Actualmente, la mayoría de los procesos de adquisición en la gestión de contratos con proveedores se desarrollan utilizando un Portal de Compras, un sistema desarrollado específicamente para gestionar compras, proveedores, licitaciones y planificación de recursos al contar con una amplia gama de funciones. Sin embargo, la ausencia de herramientas especificas para la tarea termina perjudicando la gestión de contratos y, consecuentemente, el proceso de negociación con los proveedores.
Webdox es un software específico para la Gestión del ciclo de vida del Contrato, ya que cubre los procesos y actividades que desarrollan todas las áreas de una empresa, como es el área de compras en el proceso de la negociación con proveedores, gestionando los contratos de forma integral.
Las empresas que utilizan Webdox tienen la capacidad de centralizar, consolidar, automatizar y agilizar los contenidos y negociaciones relevantes con sus proveedores, lo que se traduce en eficacia y eficiencia durante la transformación digital de todo el proceso contractual de manera integral.
Beneficios de un CLM para el proceso de negociación con proveedores
- Estandarizar la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas.
- Articular el contenido de contratos y documentos, controlar los procesos mediante indicadores que miden la creación, cláusulas, negociación y aprobación del contrato y controlar cada fase del ciclo de vida de un documento, monitoreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.
- Firmas electrónicas certificadas de manera rápida y ágil por ambas partes.
Y en la relación con proveedores, Webdox se transforma en un aliado estratégico por su apoyo en todo el proceso de negociación:
- Win-Win: al ser más claro y ágil todo el proceso, permite que tanto el comprador como el proveedor puedan beneficiarse de una buena comunicación, lo que a la larga redunda en beneficios tangibles, como una disminución del tiempo en el proceso contractual, ganado en aclaraciones y en entender los contratos tomados, así como una mayor eficiencia en el trabajo, por tener un mejor conocimiento de las tareas y asignaciones.
- Posición de negociación: al tener más claros tus compromisos, puedes fortalecer tu posición como negociador, porque la claridad te permite saber qué puedes ofrecer y qué no, y cuál es el valor real de lo que estás pidiendo y entregando.
- Rapidez: al trabajar todo digital (firmas, colaboración, aprobaciones, envíos, etc), hace mucho más ágiles todos los procesos, por lo que tienes el resultado del contrato más rápido.
- Calificación y documentación: Con un CLM puedes calificar a tus proveedores según cumplimiento de contratos, plazos, burocracia, solicitar documentación, etc. Permitiéndote escoger con más claridad a tus mejores proveedores y solicitar cumplimiento de requisitos.
También te gustará nuestra guía de gestión de contratos en la negociación con proveedores
Además, Webdox cuenta con otras herramientas que resultan de decisiva utilidad, como la de alarmas de plazos, repositorio digital y una base de datos clasificada según criterios establecidos. Este software es, sin duda, un instrumento fundamental para crear y administrar un contrato, garantizando una relación comercial mutuamente beneficiosa, al tiempo que reduce riesgos, mejorando sustancialmente el proceso de negociación con proveedores.
Por lo tanto, es importante integrar estos sistemas al proceso de gestión de contratos utilizando un software especialmente desarrollado que tiene todas las funciones necesarias para cubrir el ciclo de vida del contrato. Desde su aplicación hasta la terminación o renovación, pasando por la redacción y gestión de contratos digitales; y finalmente, incluyendo entre sus herramientas la de coordinar firmas con proveedores.
