A natureza de uma empresa é buscar maneiras de otimizar processos constantemente, com o fim de alcançar melhores resultados e alcançar metas, tal como cita o método de melhoria continua kaizen, termo japonês que representa a melhora contínua através de pequenas mudanças nos processos para conseguir melhorar a qualidade e eficiência dos mesmos.
Muitas vezes estas mudanças podem, inclusive, tirar aqueles modelos de negócios tradicionais da sua zona de conforto. No entanto, isto é considerado um plus para avançar no ritmo das constantes transformações dos dias atuais.
Neste sentido, o conceito de “empresa disruptiva” está aparecendo com mais força atualmente, especialmente quando a competitividade se vê comprometida devido às adaptações repentinas que as organizações de todos os tamanhos têm feito para acompanhar a volatilidade do cenário atual.
Por isso, o processo de melhora contínua permite criar uma estratégia que entregue resultados melhores e mais duradouros do que realizar modificações muito extremas em um modelo de negócio.
O que é melhora contínua?
O conceito de melhoria contínua é o esforço constante para otimizar todos os processos de uma empresa. Está baseado na ideia de que um fluxo permanente de pequenas melhorias, feitas de maneira contínua, terá resultados transformadores.
Qual é o impacto de um processo de melhora contínua nas empresas?
Os processos de melhora contínua são aquelas mudanças às vezes pequenas, mas significativas, que são feitas periodicamente nas organizações com o objetivo de gerar impacto na eficiência dos processos, e assim otimizar os resultados em todos os departamentos da companhia.
O interessante deste conceito é que os próprios colaboradores são criadores e executores desses “experimentos”. Ou seja, se a cultura empresarial é horizontal, a atitude e a motivação da equipe serão peça chave para o desenvolvimento sistemático de novas ideias e a implementação de pequenas mudanças escaláveis, que gerem resultados.
O termo “melhora contínua” pode ser considerado, às vezes, como um estilo de gestão e a filosofia de uma empresa. Porém, a verdade é que sempre é preciso executá-la com estratégia e metodologia para, assim, gerar impacto positivo no alcance de metas.
Implementação da melhora contínua em uma empresa
Criar uma cultura de melhora contínua dentro das empresas e envolver a todos os colaboradores é fundamental para poder gerar as mudanças necessárias. Neste sentido, o primeiro passo para implementar um processo de melhora contínua empresarial de sucesso é empoderar os colaboradores com o apoio de todos os líderes e do departamento de Recursos Humanos.
Uma vez que o plano inicial for executado - considerando o estado real da qualidade e eficiência de produtos e processos e estudando as oportunidades de melhorias por área - cada membro da equipe poderá colaborar com ideias para diferentes tarefas, para logo implementá-las e analisar os resultados.
O segundo passo é registrar as ideias em um repositório ou documento compartilhado, que seja visível para toda a organização. As ideias podem ser apresentadas com documentos na nuvem, usando ferramentas criativas como o Think Tanks (que são sessões de ideias e grupos de reflexão), ou com questionários para identificar onde as próximas melhorias podem ser feitas.
Ao contar com este repositório de ideias, todos os trabalhadores podem incluir propostas para otimizar os seus próprios departamentos, as quais poderão ser avaliadas através de diferentes métodos como votação ou análise da diretoria. Uma maneira de motivar os colaboradores para participar destas iniciativas é propondo recompensas ou bônus, caso os experimentos tenham sucesso.
Exemplo de um processo de melhora contínua
Um ponto que deve ser destacado quanto aos processos de melhora contínua, é que as empresas que contam com um sistema de gestão de qualidade certificado pela norma ISO 27001, deverão trabalhar conforme o indicado na Cláusula 10.2, que aponta como requisito para o ISO que a organização melhore continuamente a idoneidade, adequação e eficiência do SGSI (Sistema de Gestão de Segurança da Informação), especialmente diante de possíveis ameaças que comprometam o sistema de informação das empresas.
Um exemplo de um Software para a gestão de contratos que conta com a certificação ISO 27001 e que executa, constantemente, sessões de melhora contínua para otimizar a experiência do usuário, é o Webdox CLM.
A melhora contínua é um item importante que deve ser aplicado nos processos dentro de toda organização. No entanto, é difícil concretizar as ações quando as ferramentas que a companhia utiliza não permitem realizar ajustes e alterações. Neste sentido, Webdox CLM é uma solução flexível, que permite aplicar melhorias contínuas ao processo contratual das empresas.
Dessa forma, um processo ao qual sempre se estão buscando melhorias ficará, sem dúvidas, melhor preparado para enfrentar mudanças organizacionais ou mudanças externas que tragam resultados para a empresa. Por exemplo, a transformação digital pela qual todas as empresas estão passando atualmente.
Definitivamente, uma das principais maneiras de implantar a melhora contínua é apoiando-se em softwares especializados para cada uma das tarefas na empresa e que possam ser integrados entre eles, como por exemplo, Webdox CLM para gerenciar os contratos, um CRM como Salesforce para a gestão de vendas, etc.
Em um mundo que avança rápido, as organizações devem buscar ter processos mais ágeis e eficientes. Webdox CLM é uma excelente ferramentas de melhoria continua que pode ser adaptada a cada caso, permitindo otimizações em partes ou na totalidade do processo contratual, reduzir tempos e gerar mais eficiência no trabalho.
Você quer conhecer a Webdox e iniciar a melhora contínua na sua empresa?
