¿Qué hace un administrador de contratos?

Un administrador de contratos no solo debe desarrollar, negociar y evaluar los contratos entre una organización y otra. Su responsabilidad es aún mayor, ya que, entre otras tareas, debe analizar los riesgos y velar porque todos los documentos contractuales de su compañía cumplan con los requisitos legislativos, especificaciones técnicas y plazos establecidos.

¿Cuáles son las características de un administrador de contratos?

Para que un administrador de contratos sea exitoso en los procesos de gestión contractual, debe contar con una serie de habilidades técnicas e interpersonales que le permitan llevar a cabo sus funciones de forma eficaz, a partir de una amplia base de conocimientos esenciales sobre la materia, como también, ciertas características personales innatas. 

• Los administradores de contratos, por lo general, son licenciados en finanzas, contabilidad o derecho, aunque algunos también consiguen el título mediante un diplomado o MBA. Entre las principales características en cuanto a conocimientos técnicos, destacan su entendimiento en temas financieros y comerciales, comprensión del derecho contractual, gran atención a los detalles, pensamiento analítico y capacidad de resolución de problemas.
• También es clave que sean excelentes comunicadores, que tengan habilidad para la negociación y mediación para gestionar acuerdos.
• No obstante, una de las habilidades más importantes que un administrador de contratos debe tener, es su capacidad para analizar detalladamente la complejidad que implica cada acuerdo. En el proceso contractual cada detalle es clave, ya que el más mínimo error, inconsistencia, omisión, lenguaje ambiguo o términos poco claros, pueden generar malos entendidos entre las partes involucradas.

Un administrador de contratos tiene la responsabilidad de administrar y gestionar las diferentes etapas del ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud, creación, redacción y administración de solicitudes de cambios y correcciones del acuerdo hasta llegar a su ejecución y firmas.

En este sentido, la principal misión del administrador de contratos es garantizar que la compañía obtenga los mejores resultados posibles de cada contrato.

Entre las responsabilidades de un administrador de contratos, también se pueden incluir:

• Elaborar propuestas de modelos de contratos para apoyar los objetivos de la organización.

• Analizar e interpretar las estimaciones de todos los costos implicados en un contrato y determinar si son razonables.

• Negociar y aprobar los términos del contrato asegurando siempre que los proyectos se mantengan como fueron establecidos.

•  Analizar contratos para asegurarse de que cumplan con las leyes y regulaciones estatales y federales.

• Monitorear el desempeño del ciclo de vida del contrato para garantizar que se cumplan todos los KPI.

• Centralizar toda la comunicación y documentación relacionada con el contrato y las áreas involucradas.

•  Identificar posibles riesgos y contribuir a su mitigación.

Una vez que se firma un acuerdo, el administrador de contratos también debe adoptar las acciones que sean necesarias para evitar atrasos en las fechas estipuladas en el contrato. En este sentido, el administrador deberá cumplir idealmente con un seguimiento cronológico para evitar retrasos.

Por ejemplo, en el caso de un contrato con un proveedor, el administrador de contrato debe ser el responsable de verificar y estar al tanto de las fechas de inicio, término o renovación del contrato, además de otros aspectos no menores, como son las características del servicio, su calidad, cómo se lleva a cabo, el cumplimiento de horarios y todos los requisitos solicitados.

Ventajas de un software CLM para el administrador de contratos

Un administrador de contratos debe ser capaz de gestionar diferentes tipos de contratos, desde los simples a otros más complejos. Si por ejemplo, en un contrato engorroso el proceso es manual, el administrador de contratos debe revisar el documento completo para corroborar si hay partes donde es o no es necesario hacer cambios, lo que genera enormes pérdidas de tiempo. 

Para agilizar el proceso y reducir la carga administrativa, una excelente alternativa es contar con un software CLM (Contract Lifecycle Management), especializado en la gestión del ciclo de vida de los contratos.

Un software de administración y gestión de contratos no solo digitaliza los contratos, sino que también toma por completo todo el proceso de creación y gestión contractual, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión y compliance dentro de la empresa, orientado a cumplir con la legislación y regulaciones correspondientes a cada país.

Un CLM software como Webdox permite, entre muchas otras funcionalidades, identificar los segmentos de contenido específico de un contrato que pueden ser modificados, haciendo una distinción automática y dividiendo el contenido trabajado con un filtro capaz de reconocer todo lo que es nuevo, a diferencia de las cláusulas que son estándar.

Al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, se facilita esta tarea para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato.

De este modo, nada queda al azar, ya que hay un acceso más directo y fácil para la visualización de cada proceso, con tiempos definidos para cada revisión y posterior envío a las distintas partes involucradas para ser firmado.

Un CLM, por tanto, es una solución tecnológica para el administrador de contratos, ya que mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales de los mismos, permitiendo que cada etapa del ciclo de vida del acuerdo circule sin contratiempos.

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Casos de éxito de Webdox CLM como un administrador de contratos

Caso Banco Santander Chile

El Banco Santander Chile, enfrentaba problemas en los flujos de contratación internos debido a la generación y gestión de documentos. Para solucionar esto, adoptaron Webdox, una plataforma que mejoró la calidad y rapidez en la elaboración de documentos para todas las áreas. Gracias a la firma electrónica de Webdox, se logró mayor celeridad y seguridad en los procesos, permitiendo llevar trazabilidad de intervenciones y generar documentos inalterables. Los resultados incluyeron mitigar riesgos, mejorar tiempos de atención y aumentar el cumplimiento de procesos.

• Optimización del tiempo de elaboración de documentos.
• Incremento en el cierre de ventas debido a una mayor agilidad en los procesos.
• Aumento del cumplimiento y seguridad en las operaciones financieras y bancarias.

Caso L’Oréal Chile

L’Oréal Chile enfrentaba el desafío de optimizar la gestión de contratos y mejorar la trazabilidad de los documentos. Implementaron Webdox CLM para digitalizar sus procesos contractuales, logrando una centralización y agilización en la aprobación y firma de acuerdos. La plataforma también se adaptó a otros flujos de validación en distintos departamentos de la compañía. Los resultados incluyeron ahorro de tiempo y recursos, trazabilidad centralizada, automatización de procesos contractuales y una firma electrónica de documentos.

• Ahorro de tiempo y recursos mediante la automatización de procesos y flujos de aprobación.
• Mejora en la trazabilidad de todos los procesos, gracias a la plataforma centralizada.
• Mayor eficiencia en la firma electrónica de contratos y documentos, agilizando la ejecución de acuerdos.

Caso WOM

Premium Restaurant Brands enfrentaba el desafío de gestionar cientos de contratos anualmente, lo que dificultaba la visibilidad y el control de los mismos. Buscaban una herramienta que permitiera una gestión integral de contratos, desde la solicitud hasta la ejecución, con trazabilidad y reportería. Implementaron Webdox CLM para optimizar el proceso contractual, mejorar el control de reportes y tener una gestión integral de los contratos.

• Estandarización de solicitudes contractuales a través de formularios.
• Reportes periódicos para controlar el desempeño de los procesos contractuales.
• Archivo digital robusto, confiable y centralizado a través de un repositorio en la nube.
• Optimización de tiempo en la gestión de todo el ciclo de vida de los contratos.

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