Você sabe o que é GED (ou DMS, em inglês)? Antes de começar a detalhar as suas funcionalidades e para que serve, vamos contextualizar. A quarta revolução industrial afetou muita gente, dividindo opiniões. O certo é que, bem ou mal, a nova forma de trabalhar está totalmente alinhada com as mudanças trazidas pela transformação digital, e hoje a produtividade marca a diferença para o sucesso ou fracasso de uma empresa. Neste âmbito, a eficiência e trabalho colaborativo são os motores para o êxito, e a digitalização dos processos através de ferramentas como GED ou CLM é o caminho para isso.
O que é GED ou DMS?
Um sistema de gestão eletrônica de documentos, conhecido no Brasil pelas siglas GED ou, em inglês, DMS (Document Management System), permite armazenar, arquivar e pesquisar rapidamente grandes quantidades de documentos. E não é só isso. Este tipo de software é capaz de registrar, em tempo real, as alterações nos documentos feitas por diferentes usuários em um trabalho colaborativo, mantendo um histórico de todas as versões e modificações criadas no arquivo.
Arquivos de texto, áudio, vídeo, imagem, entre outros, estão disponíveis através de uma pesquisa rápida na ferramenta, onde também podem ser integrados e-mails para centralizar tudo em um mesmo ecossistema. As palavras-chave, categorias ou metadados são parte da gestão de documentos, permitindo que a informação seja encontrada facilmente à medida que os negócios avançam.
Para que serve um GED (DMS)?
Com um software GED, é possível otimizar a produtividade dentro de uma empresa ao facilitar a organização de documentos e o acesso a informações importantes. Para isto, o sistema permite categorizar arquivos por tags como: usuário criador, código, tipo de conteúdo, data, última modificação, e outros critérios personalizados.
As restrições que a pandemia do Covid-19 impôs em todo o mundo mudaram o cenário tradicional de trabalho. Hoje, a ênfase está nos problemas de gestão que o trabalho remoto pode gerar, e na contribuição de novas soluções digitais para manter as equipes conectadas e alinhadas com os objetivos da empresa.
Um sistema GED economiza tempo de gestão, reduz custos e melhora a experiência dos clientes internos e externos em uma organização. Inclusive, pode ser uma ferramenta útil e prática para a administração de contratos, principalmente no departamento jurídico, onde pode ser perfeitamente complementado com um CLM (Contract Lifecycle Management), que se encarrega da gestão dinâmica e sistemática dos contratos em todas as suas etapas, incluindo a assinatura, cumprimento e renovação.
A seguir, listamos três dos principais usos de uma ferramenta GED para as empresas:
1. Permite organizar os dados de forma inteligente
A organização hierárquica é um dos aspectos chave que deve ser considerado no momento de contratar um software de gestão eletrônica de documentos, especialmente para aquelas empresas que lidam com grandes volumes de dados. Nestes casos, um software GED se converte em um parceiro estratégico ideal, pois permite controlar e organizar, em tempo real, todas as versões e atualizações de cada documento, através de funcionalidades como categorização, etiquetas e classificação.
2. Acessibilidade de documentos compartilhados
Graças a um sistema GED, os documentos da empresa podem ser compartilhados de forma digital tanto interna como externamente e, se for preciso, é possível criar restrições de acesso específicas para cada usuário. Com isso o uso de papel é eliminado definitivamente, colaborando com a preservação do meio ambiente.
3. Integração com outras ferramentas
Outra utilidade importante dos softwares GED é a sua fácil integração com outras ferramentas de gestão empresarial como Microsoft Office, CRM (como Salesforce), Software de Gestão de Contratos como Webdox CLM ou Sistemas de Gestão de Conteúdos (CMS).
Vantagens de utilizar um DMS
As empresas mais atualizadas entendem a importância de contar com soluções tecnológicas para agilizar os seus processos, sempre que estas tenham altos padrões de segurança. Neste caso, um GED não é exceção. Este tipo de software é uma ferramenta chave para ajudar as empresas a conseguir melhores resultados e alcançar os seus objetivos. Algumas das principais vantagens de usar um sistema GED são:
Rastreabilidade de documentos
Um sistema GED é um pilar que apoia e facilita os processos de trabalho em todos os departamentos de uma organização. Este software permite seguir um arquivo desde a sua criação, passando pelas edições e alterações, até o seu armazenamento.
Toda a rastreabilidade de um documento pode ser feita através de GED, o que garante a transparência no trabalho e o acompanhamento de tarefas. Inclusive, o sistema pode ser programado para informar aos usuários, automaticamente, sobre novas alterações feitas nos documentos.
Acesso rápido aos arquivos e maior eficiência
O fluxo de trabalho é um processo complexo. Por isso, uma das principais vantagens de um sistema GED é a organização e fluidez de informação. Muitas vezes, uma nota por pagar deve passar por um processo extenso de aprovação que inclui licitações, orçamentos, documentos comparativos, contraofertas e ordens de compra, até chegar na pessoa encarregada de aprovar o documento e autorizar o pagamento. A automatização permite, por exemplo, alertar se um valor ingressado supera o preço autorizado para certa compra, ou ainda notificar se há processos pendentes para finalizar um pagamento.
Controle de versões em tempo real
Outra vantagem da GED é a facilidade para seguir e controlar as diferentes versões do documento até chegar na versão final. Por exemplo, no caso da redação de um documento técnico, onde o que é comunicado é uma informação muito específica, normalmente se exige a aprovação de especialistas. Este tipo de situações pode envolver uma série de etapas e passar por muitas pessoas. Por isso, um sistema GED se converte em um aliado ideal ao permitir acesso ao histórico extenso e útil do documento.
Segurança e backup de documentos
Finalmente, quem nunca apagou, sem querer, um arquivo importante do ecossistema de trabalho? Com um DMS, recuperar um documento pode ser muito mais simples do que parece. Já passaram os tempos de procurar CDs e pendrives para encontrar backups de arquivos. Graças à tecnologia, hoje bastam algumas palavras-chave para pesquisar no sistema e encontrar, em poucos segundos, uma lista de documentos que coincidem com os termos da pesquisa.
Diferenças entre um DMS e um CLM
As empresas que usam software GED (ou DMS) podem acessar a informação desde qualquer dispositivo, através do navegador Web, para modificar documentos online e em conjunto com outros usuários. No entanto, os sistemas GED estão focados principalmente no conteúdo, colaboração, redação e gestão de versões, mas pecam em outras necessidades úteis para uma gestão completa de Contract Management, como aquelas que envolvem processos ou a gestão pós-assinatura de contratos.
Neste sentido, um software CLM como Webdox, entrega soluções para estas necessidades ao digitalizar documentos legais abrangendo um amplo campo de controle de contratos novos e antigos dentro da empresa. Com a seleção de funcionalidades e personalizações, este sistema permite administrar, avaliar e armazenar estes documentos, além de ter ferramentas para acompanhamento e criação de alertas para avisar sobre datas e marcos chave de cada contrato.
É hora de ser digitais! Implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa permitirá compartilhar arquivos de maneira muito mais simples e rápida, trabalhar em colaboração totalmente online e prevenir a perda de informações cruciais para o seu negócio. As organizações modernas já sabem e, para elas, softwares como CLM, CRM, ERP e GED já são ferramentas de rotina.
