Debido a los rápidos avances de la era digital, las empresas necesitan de soluciones tecnológicas para agilizar sus procesos. Aquí es donde la automatización y la eficiencia se convierten en elementos claves para el éxito empresarial.
1. El potencial de la IA en la gestión de contratos
2. Mejorando la gestión de contratos con la IA
Ante este escenario, la Inteligencia Artificial (IA) emerge como una poderosa herramienta que está transformando diversos aspectos de las operaciones comerciales, y que ha demostrado un gran potencial en la gestión de contratos.
En este artículo, exploraremos cómo la IA, en particular la IA de ChatGPT, puede mejorar significativamente la gestión contractual, simplificar procesos y maximizar la eficiencia en la vida útil del contrato.
Desbloqueando el potencial de la Inteligencia Artificial en la gestión de contratos
La gestión de contratos ha sido durante muchos años una disciplina manual, poco entendida, lenta y muchas veces costosa. Sin embargo, esta gestión hoy está siendo abordada por herramientas de gestión de contratos, conocidas por su sigla CLM (Contract Lifecycle Management).
Con estas soluciones, los contratos pueden ser digitalizados, automatizados, integrados en otros procesos de negocios y sistemas, y gobernados por los múltiples actores que participan de manera activa y colaborativa en todo el ciclo de vida del contrato: desde la etapa de prefirma (elaboración, negociación y aprobación contractual), pasando por el proceso de firma, hasta la fase de post firma (administración, gestión de obligaciones, gestión financiera del contrato, reportería y más).
Además del enorme campo que ofrecen los CLM para la automatización y el control de los contratos, hoy la tecnología disponible nos permite ir más allá, especialmente con el uso de la Inteligencia Artificial en el contexto de las nuevas tecnologías, como es el caso del Chat GPT y otras herramientas de Inteligencia Artificial Generativa.
La aplicación de IA generativa para la gestión contractual ofrece grandes beneficios, como acelerar los tiempos de redacción de un contrato, reducir los tiempos de revisión legal, minimizar los riesgos al detectar desviaciones contractuales, mejorar el cumplimiento normativo y más.
Muchos de estos procesos operan hoy con eficiencia, y otros aún se encuentran en un camino exploratorio que va en ascenso y con sorprendentes mejoras. La IA que vemos ahora, aplicada también a los contratos, está evolucionando al ritmo más acelerado de la historia de la humanidad.
Mejorando la gestión de contratos con la IA de ChatGPT
La IA de ChatGPT, es una tecnología de procesamiento de lenguaje natural avanzada que permite la comunicación bidireccional con los sistemas informáticos. Su capacidad para comprender y generar texto de manera coherente y precisa la convierte en una herramienta valiosa para la gestión de documentos legales. Esta inteligencia artificial se puede presentar en diversas formas. A continuación, se presentan algunas de las mejoras para la gestión de contratos:
Automatización de tareas repetitivas
La IA de ChatGPT puede automatizar muchas acciones, como la extracción de información relevante de contratos existentes, la identificación de cláusulas estándar y la generación de resúmenes ejecutivos. Esto ahorra tiempo y recursos, permitiendo a los profesionales legales enfocarse en tareas más estratégicas.
Mejora la precisión y reduce errores
La inteligencia artificial tiene una capacidad innata para analizar grandes volúmenes de texto y detectar patrones y anomalías. Al utilizarla en la gestión de contratos, es posible identificar eventuales errores o discrepancias en los términos y condiciones, así como asegurarse de que se cumplan los requisitos legales y regulatorios, lo que reduce el riesgo de errores humanos y posibles litigios.
Búsqueda y recuperación de información eficiente
La capacidad de comprensión del lenguaje natural que entrega ChatGPT, permite realizar búsquedas rápidas y precisas dentro de los contratos. Esto facilita la recuperación de información específica cuando se necesite, lo que resulta especialmente útil en documentos extensos con múltiples cláusulas y disposiciones.
Asistencia interactiva en tiempo real
La IA de ChatGPT puede proporcionar asistencia interactiva en tiempo real a los usuarios durante todo el ciclo de vida de un contrato. Los usuarios pueden hacer preguntas y recibir respuestas instantáneas y precisas relacionadas con los términos contractuales, las obligaciones y los plazos. Esta función facilita la colaboración entre diferentes equipos y acelera el proceso de toma de decisiones.
Análisis predictivo y gestión de riesgos
La IA de ChatGPT puede analizar datos históricos y patrones en los contratos existentes para proporcionar información valiosa sobre el rendimiento y el cumplimiento contractual. Esto ayuda a las organizaciones a identificar posibles riesgos, tomar decisiones informadas y optimizar las estrategias de contratación en el futuro.
Inteligencia Artificial en la gestión de contratos: Un cambio de paradigma
La realidad es que el proceso tradicional de gestión de contratos -que involucra la revisión y el seguimiento manual de cientos o miles de documentos-, es un ejercicio que consume mucho tiempo y es propenso a errores. Pero gracias a la IA de hoy, este panorama está cambiando rápidamente.
La IA actual, más inteligente y pre entrenada con largos modelos de lenguajes (conocidos como LLMs) y con su capacidad para procesar y analizar enormes cantidades de datos en un instante, permite hacer el trabajo contractual más eficiente y preciso, certero y basado en la memoria y entendimiento contractual y legal.
Reforzando lo anterior, Chat GPT 4 logró hace algunos meses superar al 90% de los abogados en el examen de abogados del Bar Association, lo que demuestra la gigantesca capacidad que brinda hoy esta tecnología, y nos deja expectantes de la super inteligencia que seguirá apareciendo en el futuro.
Siguiendo con lo anterior, hoy existen diversas herramientas, en las que también está trabajando Webdox, que aprovechan la IA para automatizar la extracción y análisis de información clave de contratos. Estas herramientas utilizan IA -muchas de ellas IA Generativa-, para extraer datos relevantes de los documentos legales, identificar y revisar cláusulas y establecer procesos más eficientes para la gestión de estos, identificando patrones eficientes y eficaces previos, entre otras características.
Lo anterior, permite a los equipos legales reducir drásticamente el tiempo que dedican a redactar, revisar o consultar información sobre sus contratos y, al mismo tiempo, aumenta la precisión de la revisión, acelerando dramáticamente el acceso a la información.
Los principales beneficios del uso de la IA en la gestión de contratos
Gracias a la innovadora tecnología de IA Generativa, las empresas han alcanzado niveles de eficiencia y precisión nunca antes imaginados. A continuación, se muestran las principales ventajas que conlleva el uso de la IA en la gestión de contratos.
Aceleración de los tiempos del contrato
Uno de los principales beneficios del uso de la IA en la gestión de contratos, es la notable reducción de tiempo que lleva acceder, gestionar y revisar contratos. La IA puede analizar rápidamente grandes volúmenes de documentos, identificar patrones y extraer información relevante. Esto permite a los equipos legales centrarse en las tareas más estratégicas y de alto valor, acelerando en general el proceso de contratación.
La IA Generativa actual, es capaz de entender los estándares contractuales esperados de una organización y compararlos con los contratos que se pretenden revisar, lo que permite encontrar en ellos desviaciones, y así facilitar los procesos de negociaciones.
Reducción de costos
El uso de IA en la gestión de contratos puede generar importantes reducciones de costos. Gracias a esta solución, los equipos legales pueden procesar contratos de manera más rápida y precisa, minimizando errores y evitando la necesidad de costosas correcciones. Esta eficiencia se traduce en un ahorro significativo para la organización, ya que se reducen los pagos a servicios de abogados externos y se optimiza el trabajo de los equipos legales internos.
Además, la incorporación de IA en la gestión de contratos beneficia a los usuarios de negocios no especializados en derecho. La tecnología generativa, como el Chat GPT, permite aclarar dudas contractuales de forma rápida, sencilla y precisa. Esto universaliza el conocimiento sobre los contratos y mejora la interacción de los usuarios con los mismos, agilizando los procesos y evitando malentendidos.
Reducción de riesgos
Las herramientas de inteligencia artificial generativa también juegan un papel vital en la reducción de riesgos en la gestión contractual. La IA puede identificar cláusulas riesgosas o faltantes en los contratos y alertar a los equipos legales y de negocio.
Esto permite a las organizaciones identificar y mitigar potenciales riesgos contractuales antes de que se conviertan en problemas significativos. Si bien este análisis de riesgo idealmente se lleva a cabo en la etapa previa a la firma de contratos, también es esencial aplicarlo a los contratos existentes.
En este sentido, la inteligencia artificial aplicada a contratos puede ser de gran ayuda al revisar grandes conjuntos de documentos legales vigentes y ya firmados, identificando posibles riesgos y permitiendo tomar medidas correctivas, como renegociaciones de términos o reorganización del portafolio contractual para que sea más manejable y seguro.
Mejora del cumplimiento
El cumplimiento es otro aspecto crítico de la gestión de contratos. La IA puede ayudar a las empresas a garantizar que sus contratos estén en línea con las regulaciones y normas vigentes. Puede identificar y marcar contratos que no cumplan con las normas, lo que permite a las organizaciones rectificar los problemas antes de que se conviertan en violaciones costosas de compliance.
Asimismo, y dada la apertura de modelos de alto nivel de inteligencia, estos permiten ser entrenados y conectados a la información legal, normativa, regulatoria e incluso de estándares organizacionales internos, que, siendo cotejados con los contratos, puedan identificar oportunidades de mejora en compliance con niveles elevados.
Pensamientos finales
En definitiva, la inteligencia artificial está transformando el proceso de gestión de contratos, y permitiendo a las organizaciones optimizar sus operaciones, reducir riesgos y mejorar la eficiencia. Pero para aprovechar al máximo estos beneficios, las empresas deben estar dispuestas a abrazar esta tecnología y adaptar sus procesos en consecuencia.
Esto ha tomado mucha más fuerza en un mundo en que la IA es “As a Service”, es decir, donde los datos, la estructura de los productos, su diseño, y la capacidad de experimentación, adopción y credibilidad de las organizaciones serán aspectos clave para percibir su máximo impacto.
Las empresas que estén dispuestas a dar el salto estarán a la vanguardia de la revolución en la gestión de contratos, preparadas para enfrentar los desafíos del futuro con confianza y eficacia. Como dijo una vez el innovador de la IA en la gestión de contratos, Noah Weisberg, "La tecnología y la inteligencia artificial no están aquí para reemplazar a los abogados, sino para potenciarlos".
En este contexto, la IA es una herramienta poderosa que puede liberar a los equipos legales para que se centren en lo que hacen mejor: la estrategia, toma de decisiones y servicios de asesoramiento. Y lo más interesante de esto, es que Webdox ya ha dado pasos enormes en este aspecto, y es emocionante pensar en las posibilidades que nos esperan a medida que seguimos avanzando en esta dirección.
