Política de privacidad de Webdox

“Grupo Webdox” se refiere a las entidades legales que dependan directa o indirectamente del control o propiedad de Webdox Latam Holding Inc.
“Filiales de Webdox” se refiere a las siguientes empresas:

• Webdox Chile: será responsable del tratamiento de tus datos personales, Webdox Legal Informatics & Data SpA sociedad constituida conforme a la legislación chilena, RUT N° 76.596.671-K con domicilio social en Avenida Nueva Costanera 3605 OF 021, comuna de Vitacura, Santiago, y quedará sujeto al tratamiento de las leyes chilenas.
• Webdox Colombia: será responsable del tratamiento de tus datos personales, Webdox Colombia S.A.S, sociedad constituida conforme a la legislación colombiana, NIT N° 901.492.702-0, con domicilio social en CI 67 N° 7, 35 OF 1204, Bogotá D.C, y quedará sujeto al tratamiento de las leyes colombianas.
• Webdox Perú: será responsable del tratamiento de tus datos personales, Webdox de Perú S.R.L., sociedad constituida conforme a la legislación peruana, RUC N° 20604512094 y con domicilio en Av. Víctor Andrés Belaunde N° 147, San Isidro, Lima, y quedará sujeto al tratamiento de las leyes peruanas.
• Webdox México: será responsable del tratamiento de tus datos personales, Webdox de México S. de R.L. de C.V. sociedad constituida conforme a la legislación mexicana, RUC N° WME190114IN7 y con domicilio en Paseo de la Reforma 1200, Lomas de Santa Fe, Piso 7, Contadero, 05349, Ciudad de México, y quedará sujeto al tratamiento de las leyes mexicanas.
• Webdox Brasil: será responsable del tratamiento de tus datos personales, Webdox do Brasil Ltda sociedad constituida conforme a la legislación Brasileña cep 04719-002 con domicilio Av Paulista 2439 conj 121, Bairro: Bela Vista, São Paulo, y quedará sujeto al tratamiento de las leyes de Brasil.
  Datos personales: Se refiere a toda información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable.
• Protección de la información de identificación personal (PII): Conjunto de medidas para resguardar datos que identifican a una persona, como nombres, direcciones o números de identificación, previniendo accesos no autorizados, filtraciones o uso indebido.
• Persona natural identificable: se refiere a toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como, por ejemplo, un nombre, un número de identificación, dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.
• Tratamiento de datos de carácter personal: es toda operación, conjunto de operaciones o procedimientos técnicos automatizados o no, que permitan la recolección, registro, procesamiento, almacenamiento, utilización, transmisión y comunicación de tus datos personales.

También podemos recoger información, incluyendo datos personales (es decir, información que te identifica o está vinculada contigo) como nombre completo, cédula de identidad, empresa, industria asociada, área de trabajo, correo electrónico, domicilio, datos biométricos (cuando aplique según servicio contratado), información de la cuenta del usuario como nombre, dirección de correo, y detalles de facturación, datos de uso del servicio como registros de actividad y configuraciones del usuario, datos técnicos como dirección IP, tipo de dispositivo y analíticas del sistema en las siguientes situaciones:

1. Acceso y uso del Servicio Cloud de Webdox: Por medio de la entrega de nombre y correo electrónico del Cliente, sus representantes, dependientes, usuarios autorizados podrán acceder a la Cuenta y usar el Servicio Cloud de Webdox de acuerdo a los permisos otorgados.
2. Inscripción o Participación en Eventos: Si te inscribes o participas en eventos organizados o patrocinados por Webdox, podemos utilizar la información que nos proporciones para contactarte en relación al evento. Asimismo, podríamos informarte sobre eventos futuros o promocionar nuestros servicios.
3. Suscripción a Boletines Informativos: Si decides suscribirte a nuestros boletines y publicaciones, utilizaremos tu correo electrónico u otra información de contacto para enviarte alertas sobre productos y boletines informativos relacionados con nuestros servicios.
4. Participación en Encuestas, Concursos y Sorteos organizados por WEBDOX y/o en colaboración con terceros: Podemos invitarte a participar en encuestas, concursos o sorteos, donde se te solicitará información personal de forma voluntaria para medir la satisfacción del cliente y ofrecer mejores servicios.
5. Solicitud de Empleo: Cuando postulas para trabajar con nosotros, recopilamos y utilizamos los datos personales proporcionados por ti para procesar tu solicitud de empleo.
6. Uso de Sitio y Compras: Recogemos información cuando creas o modificas tu cuenta, utilizas nuestro sitio, realizas compras, solicitas información o contactas con el servicio al cliente. Esta información incluye datos de contacto, financieros y demográficos, y se utiliza para mejorar nuestra comunicación contigo y atender tus solicitudes.
7. Comunicación y Monitorización: Podemos registrar y monitorear las conversaciones telefónicas o comunicaciones electrónicas, ya sea con o sin el uso de inteligencia artificial, entre tú y el personal de Webdox para fines de capacitación y aseguramiento de calidad. Además, si te comunicas con nosotros por cualquier medio (como correo, teléfono, correo electrónico, texto u otro), podríamos usar la información proporcionada para responderte y gestionar futuras comunicaciones.
8. Testimonios y Reseñas: Podríamos mostrar testimonios y opiniones de clientes satisfechos con su consentimiento. Si deseas actualizar o eliminar algún testimonio o reseña, puedes contactarnos para gestionar tu solicitud a privacidad@webdoxclm.com.
9. Utilización del servicio de firma electrónica: Al utilizar la función de firma, se emplearán los datos personales imprescindibles para procesar el servicio de firma electrónica de manera efectiva.

1. Uso de cookies y otras herramientas analíticas destinadas a mejorar la experiencia de navegación en nuestros Servicios. Las cookies nos ayudan a recordar datos como tu correo electrónico para futuras visitas, entender cómo interactúas con nuestras plataformas y mejorar nuestros servicios en función de esa información. Aunque puedes configurar tu navegador para no admitir cookies, esto puede limitar el uso de ciertas funcionalidades de nuestros módulos de software.
2. Datos de Uso y Tráfico: podemos recopilar información sobre los visitantes, como direcciones IP, configuraciones del navegador, información del proveedor de servicios de Internet, páginas de referencia/salida, sistemas operativos, sellos de fecha/hora y datos de clics. Estos datos se utilizan para analizar el tráfico del sitio, diagnosticar problemas del servidor, administrar el sitio o mostrar contenido según tus preferencias.

En los casos en que Webdox recopila datos personales de los usuarios a través de terceros, requerimos que éstos nos declaren y garanticen previamente que cuentan con el debido consentimiento o la autorización legal que los habilita para comunicarnos tus datos personales, y que cumplen a cabalidad con la legislación aplicable sobre estas materias.

Webdox, a veces con la asistencia de un tercero o una filial de Webdox, podrá utilizar su Información Personalmente Identificable para procesar y/o registrar el pago a través de servicios de facturación, servicios de control de cuentas por cobrar y otros similares para proveer los productos y servicios que solicita. Su información de contacto puede ser utilizada para dar seguimiento a las transacciones que inicie a través de la suscripción de servicios y procesamiento de pedidos, así como la provisión de productos y servicios, responder a consultas realizadas a través de estos servicios, informarle sobre cambios y enviarle información adicional sobre Webdox y sus productos y Servicios.

Recopilamos información de usted para proporcionarle servicios disponibles a través de nuestro sitio, como acceso al software de Webdox; registrar y atender su cuenta en línea; proporcionar información que nos solicite; contactarlo acerca de sus solicitudes y consultas; procesar transacciones con tarjetas de crédito y débito; enviarle materiales promocionales o anuncios sobre nuestros productos y servicios, así como nuevas características y ofertas; y ofrecer publicidad dirigida basada en sus intereses.

Compartiremos información personal con organismos del estado por orden judicial si creemos de buena fe que el acceso, uso, conservación o divulgación de la información es razonablemente necesaria para: cumplir con la ley, regulación, citación, proceso legal o solicitud gubernamental exigible; hacer cumplir los términos de uso aplicables, incluida la investigación de posibles violaciones; detectar, prevenir o abordar de otra manera problemas de fraude, seguridad o técnicos; y proteger contra daños a los derechos, propiedad o seguridad de Webdox, nuestros usuarios, clientes o el público según lo requiera o permita la ley.

Podemos compartir sus datos con empresas que nos brindan servicios de apoyo integrados o no en el servicio, o que nos asisten en la comercialización de nuestros productos y servicios. Estas empresas pueden necesitar información sobre usted para poder realizar sus funciones exclusivamente.

• Proporcionarle los Servicios.
• Comunicarnos con usted.
• Procesar sus pedidos.
• Gestionar y recordar sus preferencias y personalizar los Servicios.
• Analizar y mejorar los Servicios u otros productos y servicios que brindamos.
• Mejorar nuestra publicidad y marketing.
• Verificar su identidad.
• Facilitar sus transacciones con nuestros socios de marketing de terceros.
• Informarle sobre ofertas y descuentos.
• Cumplir con nuestras obligaciones legales o según lo permitido por la ley.
• Proteger la seguridad y/o integridad de nuestros usuarios, empleados, terceros, miembros del público y/o los Servicios.
• Prevenir fraudes y hacer cumplir nuestros términos legales.
• Podemos combinar la información que recopilamos de usted a través del Servicio con información que obtenemos de otras fuentes.
• Podemos agregar y/o desidentificar información recopilada a través de los Servicios.
• Podemos usar datos desidentificados o agregados para cualquier propósito, incluidos, sin limitación, fines de investigación y marketing.

Recibimos información de y en nombre de nuestros clientes cuando utilizan nuestros servicios. Debido a la naturaleza de los servicios, esta información puede contener cualquier tipo de información personal identificable, incluyendo datos de Contacto, datos financieros, datos demográficos y datos legales (como números de identificación, correos electrónicos, información de la empresa, secretos comerciales, invenciones, y envíos de ideas, así como otra información sensible necesaria para generar documentos legales). Procesamos dicha información únicamente de acuerdo con las instrucciones de nuestros clientes. Para esta información, el cliente es el "responsable del tratamiento de datos" (para fines de la ley de datos personales aplicables) y es responsable de la mayoría de los aspectos del procesamiento de la información personal. Si tiene alguna pregunta sobre cómo se procesa su información personal en estos casos, y de qué forma puede ejercer sus derechos como sujeto o titular de datos, le solicitamos que por favor se dirija primeramente con el Cliente. Si recibimos alguna solicitud respecto de los datos donde actuamos como procesadores de datos, remitiremos su consulta al cliente relevante.

Por otra parte, también podemos recopilar información de terceros en nombre de nuestros clientes. Por ejemplo, nuestros clientes pueden utilizar nuestro servicio para recopilar información de contrapartes para completar un contrato o documento o para ejecutar una firma electrónica o cualquier servicio que disponga el cliente. Webdox utiliza principalmente esta información con el propósito de administrar y mejorar sus servicios para nuestros clientes. Sin embargo, si el individuo de un tercero decide crear una cuenta en Webdox, procesaremos su información de acuerdo con esta Política de Privacidad .

La base de la licitud de procesamiento de datos personales, es el consentimiento del sujeto de datos o la confirmación del Cliente de que cuenta con la autorización para el procesamiento de datos personales del titular.

Webdox tratará tus datos personales mientras sean necesarios para cumplir con la finalidad para la cual los recolectamos.

Te recordamos que siempre que la base que legitime el tratamiento sea tu consentimiento, podrás ejercer tus derechos tales como rectificación, cancelación o bloqueo, salvo que exista un fundamento legal que nos permita conservar tus datos personales.

Sin perjuicio de lo anterior, podemos conservar tus datos debidamente anónimos durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad a Webdox derivada de la relación que existe con el usuario.

Derecho de acceso o información: Tienes derecho a saber si Webdox está tratando o no tus datos personales y, en tal caso, derecho a conocer qué datos tratamos, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y las personas u organismos a los cuales tus datos son transmitidos.

Derecho de rectificación, inclusión o actualización: Para todos aquellos datos que sean parcial o totalmente erróneos, inexactos, equívocos o incompletos, tienes derecho a modificarlos, actualizarlos o rectificarlos. Siempre que nos solicites rectificar algún dato personal, deberás indicar qué datos deseas modificar en cada caso y acreditarlos adecuadamente.

Derecho de cancelación, eliminación o supresión: Podrás solicitar revocar tu autorización o que eliminemos los datos personales que nos hayas proporcionado voluntariamente cuando estos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hayan sido recopilados o cuando hubiera vencido el plazo para su tratamiento, o, cuando el fin del tratamiento sea el envío de comunicaciones comerciales. En ciertos casos, la eliminación de ciertos datos personales conllevará la imposibilidad de que Webdox pueda realizar dicho tratamiento, y de poder prestar debidamente los servicios que se ofrecen a través del Sitio Web o del Portal Webdox.

Derecho de bloqueo: En los casos en que no sea posible la cancelación de tus datos, y no podamos verificar la exactitud de ellos o la vigencia sea dudosa, procederemos a suspender temporalmente el tratamiento de los datos personales.

Derecho de Oposición: Dice relación con el derecho de solicitar a Webdox el no tratamiento de sus datos personales con base al interés legítimo, debiendo el titular acreditar que su interés prevalece por sobre el interés de procesamiento.

Derecho de Portabilidad: Dice relación con el derecho de solicitar a Webdox la copia de sus datos personales en un formato electrónico y genérico definido por Webdox y poder traspasarlo a otro encargado/ responsable de datos.

*Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Colombia, adicionalmente se les reconocen los siguientes derechos, en virtud de la legislación colombiana:

Derecho a presentar quejas: Podrás presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando adviertas una infracción a la ley aplicable.
Solicitar prueba de la autorización: Podrás Solicitar prueba de la autorización otorgada a Webdox salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.]

*Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Brasil, Ver Anexo a la Política de Privacidad de Webdox: Homologación a la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD) para Servicio Cloud de Webdox- CLM (Versión septiembre 2024)

Puedes ejercer tus derechos ante Webdox completando el siguiente formulario (disponible en español, portugués e inglés): ARCO Webdox
*Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Colombia, tus derechos los podrás ejercer por medio del formulario anterior y por medio de los siguientes procedimientos:

Consultas: Los titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que Webdox, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Reclamos: El titular que considere que la información contenida en una base de datos de Webdox debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante Webdox.
Además, si tienes alguna duda acerca de los tratamientos que realizamos de tus datos personales, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del correo electrónico privacidad@webdoxclm.com

Dado que contamos con servidores en distintas partes del mundo, es posible que tu información se almacene en dichos servidores que se encuentran fuera del país donde vives.

Además, conforme lo dispuesto en el numeral anterior, en caso de transferencias de datos a empresas del mismo grupo empresarial que se encuentran ubicadas en otros países, a empresas proveedoras, u otros terceros, también podemos transferir los datos fuera del país, siempre y cuando sea necesario para la prestación del servicio y desarrollo del Sitio Web y del Portal Webdox.

En todo caso, para toda transferencia internacional de datos personales nos aseguramos de contar con el consentimiento previa y que el destinatario de tus datos personales brinde un nivel de protección adecuado, de acuerdo con lo definido por la regulación de protección de datos personales aplicable.

WEBDOX adopta los procedimientos y sistemas de información adecuados e implementa las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos que puedan conllevar los tratamientos recogidos en la presente Política de Privacidad. Para resguardar la confidencialidad de tu información, utilizaremos procedimientos estrictos de seguridad para tratar de evitar cualquier acceso o tratamiento no autorizado.

Igualmente, nos aseguramos de que nuestros proveedores de servicios también cuenten con estándares de seguridad adecuados para la protección de los datos que tengan acceso, dando cumplimiento a la legislación aplicable.

Webdox podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento, cuyos cambios se harán efectivos al momento de su publicación en el Sitio Web, el Portal Webdox o cualquier aplicación definida por Webdox.
Sin embargo, en caso de que las modificaciones se refieran a aspectos relevantes respecto al tratamiento de los datos personales, como el tipo de tratamiento o sus propósitos, y/o sea exigido por la normativa de protección de datos aplicable, Webdox notificará al usuario por medios electrónicos, de acuerdo a su información de contacto, y se solicitará nuevamente su consentimiento.
Los usuarios que no estén conformes con la Política de Privacidad o los cambios antes señalados podrán retirar su consentimiento, en cualquier momento.

Este anexo complementa la Política de Protección de Datos de Webdox con el objetivo de adecuarla a las disposiciones establecidas por la Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley Nº 13.709/2018), conocida como LGPD. Este anexo tiene prioridad sobre la política general de privacidad de Webdox en los aspectos en los que la normativa brasileña así lo requiera, garantizando el cumplimiento de los principios y derechos establecidos por la LGPD.

Es importante destacar que, en todo aquello que no contravenga la legislación de Brasil, la Política de Protección de Datos de Webdox se mantendrá vigente y aplicable. Este anexo es, en consecuencia, supletoria a la política general y servirá para asegurar que los procesos de tratamiento de datos personales realizados bajo el marco de la LGPD se realicen de manera adecuada y conforme a la normativa local.

La compañía que recolecta y procesa los datos personales en Brasil es Webdox do Brasil.

En caso de que el Cliente no esté basado en Brasil y contrata con otra filial del Grupo Webdox (empresas registradas del grupo basadas en, Chile, Colombia México y Perú), éste deberá declarar previamente a dicha filial de Webdox, la necesidad de aplicar este Anexo en su Contrato. Esta declaración permitirá a la filial del Grupo Webdox ajustar sus procesos y garantizar el cumplimiento de las normativas específicas requeridas por el Cliente.

La Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley Nº 13.709/2018) en adelante “LGPD”, se aplicará en cualquiera de los siguientes escenarios para nuestro Servicio Cloud de Webdox- CLM:

Procesamiento de Datos en Brasil aplica cuando l:

1. El procesamiento de datos personales, como información de contacto y detalles contractuales, se realiza en Brasil. Por ejemplo: email, domicilio, CPF, otros.
2. La finalidad del procesamiento es ofrecer o proporcionar nuestros servicios de gestión de contratos, independientemente de si el procesamiento se realiza dentro de Brasil o en el extranjero. Será responsabilidad del Cliente fuera del territorio de Brasil, requerir el estándar LGPD.
3. Se procesan los datos personales de individuos que se encontraban en Brasil en el momento de la recopilación de dicha información.
4. Contratación directa de los Servicios Cloud de Webdox con Webdox do Brasil Ltda.

La legitimidad del procesamiento de datos personales en conformidad con la LGPD en el marco de la prestación del Servicio Cloud de Webdox, está dado por el consentimiento del titular de los datos personales para su procesamiento .

Webdox acepta que el consentimiento debe ser: Informado, sin ambigüedades y voluntario.

El consentimiento del titular para el procesamiento de sus datos deberá ser gestionado por el Cliente. Sin perjuicio de las obligaciones legales de Webdox respecto de la recolección y procesamiento de los datos bajo la ley de LGPD.

Necesidad por Aplicación de Contrato: El procesamiento es necesario para la ejecución de un contrato de gestión de contratos que el titular de los datos haya celebrado. Este escenario puede entenderse como una forma de consentimiento indirecto, ya que el titular de los datos acuerda el tratamiento de sus datos personales en el contexto de la relación contractual.

Como proveedor del Servicio Cloud de Webdox- CLM, nos comprometemos a seguir los principios del Artículo 6 de la LGPD aplicables al Servicio Cloud de Webdox. Para dar cumplimiento a estos principios, Webdox cuenta con metodologías de protección de datos y seguridad las cuales se encuentran certificadas ISO 27001 y 27701 así como SOC 2 tipo 1.

Además, tienen conformada una estructura dedicada a la protección de datos que comprende un DPO regional, DPO contact point en Brasil y un encargado de gobierno de datos. Además del área de seguridad de Webdox.

Webdox se compromete a cumplir con las disposiciones de la LGPD en todas sus operaciones que involucren el procesamiento de datos personales conforme a los escenarios mencionados anteriormente en nuestras Servicio Cloud de Webdox- CLM. Además, garantizamos a los titulares de los datos sus derechos dentro del marco de la LGPD.

Para cualquier consulta o ejercicio de sus derechos bajo la LGPD, por favor contacte a nuestro equipo de privacidad en privacidad@webdoxclm.com o ejerza su derecho directamente en ARCO Webdox.