Aumentar la eficiencia de los procesos -pero sin afectar la atención médica- y reducir los costos de negociación, son parte de los principales desafíos de las empresas del sector de la Salud.
Sin embargo, para lograr estos resultados, se deben tener en cuenta todos los aspectos posibles que involucren mejoras en los procesos. En este sentido, implementar las herramientas idóneas para optimizar los procesos contractuales, suele ser uno de los asuntos que muchas empresas aún no priorizan.
No obstante, la realidad es que en los últimos dos años, algunas empresas del sector Salud ya han tomado conciencia de la importancia de la gestión del riesgo como una prioridad clara y urgente, por lo que ya están trabajando con soluciones tecnológicas que les permitan impulsar los flujos de datos y agilizar los procesos contractuales y comerciales, acelerando la toma de decisiones debido a un mayor intercambio de datos que requieren de la colaboración e implicancia entre áreas.
¿Por qué es importante la gestión de contratos en Salud?
La constante volatilidad en el campo de la Salud, expone a las empresas del sector a diferentes tipos de riesgos asociados a cumplimientos y vulnerabilidades de seguridad de la información, como por ejemplo, incumplimientos de los procesos comerciales, hasta a asuntos más delicados, como la fuga de datos sensibles. Esto inevitablemente acelera los riesgos de desactualizaciones de sistema, creando un desafío constante para las empresas que buscan mantenerse actualizadas y competitivas en su enfoque de gestión contractual y comercial.
En este sentido, es clave que los líderes empresariales comprendan que la gestión digital de contratos pasó de ser un nice-to-have a un critical-to-have, es decir, las organizaciones deben pasar a una etapa de maduración de sus procesos contractuales para obtener los resultados deseados. Sin embargo, las empresas que aún no implementan soluciones de este tipo, es porque probablemente aún no identifican con claridad los desafíos e ineficiencias que deben superar en un sector tan demandante y regulado como es el de la Salud.
No obstante, la buena noticia es que de acuerdo al reporte Contract and commercial management benchmark report -Health and pharma sector de la WorldCC, el sector salud y farmacéutico está por encima de la media en tener claridad sobre la responsabilidad de la gestión comercial y de contratos, con un 72 % frente al 63 % de la media de otros sectores.
Adicionalmente, el mismo informe señala que el sector Salud lidera el campo en su impulso hacia la automatización, con un 71% de los encuestados asegurando que la adopción de herramientas y software de gestión de contratos está bajo consideración activa, lo que refleja una necesidad más amplia de digitalizar y optimizar las operaciones.
Principales desafíos de la gestión contractual en el sector de la salud
Gestionar y administrar miles de contratos internos, con clientes y proveedores, a través de flujos de trabajo ineficientes, dificultan el seguimiento de renovaciones y/o términos de las relaciones comerciales.
Más allá del volumen y tipos de contratos que las empresas del sector Salud deben gestionar y administrar, surgen otros desafíos en común que se deben tener en cuenta como aspectos críticos a resolver si se requieren mejorar los procesos tanto internos como externos:
- Plazos coherentes: los contratos se deben ejecutar a tiempo y cumplir con los plazos acordados.
- Gestión del tiempo: reducir la carga operativa del proceso contractual es importante en una industria que debe enfocar sus esfuerzos y tiempo en aspectos más relevantes.
- Cumplimiento normativo: mantenerse al día con el cumplimiento de los diferentes organismos reguladores del sector Salud es fundamental.
- Almacenamiento y visibilidad: los contratos deben estar almacenados de tal forma que las personas puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
- Seguridad: es clave contar con un sistema que cumpla con los protocolos de seguridad para evitar filtraciones de datos sensibles y fallas tecnológicas.
- Evitar errores: tener la máxima atención al detalle de cada modelo de contrato es importante, ya que pequeños errores pueden incurrir en grandes gastos.
- Revisión de versiones y aprobaciones: el trabajo colaborativo entre áreas y clientes durante el proceso contractual, es esencial para tener la versión final oficial de cada contrato.
Si bien algunas empresas del sector de Salud y Bienestar ya cuentan con recursos tecnológicos especializados para la Gestión Contractual y Comercial, en la mayoría de los casos, los esfuerzos se siguen enfocando en la actividad administrativa.
Por lo mismo, y para resolver efectivamente los desafíos mencionados anteriormente, es clave que en el mediano y corto plazo las empresas del sector adopten nuevas políticas y prácticas comerciales y de contratación para asegurar una mayor eficiencia y eficacia en los procesos y en la gestión de relaciones comerciales.
La cadena de valor en la gestión de contratos en Salud
Las organizaciones del sector de Salud y Bienestar gestionan al menos 50 tipos diferentes de contratos, cada uno con flujos de trabajo únicos, entre los que destacan contratos de prestación de servicios profesionales de atención médica, contrato de acceso a la salud, contratos de seguros de salud, proveedores, entre otros.
Sin embargo, para que la gestión de contratos en el sector de la Salud sea eficiente, debe cumplir con las 9 fases que involucra el ciclo de vida del contrato, desde las solicitudes hasta las renovaciones, incluyendo los procesos de pre y post firma electrónica.
Con un Software de Gestión de Contratos (CLM) como Webdox, las negociaciones de las empresas del sector pueden reducir o mitigar considerablemente los puntos de fricción en el ciclo de vida del contrato, acelerando los procesos comerciales con nuevos clientes y renovaciones con proveedores mediante firma electrónica y digital, asegurando el cumplimiento normativo del sector Salud y permitiendo a las diferentes áreas de la empresa trabajar de manera transversal y conjunta.
Beneficios de Webdox CLM para empresas del sector Salud
Una excelente o ineficiente gestión de los contratos afecta directamente en la relación comercial que se tiene con los clientes tanto internos como externos, así también con los proveedores. Es por esto que Webdox CLM resulta ser una excelente alternativa para toda empresa de sector de la Salud que busca alcanzar con éxito sus procesos.
Las empresas del sector de la Salud que utilizan Webdox, logran beneficios cualitativos como:
- Aceleración de los procesos empresariales proporcionando una experiencia sencilla de firma electrónica simple.
- Firma digital o avanzada para aquellas empresas que requieren de una serie de requisitos técnicos y jurídicos según la regulación local.
- Centralización de la información y comunicación entre las áreas internas, integrándolas con clientes y proveedores en una única plataforma.
- Ahorro de tiempo y recursos, automatizando y estandarizando el proceso de firma desde la creación del documento hasta su ejecución y archivo en el repositorio digital.
- Seguimiento en tiempo real del estado de cada contrato durante el proceso de firma.
- Control de la ejecución del contrato a través de alertas y notificaciones.
- Integración con los sistemas empresariales críticos que ya utilizas a diario (ERP, CRM, etc.).
- Apoyo en sostenibilidad mediante el menor uso de papel, agua y energía.
En términos cuantitativos, las empresas que gestionan sus procesos contractuales con Webdox obtienen los siguientes beneficios:
- 80% de incremento en el número de acuerdos cerrados.
- 90% ahorro de tiempo dedicado a las aprobaciones y firmas de contratos.
- 65% menos carga operativa de trabajo.
- 30% de ahorro en tiempos de gestión.
- 5x más contratos firmados y validados.
- 21x de eficiencia en la aprobación de contratos.
Todo indica que ya es momento de que los líderes de negocios del sector comprendan que la gestión de contratos va más allá de un rol meramente legal y administrativo, ya que contar con una solución que abarque todas las etapas que implica el proceso contractual, pasa a ser una columna vertebral de muchos otros procesos en la cadena de valor, tales como el desarrollo empresarial, procesos más ágiles para los propios pacientes y clientes, y por ende, una mejor gestión financiera.
