Continuar gerenciando contratos manualmente ou com processos complicados em 2022 não é definitivamente a melhor opção para os bancos, pois estes ficam expostos a diferentes tipos de vulnerabilidades e riscos, especialmente quando se trata de segurança e conformidade em um ambiente onde milhares ou mesmo dezenas de milhares de contratos precisam ser gerenciados e analisados.
De acordo com o estudo The State Of Systems Of Agreement, 2021: A Spotlight On Financial Services And Insurance conduzido pela Forrester, os principais desafios e dores de um Gerente Jurídico que ainda lida com seus processos contratuais manualmente são semelhantes na maioria dos bancos, destacando principalmente:
- Erros devido à transferência manual de dados contratuais.
- Ineficiência devido à redação manual de informações contratuais.
- Dificuldade em manter a segurança e a confidencialidade das informações bancárias.
- Orientação verbal/manual para diferentes áreas da organização que têm uma relação direta com os acordos.
- Erros e duplicação de trabalho ou informações devido a dados inseridos incorretamente.
- Dificuldade em encontrar a redação completa do contrato nos repositórios físicos.
- Falta de visibilidade da localização e status dos documentos assinados.
- Má visibilidade do status dos acordos.
- Experiência ineficiente ou ruim para os clientes quando precisam assinar contratos.
Portanto, como Gerente Jurídico, é muito importante perguntar por que a alternativa de modernizar os atuais processos de contratação através de uma solução tecnológica para reduzir o risco e acelerar o desempenho do Banco ainda não foi avaliada.
Software orientado para a eficiência do Departamento Jurídico do Banco
Todos os anos, um banco na América Latina cria em média 150 mil novas contas, para cada uma delas cerca de 4 a 5 contratos têm de ser assinados pelo cliente. Em outras palavras, os bancos administram em média cerca de 600 mil contratos entre pessoas físicas e jurídicas, o que se traduz em processos complexos que devem ser administrados da melhor maneira possível, a fim de melhorar as relações comerciais. A isto devem ser adicionados os contratos associados a empréstimos, investimentos, operações próprias do banco, recursos humanos, e um longo etc.
Neste sentido, as empresas perdem 9,15% de suas receitas a cada ano devido a má administração de seus contratos, segundo a World Commerce And Contracting Association (WorldCC). Este conceito tem sido referido pelo WorldCC como "fuga de valor" nos contratos.
Para reverter a perda de valor no banco, o software CLM (Contract Lifecycle Management) não apenas digitaliza documentos, mas assume todo o processo de criação e gerenciamento dos mesmos, uma vez que automatiza, consolida e agiliza processos, arquivos e comunicações para a correta gestão e cumprimento de contratos dentro do banco, assumindo o controle de contratos novos e antigos e orientando-se para o cumprimento tanto das regulamentações governamentais quanto das próprias normas internas da entidade.
Por isso, o WorldCC assegura que as organizações que investem em soluções tecnológicas em seu processo de contratação colham recompensas tangíveis, incluindo uma redução de até 80% no tempo médio do ciclo desde a licitação até a assinatura do contrato.
Um software de gestão de contratos permite:
a).- Padronizar a comunicação do Gerente Jurídico com as diferentes partes interessadas internas e externas do Banco, com o objetivo de gerenciar e assinar eletronicamente os diferentes tipos de contratos de clientes internos e externos.
b).- Visibilidade da carga de trabalho do Gerente Jurídico e a atribuição de tarefas, permitindo total visibilidade e transparência de todo o processo contratual com a mais alta autoridade.
c).- Gerenciar o conteúdo de todos os contratos e documentos legais, com acesso a vários modelos e integrações com ferramentas que tornam o processo contratual mais ágil.
d).- Alertar de acordo com datas chave ou marcos, o que facilita a renovação oportuna dos contratos requeridos, assegurando o cumprimento, bem como a encomenda fácil de cada documento em um repositório ou biblioteca eletrônica sob os critérios específicos do Banco.
e).- Um CLM não só agiliza os processos contratuais com os clientes externos do Banco, mas também melhora os processos de contratação dentro de toda a organização e seus diversos fornecedores.
Software ideal para gerenciamento de riscos e conformidade
A conformidade legal e a privacidade dos dados são aspectos essenciais que devem ser constantemente observados no Banco, especialmente no departamento jurídico, pois expor dados sensíveis a riscos devido a medidas de segurança ineficientes pode causar enormes perdas de tempo, custos extras de compensação, perda de dados e, acima de tudo, danos irreparáveis à reputação do Banco.
Com o software CLM, o Banco pode ter certeza de que todos os contratos contêm as últimas versões aprovadas das cláusulas, controlando a redação e as versões dos contratos, o que permite aos usuários ter controle e monitoramento constante de todo o processo contratual, garantindo maior conformidade com as normas internas e regulamentares.
Pela mesma razão, a conformidade regulamentar como objeto da administração do banco precisa de uma solução como Webdox CLM que permita a conformidade regular e o diagnóstico da privacidade dos dados, com o objetivo de proteger todos os ativos e, ao mesmo tempo, cumprir com todas as normas legais.
Com Webdox, é possível identificar e prever os riscos associados ao cumprimento de contratos e também garantir o conteúdo correto na criação de contratos, ao mesmo tempo em que se cumpre com as regulamentações específicas de cada país.
Assinatura eletrônica para melhorar a colaboração entre a gerência e os clientes
O software de assinatura e gerenciamento de contratos Webdox CLM também oferece uma solução de assinatura eletrônica simples que funciona com certificados de assinatura eletrônica emitidos por um dos líderes mundiais na emissão de certificados de assinatura (Digicert Certificate Authority), que podem ser utilizados para vários tipos de contratos e documentos legais da Companhia de Seguros, promovendo a colaboração entre as áreas.
Além disso, Webdox possui integrações com os diferentes Provedores de Serviços de Certificação (CSPs) credenciados para fornecer assinaturas com certificados digitais ou assinaturas eletrônicas avançadas por país, o que facilita a assinatura de contratos que o exijam por lei.
Em resumo, um CLM como Webdox é um parceiro estratégico que permite a automação e o controle da eficiência e eficácia da Gestão Jurídica e sua interação com outras áreas do Banco, tornando cada fase e processo contratual visível com as informações apropriadas, a fim de melhorar as relações comerciais com seus clientes.
