En México, el uso de contratos y firmas electrónicas está en constante crecimiento, lo que plantea la necesidad de las empresas por comprender en profundidad su validez y marco legal.
1. ¿En qué consisten los contratos y firmas electrónicas?
2. Tipos de firmas electrónicas
3. Diferencias entre la firma electrónica simple y avanzada en México
4. Validez jurídica de la firma electrónica en México
5. ¿Webdox es legal en México?
6. Cómo firmar contratos electrónicos válidos con Webdox CLM
En cuanto a la validez de un contrato, es un tema que puede generar muchas interrogantes, especialmente cuando se utiliza la firma electrónica para llevar a cabo este proceso. Firmar un contrato es la etapa que otorga validez al acuerdo, y hacerlo con firma electrónica en México hoy tiene la misma validez, certeza jurídica y características que si se celebrara de manera presencial.
¿En qué consisten los contratos y firmas electrónicas?
Los contratos electrónicos son acuerdos legales entre dos o más partes que se realizan y ejecutan utilizando medios electrónicos. Estos medios pueden incluir el intercambio de correos electrónicos, el uso de formularios en línea o el acceso a plataformas específicas como los Software de gestión de contratos, diseñados para la celebración de los mismos.
La principal característica de los contratos electrónicos es que se llevan a cabo sin la necesidad de utilizar documentos en papel o firmas manuscritas. En su lugar, se usan registros electrónicos y firmas electrónicas para garantizar la validez y autenticidad del acuerdo.
Por otro lado, las firmas electrónicas son mecanismos utilizados para validar y autenticar los contratos electrónicos. Estas firmas electrónicas reemplazan las firmas manuscritas tradicionales y aseguran la identidad del firmante, la integridad del documento y su no repudio, ya que deben estar validados por la ley de firma electrónica de cada país.
La firma de contratos electrónicos puede tomar diferentes formas y niveles de seguridad, dependiendo de las regulaciones legales locales. En México, se reconocen dos tipos principales de firmas electrónicas: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada.
Tipos de firmas electrónicas
Existen diferentes tipos de firmas electrónicas reconocidas en México, cada una con características y niveles de seguridad específicos. A nivel general, los dos tipos principales de firmas electrónicas son la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada.
1. Firma electrónica simple
Es aquella que se basa en el intercambio de claves y contraseñas entre las partes, es válida jurídicamente y puede ser utilizada como prueba en un juicio. La firma electrónica simple es cualquier dato en forma electrónica que se adjunta o asocia lógicamente a un mensaje de datos y se utiliza para identificar al firmante. Puede ser tan simple como escribir el nombre al final de un correo electrónico o hacer clic en un botón para aceptar los términos de un contrato en línea.
Si bien en México la firma electrónica simple es reconocida legalmente y tiene validez jurídica en caso de controversia, es más fácil de utilizar y menos exigente en términos de requisitos técnicos, ya que su fuerza probatoria puede ser menor que la de la firma electrónica avanzada. Sin embargo, se utiliza ampliamente en relaciones comerciales y empresariales debido a su simplicidad y rapidez.
2. Firma electrónica avanzada
Por su parte, la Firma Electrónica Avanzada o fiable es aquella que utiliza un certificado de firma no repudiable y emitido por un prestador de servicios de certificación de firma electrónica avanzada (FIEL), otorgado por el Instituto Nacional Electoral (INE) o una autoridad emisora autorizada por el gobierno mexicano.
Este tipo de firma identifica al firmante de manera personal y garantiza la integridad del documento. Tiene el mismo valor probatorio que una firma autógrafa, ya que es una firma que cumple con requisitos adicionales establecidos en la legislación.
En el caso de México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada establece los criterios para considerar una firma electrónica como avanzada. Estos criterios incluyen el uso de un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación acreditado y registrado ante la Secretaría de Economía.
La firma electrónica avanzada proporciona una mayor seguridad y validez jurídica que la firma electrónica simple. Se equipara a la firma de contratos autógrafa en términos de fuerza probatoria y puede ser utilizada como prueba en caso de disputa legal.
Específicamente, en México, tanto la Firma Electrónica Simple como la Firma Electrónica Avanzada o Fiable ofrecidas por Webdox -Software de gestión de Contratos reconocido en el país-, cuentan con Constancias de Conservación de Datos NOM-151 incluidas y pleno cumplimiento legal. Esto significa que las firmas electrónicas generadas a través de Webdox cumplen con los estándares y requisitos legales establecidos en el país para garantizar su validez y autenticidad.
Diferencias entre la firma electrónica simple y avanzada en México
La principal diferencia radica en la validez jurídica que se le otorga a cada tipo de firma. Mientras que la firma simple es considerada como una prueba legal en caso de controversia, la firma electrónica avanzada tiene una mayor fuerza probatoria y es equiparada a la firma autógrafa en términos de validez legal.
En este sentido, en México hay dos subtipos de firma electrónica simple, que hacen referencia a la firma autógrafa en mensaje de datos y la validación mediante el intercambio de claves y contraseñas.
De acuerdo al Dr. Alfredo Reyes Krafft, Socio director de LexInf y Consultor internacional en materia de Firma Electrónica, la firma electrónica simple es: “Aquella que deviene del intercambio de claves y contraseñas, es decir, que las partes convienen en utilizar una contraseña para autenticarse y dicha contraseña para las partes en una relación jurídica será perfectamente válida”.
Por otro lado, la firma electrónica avanzada se debe utilizar con una “llave” vinculada a un certificado que emitió un PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Lo que la hace avanzada, es que el certificado o llave que se está usando, debe ser emitido por dicho PSC, a diferencia de una firma simple que no lo requiere.
El certificado digital que exige la firma electrónica avanzada, funciona con el uso de una clave pública y una clave privada, es decir, el certificado es un mensaje de datos encriptados que sólo se puede descifrar si se poseen ambas claves. La clave privada la tiene el firmante y la clave pública la tiene el propio certificado.
Contratos y firmas electrónicas en México y su validez jurídica
Si comprendemos la definición de contrato como un acuerdo vinculante entre dos o más personas o partes y que debe contar con exigibilidad legal, es posible además tener la certeza de que firmas electrónicas en México hoy son posibles, -al igual que en muchos países- debido a su legalidad aprobada en el Artículo 1803 del Código Civil Federal de 1928 y actualizado a la fecha, donde se establece que el consentimiento de un contrato puede ser expreso o tácito. Es decir:
I.- Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y
II.- El tácito resultará de hechos o de actos que lo presuponen o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.
Gestionar contratos y firmas electrónicas en México y sus firmas, es una solución que está en constante transformación, ya que la tecnología otorga cada día nuevas herramientas que facilitan aún más los procesos. Contar con esta alternativa, es especialmente atractiva para quienes deben gestionar y administrar contratos con diferente naturaleza, sin la necesidad de que las partes deban acudir presencialmente a celebrar dichos acuerdos.
Pese a lo anterior, y a las facilidades que ha otorgado la firma de contratos electrónica en varios procesos, muchas organizaciones y personas naturales aún sienten incertidumbre respecto a la certeza jurídica en la gestión contractual digitalizada, cuestionando si el proceso efectivamente cumple con las condiciones de confianza y seguridad.
Para tener certeza de la validez jurídica de los acuerdos gestionados electrónicamente, lo más conveniente es asegurar que las partes puedan acceder a un comparador de versiones el documento y de ser necesario, a pruebas físicas electrónicas otorgadas por un software de gestión de contratos especializado.
De esta manera, se tiene la tranquilidad de que los contratos fueron gestionados y firmados bajo total validez jurídica, de acuerdo a las leyes nacionales mexicanas y con un prestador de servicios de certificación autorizado.
¿Quién regula la firma electrónica en México?
En México, no existe una regulación única que determine la validez y los efectos legales de las firmas electrónicas. La validez de las firmas electrónicas está sujeta a varias leyes y normativas establecidas por distintas entidades legales.
Leyes y códigos que rigen la firma electrónica en México:
Existen varias leyes y normas en México relacionadas con la firma electrónica, incluyendo el Código Civil Federal, el Código de Comercio, la Ley de Firma Electrónica Avanzada, y normas oficiales como la NOM-151-SCFI-2016 sobre conservación de mensajes de datos y digitación de documentos. Estas leyes y normas han sido publicadas en el Diario Oficial de la Federación y han sido modificadas en diferentes fechas.
- En el Código Civil Federal, se regulan en los artículos 1794, 1796, 1803, 1811, 1834 y 1834 bis.
- El Código de Comercio establece su reglamentación en los artículos 89, 89 bis, 93, 97 y 1205.
- La Ley de Firma Electrónica Avanzada, cuenta con los artículos 2 y 7 que establecen su regulación.
- En el Código Federal de Procedimientos Civiles, el artículo 210-A determina la valoración de la fuerza probatoria generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías.
- Por su parte, el Código Nacional de Procedimientos Penales establece en su artículo 51 la utilización de medios electrónicos a lo largo de todo el proceso penal.
Normas específicas del uso de la firma electrónica:
- La Ley de Instituciones de Crédito permite el uso de la firma electrónica avanzada o cualquier otra forma de autenticación para llevar a cabo operaciones y brindar servicios al público a través de dispositivos, medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías, sistemas automatizados y redes de telecomunicaciones.
- La Ley Federal del Trabajo establece que en un proceso laboral, se consideran medios de prueba válidos fotografías, grabaciones de audio y video, documentos digitales, firma electrónica, contraseñas y otros medios tecnológicos.
- La Reforma a la Ley Aduanera establece que la firma electrónica avanzada o el sello digital tienen los mismos efectos legales que una firma manuscrita y deben ser gestionados y sujetos a lo establecido en el Código Fiscal de la Federación.
¿Webdox es legal en México?
La firma electrónica de Webdox en México es legal y válida, ya que opera mediante el uso de su firma electrónica simple que garantiza la atribución, integridad y disponibilidad en el marco normativo, cumpliendo con la NOM 151 en el país.
La firma simple de Webdox se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por Digicert Certificate Authority y puede ser utilizada para un sinnúmero de tipos de contratos y firmas electrónicos en México y documentos en los distintos países de Latinoamérica.
Adicionalmente, Webdox cuenta con una integración desarrollada para la Firma Electrónica Avanzada con los software de firma Doc2Sign (PSC World), Legalario y Mifiel (regulada por la Subsecretaría de Economía de México) para la prestación de servicios de firma cuyos documentos firmados con e.firma/FIEL incluyan una constancia de conservación única para cada documento, cumpliendo así con la NOM 151.
Cómo firmar contratos electrónicos válidos con Webdox CLM
Webdox CLM, al ser un software de gestión contractual que ayuda a centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos, también permite gestionar la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos y firmas electrónicas en marco legal de manera electrónica, y en todas las áreas de la empresa.
En el caso de la firma electrónica simple, Webdox CLM se respalda con el mayor prestador de servicios de certificación mundial Digicert, proveedor que genera sellos criptográficos a nombre de Webdox México con los metadatos del usuario y cliente en la plataforma, en un formato compatible con la ley mexicana.
Para el uso de la firma electrónica avanzada, Webdox CLM opera junto a Mifiel, reconocida plataforma para firmar contratos electrónicos en México y otros documentos de manera electrónica usando la e.firma o FIEL del SAT en México, solución especialmente diseñada para organizaciones que tengan como requisito exclusivo la Firma Electrónica Avanzada.
En el siguiente video explicamos cómo se puede firmar contratos usando la firma Mifiel en México, a través de Webdox CLM:
En síntesis, la adopción de la firma electrónica de contratos electrónicos en México ha brindado numerosas ventajas, como un acceso instantáneo a una amplia cantidad de datos e información, al tiempo que garantiza la seguridad de la información a través de plataformas tecnológicas capaces de gestionar diversos tipos de documentos y acuerdos mediante transacciones seguras.
Estas plataformas generan registros digitalizados que otorgan un valor legal a los documentos, asegurando su validez y autenticidad. Gracias a esta evolución en los procesos de firma de contratos, se ha logrado agilizar y simplificar la celebración de acuerdos comerciales, fomentando la eficiencia y la confianza en las empresas mexicanas.
