A conformidade legal e a privacidade dos dados são aspectos essenciais que devem ser observados em todos os setores e em todas as áreas da empresa, especialmente no departamento jurídico, pois expor dados sensíveis a riscos devido a medidas de segurança inadequadas pode causar enorme perda de tempo, custos extras de reparos, perda de dados e, acima de tudo, danos irreparáveis à reputação da Companhia de Seguros.
Portanto, o cumprimento como um objetivo de gestão da seguradora requer uma ferramenta de gestão que permita o cumprimento regular e o diagnóstico da privacidade dos dados, a fim de proteger todos os ativos, cumprindo ao mesmo tempo todas as normas legais.
Com um software CLM como Webdox, é possível identificar e antecipar os riscos associados ao cumprimento de contratos e também garantir o conteúdo correto na criação de contratos, ao mesmo tempo em que se cumpre com as regulamentações governamentais e padrões profissionais de cada país.
A realidade contratual das companhias de seguros
O relatório Most Negotiated Terms 2020 realizado por la WCC, é um estudo que permite às empresas e organizações de todos os setores compreender melhor suas negociações e os tipos de contratos mais utilizados e valorizados. Os dados analisados no relatório incluem os resultados dos setores financeiro e de seguros em todo o mundo.
O relatório revela um conflito contínuo no gerenciamento do risco percebido e real, especialmente para as instituições financeiras, em um cenário cercado pela incerteza e volatilidade devido à pandemia COVID-19, tornando essencial que os gerentes jurídicos avaliem uma mudança fundamental nas prioridades e práticas de seus processos contratuais atuais.
Analise abaixo as condições contratuais que os negociadores da indústria seguradora consideram ser as mais significativas em termos de seu impacto no resultado final:
- Abrangência e objetivos/especificações.
- Responsabilidades das partes.
- Preço / Cobrança / Mudanças de preço.
- Entrega.
- Níveis de serviço.
- Limitação de responsabilidade.
- Segurança dos dados.
- Privacidade dos dados.
- Cibersegurança.
- Rescisão.
- Conformidade regulamentar.
- Segurança.
- Continuidade dos negócios / Recuperação de desastres.
- Informações confidenciais / Não divulgação.
- Conformidade com as políticas (ambiental, segurança, etc.).
Na mesma linha, os termos contratuais mais frequentemente negociados no setor de seguros são:
- Limitação de responsabilidade
- Preço / Cobrança / Mudanças de preço
- Indenização
- Abrangência e objetivos / Especificação
- Rescisão
- Pagamento / Opções de pagamento
- Responsabilidades das partes
- Garantia
- Danos
- Entrega.
Conforme se sobe na curva de risco, a qualidade das negociações tem um impacto crescente nos resultados gerais da seguradora, especialmente quando se trata de um grande volume e diferentes tipos de documentos.
Portanto, no mundo jurídico, o mais importante é evitar desacordos e erros no processo contratual das seguradoras, pois além de destruir as relações comerciais, enormes perdas de dinheiro e tempo são geradas em negociações intermináveis como resultado de uma gestão ineficiente e/ou contratos complexos e mal administrados.
Portanto, Webdox recomenda evitar riscos no processo contratual e acabar com a idéia de que, ao lidar com diferentes tipos e quantidades de documentos, os erros no processo contratual são inevitáveis.
A realidade é que, trabalhando com um CLM de qualidade, é possível evitar desacordos na negociação, já que, tendo total clareza e visibilidade de todo o ciclo de vida do contrato, o Gerente Jurídico será capaz de antecipar possíveis conflitos e evitá-los vitoriosamente, conseguindo uma execução contratual bem sucedida.
Software orientado para a eficiência do Departamento Jurídico
As empresas perdem 9,15% da receita a cada ano devido à má administração de seus contratos, segundo a World Commerce And Contracting Association (WorldCC). Este conceito tem sido referido pelo WorldCC como "perda de valor" nos contratos.
Para reverter a perda de valor, o software Contract Lifecycle Management (CLM) não apenas digitaliza documentos, mas também leva todo o processo de criação e gerenciamento dos mesmos, automatizando, consolidando e racionalizando processos, arquivos e comunicações para uma correta gestão de contratos e conformidade dentro da seguradora, assumindo o controle de contratos novos e antigos, e visando a conformidade tanto com as regulamentações governamentais quanto com os padrões profissionais.
Devido a isso, WorldCC assegura que as organizações que investem em seu processo de contratação colham recompensas tangíveis, incluindo uma redução de até 80% no tempo médio do ciclo desde a oferta até a assinatura do contrato.
Um software de gestão de contratos permite:
a).- Padronizar a comunicação do Gerente Jurídico com os diferentes atuantes internos e externos da Companhia de Seguros, com o objetivo de gerenciar e assinar eletronicamente os diferentes tipos de contratos tanto de clientes internos como externos.
b).- Visibilizar a carga de trabalho do Gerente Jurídico e a atribuição de tarefas, permitindo total visibilidade e transparência de todo o processo contratual com a mais alta autoridade da Gerência Geral.
c).- Gerenciar o conteúdo de todos os contratos e documentos legais, com acesso a vários modelos e integrações que tornam o processo contratual mais ágil.
d).- Alertar de acordo com prazos ou marcos chave, o que facilita a renovação oportuna dos contratos requeridos, garantindo o cumprimento, além de facilmente encomendar cada contrato em um repositório ou biblioteca eletrônica sob os critérios específicos da Companhia de Seguros.
Assinatura eletrônica para melhorar a colaboração entre gerências
O software de assinatura e gerenciamento de contratos Webdox CLM também oferece uma solução de assinatura eletrônica simples que funciona com certificados de assinatura eletrônica emitidos por um dos líderes mundiais na emissão de certificados de assinatura (Digicert Certificate Authority), que podem ser usados para vários tipos de contratos e documentos legais da Companhia de Seguros, promovendo a colaboração entre as áreas.
Além disso, Webdox possui integrações com os diferentes Provedores de Serviços de Certificação (CSPs) credenciados para fornecer assinaturas com certificados digitais ou assinaturas eletrônicas avançadas por país, o que facilita a assinatura de contratos que o exijam por lei.
Em resumo, um CLM como o Webdox é um parceiro estratégico para ajudar a automatizar e controlar a eficiência e eficácia da Gestão Jurídica e sua interação com os outros departamentos de gestão da Companhia de Seguros, tornando cada fase e processo contratual visível com suas devidas informações e acompanhamento para fornecer rastreabilidade a todas as fases do contrato em um único lugar.
