto, contratos pouco claros, o que pode significar erros ao negociar com fornecedores. Com o software CLM (Contract Lifecycle Management), você reduz o risco construindo melhores contratos para a indústria de alimentos e bebidas, com melhor colaboração, maior controle e rastreabilidade.
• Incerteza na fase de renovação: uma questão que gera ansiedade no Gerente de Compras não está tendo um acompanhamento oportuno e, portanto, não tendo total clareza sobre quando renovar ou rescindir um contrato com fornecedores. Com o software de gerenciamento e administração de contratos, você terá renovações automáticas, reduzindo o estresse e a incerteza do processo.
• Repositório físico dos contratos: ter contratos com fornecedores armazenados em pastas físicas pode gerar enormes perdas de tempo e recursos, como documentos são perdidos, não há centralização digital dos arquivos, não é possível visualizar os comentários das versões dos contratos antes da aprovação, aspectos que muitas vezes implicam em ter que começar do zero. Com uma ferramenta de gerenciamento de contratos, você sempre saberá onde estão os contratos quando precisar ver a conformidade, precisar negociar, rever versões históricas do contrato, adquirir um novo produto/serviço ou conhecer o status de um contrato.
• Ineficiências na rastreabilidade do processo contratual: se o negócio for iniciado com um fornecedor e houver inconsistências no processo contratual ou se o escopo do contrato não estiver definido, pode levar a sérios problemas para o negócio, gerando um risco crítico para o desempenho da organização, ameaçando até mesmo levar ao seu declínio quando um fornecedor inadimplente simplesmente porque o contrato estava mal definido ou não era claro.

É por isso que todos os contratos que são definidos em um segmento tão regulamentado como a Indústria de Alimentos e Bebidas, devem ter um amplo nível de rastreabilidade para controlar que as questões que estão incorporadas no acordo, são de fato aquelas que foram estipuladas desde o início.

Com Webdox CLM, você terá total controle da rastreabilidade, visibilidade e transparência de seus processos contratuais com fornecedores da Indústria de Alimentos e Bebidas, registrando todos os status, aprovações e interações, permitindo que você tenha uma auditoria completa e a tranquilidade de que o processo está sendo executado da melhor maneira possível.

Tudo isso de uma forma ágil, automática e digital, economizando até 25% de tempo na contratação de fornecedores.

Simplificando o processo de negociação de compras na Indústria de Alimentos e Bebidas com Webdox CLM

• Reduza custos automatizando contratos de fornecedores através de uma gestão proativa de fornecedores, evitando penalidades e outros custos associados.
• Meça e gerencie todos os dados contratuais de forma abrangente para garantir que todos os documentos de conformidade e regulamentos alimentares em sua região sejam válidos.
• Reduza os riscos construindo melhores contratos, com mais colaboração, maior controle e rastreabilidade. Utilize bibliotecas de modelos e cláusulas pré-aprovadas para reduzir o tempo do ciclo de aquisição e criar contratos sem erros com os diferentes canais de distribuição, clientes e fornecedores de sua empresa de alimentos e bebidas.
• Acesse todas as informações de seus contratos com fornecedores em segundos, filtrando o conteúdo em diferentes dimensões, para entender seu fluxo de compras da melhor maneira possível.
• Monitore todas as próximas renovações com os fornecedores, para que sua equipe possa atendê-los de forma visível e eficiente.
• Ganhe maior visibilidade das obrigações contratuais e marcos para garantir a obtenção responsável de bens e serviços para atender aos marcos da cadeia de fornecimento.
• Crie e assine eletronicamente contratos com fornecedores com a assinatura eletrônica de Webdox CLM, que possui os melhores padrões de experiência do usuário, segurança e legalidade, permitindo fechar contratos de compra, renovação de anexos ou extensões de serviços com a máxima velocidade e confiabilidade, o que é ainda mais importante em um mundo pós-pandêmico.
• Centralize todos os contratos dentro de um repositório de gerenciamento de contratos seguro e pesquisável em tempo real.
• Mantenha um registro de auditoria de todas as mudanças feitas em um contrato durante a fase de revisão, para que nenhuma informação seja perdida quando a versão final for redigida.
• Padronize a comunicação da área jurídica com o departamento de compras e o resto das áreas internas da empresa.
• Gerencie e assine um alto volume de contratos de fornecimento em cadeias de produção de alimentos e bebidas e com clientes de diferentes tamanhos com a solução de geração de documentos em massa, utilizando matrizes pré-validadas e pré-carregadas.
• Integre contratos com seu ERP, para que as compras de sua organização sejam realizadas em sincronia com os contratos. Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) podem prever elementos-chave como disponibilidade de estoque, demanda, prazos e custos, de modo que a interação de um ERP com software CLM como Webdox resulta em melhorias significativas nos tempos de ciclo de compra, que podem ser reduzidas entre 50% e 75%, bem como uma melhoria perceptível na precisão do trabalho realizado.
• Crie e acione fluxos de trabalho automatizados (workflows) com vários revisores e aprovadores, conforme necessário.
• Receba em tempo real as principais notificações sobre as cláusulas contratuais, assegurando que sua empresa e seus fornecedores cumpram os compromissos dentro das datas e condições estipuladas.

De acordo com a World Commerce & Contracting (WCC)as empresas gastam em média 60% de seus gastos associados à negociação com fornecedores. Isto significa que a terceirização continua a crescer, o que significa que os fornecedores estão se tornando atores-chave em qualquer organização e, portanto, exigem uma gestão contratual ótima.

Pelo mesmo motivo, o monitoramento da segurança e qualidade dos insumos alimentares, da origem das matérias-primas e dos preços, são aspectos que estão se tornando cada vez mais complexos e caros, por isso é essencial ter um repositório digital de todos os processos comerciais associados, através de uma gestão contratual completa que garanta a qualidade dos bens e serviços adquiridos, a segurança e o cumprimento dos prazos de pagamento nas operações comerciais de produtos alimentícios, entre outros aspectos. 

Em resumo, a aquisição de um software de gerenciamento de contratos como o Webdox CLM é essencial para reduzir os riscos da cadeia de fornecimento, pontos fracos e conflitos, bem como o alto custo dos problemas legais, melhorando assim os processos de negociação com fornecedores, formando relações comerciais perfeitamente reguladas e colaborativas sob soluções eficazes que permitam registrar as atividades de todo o processo de negociação.