Guía Gestión de contratos en el proceso de ventas

Los tiempos cambian, las ventas también. Los nuevos tiempos han traído consigo cambios importantes en la forma en que las ventas son entendidas. Sí, porque el estilo y la filosofía que existió durante décadas sobre el cómo vender a los potenciales clientes ha sufrido una transformación significativa, desde las ventas transaccionales hasta la concepción de las ventas consultivas.

El antiguo (y cada vez más obsoleto) método de ventas transaccionales corresponde a aquel en que el vendedor ofrece al cliente las características de un producto, estableciendo las normas y lineamientos de la negociación, y supeditando la satisfacción del usuario a lo que el producto vendido puede ofrecer. En definitiva, se presentan los aspectos relevantes de un producto o servicio, sin considerar las reales necesidades del prospecto.

Por otro lado, las ventas consultivas ofrecen una alternativa más sensible a las necesidades del consumidor, amoldando la oferta a lo que a este le interesa y/o necesita. Una característica muy decidora de esta metodología es la capacidad de identificar las soluciones que requiere el cliente y alinear los procesos de venta a sus necesidades específicas. Hablamos de una estrategia que debe su éxito al amplio conocimiento del vendedor sobre su área y producto/servicio ofrecido, influyendo en la decisión de compra gracias a los reales beneficios que la adquisición supondrá para el prospecto.

Lo cierto es que aprovechar las ventajas del acoplamiento entre los procesos de venta y compra que implica la implementación de la metodología consultiva, es un aspecto que potencia la optimización de las ventas de una empresa.

El International Association for Contract & Commercial Management -o IACCM, por sus siglas- advierte el cambio de paradigma en lo que a proceso de ventas se refiere, destacando la necesidad de mayor integridad a la hora de abordar potenciales clientes, ofreciéndoles soluciones adaptadas a contextos específicos.

Gestión de contratos, mucho por ganar y perder

Otro aspecto que ha generado una revolución en el proceso de ventas histórico es la importancia que ha tomado la gestión de contratos. ¿Por qué? Un estudio realizado por SpringCM a más de 1.400 ejecutivos, de los cuales 21% correspondían a la fuerza de ventas, arrojó que el 64% considera que el cierre de sus negocios se ha visto retrasado debido al proceso de aprobación de contratos. De ahí la importancia de contar con un proceso eficiente de gestión de contratos en la compañía. Entre otros beneficios el uso de un software para la gestión de contratos permite:

• Mejorar en un 44% la visibilidad y transparencia de los acuerdos.
• Optimizar el tiempo en el proceso de aprobación de contratos.
• Reducir hasta en 6 veces el ciclo de gestión de los contratos.

El proceso de gestión de contratos es un aspecto de gran importancia para la efectividad de la fuerza de ventas, y la utilización de un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés) permite generar importantes réditos en lo que a tiempos de revisión de contratos y resolución de problemas relacionados se refiere.

La optimización de la gestión de contratos cobra mayor relevancia particularmente en empresas que aplican transacciones B2B, pues representa significativas reducciones de costos, conflictos contractuales y plazos de resolución de problemas. Gracias a estos sistemas, los agentes de ventas pueden abordar a sus prospectos con mejores argumentos y estrategias, elevando potencialmente el número de conversiones (ventas efectivas). Asimismo, un CLM ayuda a controlar el proceso de confección, aprobación y negociación de los contratos, acelerando estos procesos, lo que permite cerrar más negocios en menos tiempo.

Una mala gestión del ciclo de vida de los contratos -en lo que al proceso de ventas se refiere- puede traducirse en una serie de aspectos contraproducentes, como los son el aumento significativo en los tiempos de revisión y renovación de nuevos contratos, o el desgaste de relaciones con los clientes.

A continuación veremos como la incorporación de un software CLM (Contract Lifecycle Management) conlleva importantes beneficios para la fuerza de ventas, partiendo por la reducción del ciclo de ventas.

Una de las mayores preocupaciones de los gerentes de ventas es la cantidad de cierres que concreta su equipo de trabajo cada mes durante el ciclo de ventas. Tal y como indica este artículo de Hubspot, la mayoría de los directores ejecutivos se preocupan más por el costo y los resultados netos que por los pasos intermedios.

Sin embargo, según datos del segundo informe anual sobre el Estado de las Ventas -de la empresa Salesforce- es el proceso para llegar a esta meta lo que marca la diferencia entre una empresa de alto o bajo rendimiento. En el documento se aprecia que uno de los problemas más importantes percibidos por los gerentes de ventas es la reducción de la productividad relacionada con las tareas administrativas: en promedio, los vendedores gastan un 64% de su tiempo en tareas que no son de venta. ¿La solución? automatizar la mayor cantidad de estas tareas durante el proceso.

Según las estadísticas, el 48% de las organizaciones con bajo rendimiento tienen procesos inexistentes o informales, mientras que el 50% de los negocios de ventas de alto rendimiento poseen procesos de ventas "estrechamente monitoreados, aplicados estrictamente o automatizados". Además, se estima que las empresas B2B con un ciclo de ventas formal logran incrementar sus ingresos hasta en un 28%.

Un ciclo de ventas formal se diferencia de uno informal en que todo lo que ocurre "detrás de una venta", está claramente definido y es monitoreado: Métodos para administrar el embudo de ventas, tiempo para su mantenimiento y presupuesto para capacitación del proceso.

¿Cómo acelerar el proceso de ventas B2B mediante un CLM?

La gestión óptima de un acuerdo contractual reduce costos y recursos, afianza la relación de la empresa con sus clientes, facilita las relaciones comerciales dentro y fuera de la compañía y aumenta la confianza y la fidelidad a la vez que agiliza el control de los hitos claves post firma.

Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente aporta a la marca una clara ventaja competitiva: la celeridad del proceso de ventas y la disminución del error humano tendrán como resultado un mejor servicio al cliente, debido a que este percibirá el proceso como ágil y confiable.

Tal y como establece la Asociación Internacional de Gestión Comercial y Contratos, IACCM, es necesario contar con los recursos necesarios en la gestión de contratos, dado que las organizaciones que carecen de estos son poco confiables para los potenciales clientes.

Un CLM es ideal para acortar los tiempos en los procesos de ventas, gracias a posee características como:

1. Nuevas solicitudes contractuales

El ciclo de vida de un contrato inicia con las nuevas solicitudes contractuales. En ello, un CLM facilita la centralización y la resolución de este primer paso.

Tanto el registro de la petición como su visualización inmediata en un panel permiten dar pie al resto del proceso que incluye la redacción, revisión, autorización, firma, ejecución y administración del contrato.

Un CLM permite seguir -en tiempo real- los roles establecidos y administrar la información necesaria para la redacción del contrato, como nombre del cliente, monto de venta, acuerdos y particularidades de la transacción, entre otros.

2. Creación de contratos

Un software para la gestión del ciclo de vida del contrato posee herramientas indispensables para la formulación de nuevos contratos, como plantillas preestablecidas que pueden modificarse según los parámetros de la organización, así como la gestión de distintas versiones para su posterior evaluación. Además, incluye diversas funcionalidades para la aplicación de estructuras, criterios de redacción y estilo.

Durante esta etapa la persona encargada puede cerciorarse de que detalles importantes como cláusulas, pactos, términos y condiciones estén incluidos en el contrato.

3. Proceso de validación de contratos

Este tipo de herramientas facilitan la comunicación entre las áreas involucradas durante el proceso de producción y gestión de nuevos contratos.

Comentarios, acotaciones y cambios pueden ser fácilmente gestionados durante cada etapa. La automatización permite que nada quede al azar, creando una hoja de ruta desde el primer momento. Así, cada persona asignada para un rol específico podrá visualizar y controlar sus responsabilidades, según los parámetros que la organización considere pertinentes..

4. Firma electrónica

La firma electrónica es uno de los aspectos que ahorran más tiempo y dinero a la hora de gestionar contratos con clientes, traduciéndose en importantes beneficios para la empresa. Así, algo que antaño tomaba días, hoy puede reducirse a minutos.

5. Administración post-firma

Con un CLM cada paso generará un registro en el sistema, otorgando la visibilidad y trazabilidad necesaria en cualquier momento con el fin de identificar cuáles aspectos en la gestión del ciclo de vida del contrato pueden ser mejorados. Comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados podrán ser consultados posteriormente para su evaluación.

Sin duda, un CLM brinda la agilidad necesaria a la hora de acelerar el proceso de ventas, genera una disminución de los costos y controla el error humano durante el ciclo de vida de un contrato. A continuación abordaremos en mayor profundidad algunas de las características de un CLM y su aplicación práctica en el área de ventas.

El proceso de creación de contratos puede ser complicado y extenderse demasiado cuando no se cuenta con un proceso bien definido para su elaboración, aprobación y firma. De hecho, se estima que la creación y aprobación de contratos requiere de 3 a 4 semanas, aunque puede ser más en caso de que surjan problemas.

Al no existir una metodología o un sistema especialmente dedicado a ello, las solicitudes pueden hacerse de manera informal vía mensaje de texto, email o llamada telefónica, con lo que inevitablemente habrá problemas de comunicación, y se entregarán datos y especificaciones incompletas.

Un software especializado en la gestión de contratos -CLM, acrónimo de Contract Lifecycle Management- optimiza el proceso de creación y gestión de contratos, ya que permite acceder a toda la información necesaria para su elaboración, automatiza tareas y crea flujos de trabajo que agilizan el proceso. De hecho (según Aberdeen Group), el tiempo de aprobación de un contrato se reduce en un 82% utilizando este tipo de herramientas.

Al utilizar herramientas como Webdox para cerrar contratos, gestionarlos y administrarlos, es posible optimizar los procesos asociados, gracias a ciertas ventajas que brindan este tipo de soluciones, tales como:

1. Mejora en la comunicación

Cuando después de largas negociaciones se llega a un acuerdo y se inicia con la redacción de un contrato, es común que -por falta de comunicación- se omitan datos importantes entre ventas, el departamento legal y otras áreas que puedan estar involucradas, que es donde comúnmente se encarga su elaboración. Al apoyarse en un CLM como Webdox se unifica el canal por el que ambos departamentos se comunican de forma directa y clara, favoreciendo el trabajo en equipo mediante herramientas de creación colaborativa en línea.

2. Uso de datos y antecedentes pertinentes

La automatización que favorece un CLM permite centralizar las solicitudes de contratos de ventas, manteniendo la información completa y actualizada. Para la redacción de un contrato, se cuenta con una base de datos en las materias relevantes de un contrato, ya sea comercial, financiera, legal, entre otras, y se tiene acceso en tiempo real a la información referente a cada contrato.

3. Plantillas preestablecidas

Un software para creación de contratos posee plantillas predefinidas que pueden editarse según los requerimientos particulares de cada cliente u organización. Así, es posible generar un tipo de contrato para cada empresa y el rubro en el que se desenvuelve.

4. Herramientas de control de versiones

Un CLM como Webdox lleva un registro de las diversas etapas del ciclo de vida del contrato, guardando versiones de cada una de ellas, lo que permite volver atrás en caso de que algún cambio no resulte como se espera.

En muchas organizaciones, tanto el departamento de ventas como otras áreas siguen utilizando el método tradicional durante la gestión del ciclo de vida de los contratos de ventas -es decir, amparándose en el formato físico-, aumentando los riesgos de inconsistencia u omisión de datos.

Como consecuencia de ello, hay un consumo excesivo de tiempo y recursos, pudiendo incurrir en errores en la digitación que ralenticen aún más el proceso e, incluso, derivando en la cancelación del acuerdo,.

Ahora bien, cuando se automatiza la gestión de contratos la situación se torna más favorable para la empresa, pues hay un orden durante el proceso que genera transparencia y consistencia en la información, ahorrando costos y tiempo, además de elevar las posibilidades de cerrar el contrato.

¿Por qué acelerar el proceso de revisión y validación de contratos?

Según Aberdeen Group, aquellos equipos que son capaces de acelerar el ciclo de ventas han logrado incrementar de manera consistente los ingresos de su empresa año tras año (13.3% en promedio). Un incremento 2.2 veces mayor que el resto de las empresas (6.2% en promedio). En ese sentido, la automatización del ciclo de vida de los contratos de ventas puede generar importantes réditos para las empresas.

Los departamentos de ventas entienden que el factor rendimiento en el ciclo de vida de los contratos es crucial para la empresa, ya que la demora o ralentización del proceso puede significar una disminución importante en la productividad en general. En ese sentido, el uso de un software CLM -acrónimo de Contract Lifecycle Management- permite disminuir el tiempo de aprobación de los contratos en un 82% (Fuente: Aberdeen).

¿Cómo afecta el uso de la tecnología de gestión de contratos para acelerar la revisión y aprobación de nuevos contratos?

La tecnología resulta vital en el proceso de gestión de contratos, precisamente, porque aporta la eficiencia y rapidez requerida. Al automatizar el proceso, puedes optimizar los recursos de tu empresa, permitiendo que el personal se concentre en otras labores, mientras el ciclo de vida de los contratos es gestionado por una herramienta especializada en la materia.

En este sentido, los workflows de Webdox posibilitan un correcto y óptimo intercambio de información entre las distintas partes involucradas en los procesos de gestión de contratos y, además, permiten identificar responsabilidades para evitar retrasos que pudieran impedir el cierre oportuno de los acuerdos entre dos o más partes.

Los proceso de validación de contratos en Webdox, llevados a cabo a través de workflows, ordenan claramente las etapas que abarcan todo el ciclo de vida de los contratos (solicitud, creación, revisión y aprobación de los contratos). Esto permite, además, que nada quede al azar, definiendo una hoja de ruta desde el inicio del proceso y dejando claras las responsabilidades de cada parte involucrada.

Los gerentes de ventas, la gerencia legal y la gerencia general podrán visualizar y controlar sus propias responsabilidades y se podrá identificar posibles “cuellos de botella” en cualquier punto del proceso. Además, Webdox facilita el cumplimiento de los plazos, para que cada una de las etapas transcurra sin demoras.

Como hemos visto, la automatización es el mejor camino para acelerar la revisión y aprobación de los contratos de ventas. Al respecto, contar con herramientas como Webdox puede hacer la diferencia a la hora de elevar la productividad y lograr una mayor tasa de cierre de contratos.

Todo gerente comercial sabe que los esfuerzos por captar prospectos deben culminar en conversiones, específicamente en ventas, y que una venta exitosa decanta en la firma de un contrato. En este último punto, la forma en que lleve a cabo puede ser determinante a la hora de cerrar efectivamente un acuerdo contractual, especialmente cuando se trata de la negociación de contratos B2B (con otras empresas).

Según un informe publicado por Aberdeen, los equipos de venta alcanzan, en promedio, sólo el 55% de su meta anual. Entonces, ¿qué ocurre con el 45% restante? Hablamos de un margen de incumplimiento que responde a falencias en el proceso y a las herramientas que los departamentos de ventas están utilizando para conseguir ventas efectivas. No sorprende, por lo tanto, que las organizaciones estén explorando la gran cantidad de soluciones disponibles para el incremento de sus ventas.

En ese sentido, la firma electrónica surge como una gran oportunidad para optimizar los procesos y brindar a prospectos y clientes una mejor alternativa a la hora de cerrar un contrato. Hablamos de una solución que apunta a elevar la eficiencia en las operaciones de ventas y de dar mayor efectividad a las estrategias del departamento de ventas.

Firma electrónica: ¿qué es y por qué usarla?

La firma electrónica es un conjunto de datos que se asocian a un documento electrónico, actuando como una firma auténtica, original y que asegura la autoría del firmante.

La firma electrónica responde a las necesidades de un mercado cada vez más digitalizado y ágil, en el que no hay espacio para trámites engorrosos o que requieran demasiado tiempo para concretarse. Este recurso permite reducir costos y tiempos, disminuir el uso de papel y ofrecer considerables ventajas en seguridad y resguardo, frente al método tradicional.

Año tras año, las empresas que utilizan la firma electrónica aumentan sus márgenes de beneficios y disminuyen los costos por cliente en comparación con las empresas que no la han implementado aún, en donde incluso incrementaron los costos anuales (1,7% frente a -1%).

Ventajas de la firma electrónica en procesos de venta

1. Agilidad y movilidad para la fuerza de ventas y el cliente

En promedio, se calcula que el tiempo que tarda la tramitación de una firma tradicional desde el momento de su solicitud es mayor a 5 días. Sin embargo, con el uso de una firma electrónica, el proceso requiere de tan solo 37 minutos en promedio.

2. Mayor alcance

Muchas empresas han ampliado sus ventas y servicios más allá de sus fronteras. En este mundo digital y on-demand, estas organizaciones están obteniendo una clara ventaja competitiva al adaptarse a las necesidades del mercado actual.

3. Se elimina el papel

Ya no es necesario almacenar enormes cantidades de datos en espacios físicos y archivos muertos, todos los costos implícitos en la impresión sobre papel se reducen considerablemente.

4. Mayor respaldo y fidelidad

Una firma en papel puede ser falsificada, pero la firma electrónica avanzada contiene una serie de datos específicos inalterables, como quién firmó, cuándo y dónde.

¿Cómo implementar la firma electrónica en el área de ventas?

Para que una empresa pueda utilizar la firma electrónica, es fundamental que obtenga un certificado digital emitido por un proveedor de servicios de certificación (PSC), los cuales pueden ser empresas nacionales e internacionales que prestan los servicios de firma electrónica simple. Cabe destacar que el uso de firma electrónica avanzada dependerá de la legislación de cada país y su utilización quedará reservada para casos especiales, en donde se requiera lograr plena prueba de la firma.

Con la firma electrónica simple, la empresa ya puede comenzar a gestionar sus contratos con esta solución que permite agilizar los tiempos, disminuir los riesgos y tener un mejor respaldo de los acuerdos contractuales contraídos con terceros.

Integración de la firma electrónica con sistemas CLM

Un sistema CLM (Contract Lifecycle Management) le permite a la fuerza de ventas conocer, dar seguimiento y administrar los datos del cliente, firmas y montos contemplados en el contrato, entre otros acuerdos y consideraciones de las partes.

Una fuerza de ventas que cuenta con un sistema de firma electrónica integrado a un CLM optimiza considerablemente sus estrategias de ventas, facilitando el alcance de sus objetivos comerciales y posicionándose como un referente ante sus prospectos y clientes.

Webdox cuenta con firma electrónica integrada, con lo cual las empresas obtienen mucha más agilidad en el proceso de gestión y administración de sus contratos, optimizando sus recursos y brindando a sus clientes un soporte mucho más confiable que la firma tradicional. Si consideramos que, anualmente, las empresas llegan a perder hasta un 9,15% de sus ingresos por una gestión ineficiente de contratos, -según lo expone la IACCM- la integración de la firma electrónica con un software especializado podría ser la solución a muchos problemas.

El uso de los CRM permite generar importantes ventajas en el área de Ventas, ya que facilita el conocimiento de clientes y prospectos, permitiendo un mayor control del ciclo de ventas. Esto es posible gracias a la aparición de herramientas cada vez más precisas y especializadas, como las producidas por SalesForce, Oracle CRM, SAP CRM, Genesys y Adobe System, algunos de los principales desarrolladores en este rubro.

Por otro lado, los software CLM, como ya hemos visto, son plataformas cuyo principal objetivo es apoyar las labores de gestión de contratos, aplicando herramientas que facilitan la gestión completa del ciclo de vida del contrato, como solicitudes de contratos, herramientas de creación y versionamiento, firma electrónica, gestión post-firma, entre otros.

Una de las preguntas más recurrentes cuando ya se trabaja con un CRM en el área de ventas es la capacidad de integración con un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos. La buena noticia es que puedes usar tu CRM de siempre e integrarlo con un CLM obteniendo importantes beneficios.

¿Cuáles son los beneficios de integrar ambos sistemas?

La integración de tu CRM con un CLM puede potenciar las funciones de ambos sistemas, favoreciendo aspectos como:

1. Tratos más personalizados con clientes

Contar con bases de datos actualizadas sobre las preferencias de los clientes ofrece una posibilidad única de brindar mejores servicios, siendo esto aplicado también a la elaboración y negociación de contratos. Un estudio realizado por Aberdeen Group -una empresa consultora con amplia trayectoria en servicios tecnológicos- determinó que los procesos de negociación de nuevos contratos pueden verse reducido hasta en 19 días gracias a este tipo de herramientas.

2. Mejora relación con clientes

El mejoramiento de los procesos internos de tu empresa se traduce en una incuestionable mejora de la imagen que los clientes generan de la misma.

El anteriormente nombrado estudio de Aberdeen Group mostró que este tipo de sistemas permite aumentar la visibilidad de los contratos con clientes en un 44%. Además, la posibilidad de contar con estados actualizados y en tiempo real de los contratos se traduce en una mayor capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes.

3. Reducción de costos en diferentes áreas

Una reducción de hasta un 60% en gastos operacionales, son solo algunas de las ventajas referidas a la reducción de costos que conlleva la implementación de un sistema de gestión de contratos en conjunto con un CRM.

4. Automatización y mayor eficiencia

La automatización que ofrecen estos sistemas conlleva enormes mejoras en la eficiencia de los procesos internos empresariales. Esto queda demostrado cuando se nombran los estudios de Aberdeen Group, que evidencian que los ciclos de transacción pueden agilizarse entre un 50% y un 75%.

5. Mejor comunicación

La estandarización de procesos y documentos facilita la comunicación interna de una empresa, mejorando el proceso de sinergia interdepartamental y, por ende, la toma de decisiones interiores. Un CLM se traduce en mejoras internas que se proyectan en la imagen empresarial externa, lo que potencia los efectos de los CRM.

Como ves, la integración de un CLM con tu CRM puede reportar importantes beneficios a tu empresa. Sin embargo, es importante que evalúes al proveedor de esta solución. En ese sentido, Webdox se alza como una de las principales opciones del mercado, gracias a su experiencia, profesionalismo y prestaciones de la plataforma, ofreciendo una herramienta intuitiva y con un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) del más alto nivel.