Resolución de conflictos a través de la automatización de procesos

El término negociación, es una de las formas idóneas para resolver un conflicto con el objetivo de que ambas partes salgan beneficiadas. Por esto mismo, es que uno de los aspectos fundamentales en todas las empresas, es l saber qué es la negociación en la solución de los conflictos.

Conseguir el acuerdo esperado y que cubra las necesidades de las partes involucradas, es en definitiva, el objetivo de todo negociador. Sin embargo, es importante definir que la etapa del trato conlleva una serie de técnicas de negociación fundamentales, que si no son bien estudiadas y manejadas al momento de llevarlas a la práctica, pueden generar conflictos en el proceso de negociación.

La importancia del poder en las técnicas de negociación

Lo más importante al momento de negociar, es tener en cuenta el poder de negociación y  las necesidades de ambas partes, debido a que habitualmente se generan instancias de discusión, en las que se disputan ciertos puntos de interés comunes y otros de conflicto.

Es decir, si la parte con quien se desea llegar a un acuerdo tiene un alto poder de negociación, puede desencadenar problemas y malos resultados para la otra parte, por lo que es clave llegar a acuerdos que resulten favorables para todos los involucrados.

3 técnicas de negociación infalibles para tu negocio

En cada negocio existen diferentes estrategias de negociación, cada una de las cuales necesita enfoques distintos para lograr el éxito. Por lo mismo, es interesante revisar los diferentes tipos y métodos de negociación que mencionamos a continuación y así escoger el que mejor se adapte al modelo de negocio, y así lograr que los negociadores aumenten su poder de negociación.

1.- Negociación colaborativa

Consiste en aquella negociación en la que ambas partes resultan ser beneficiadas. Esta estrategia es ideal para mantener relaciones a largo plazo, ya que es de “ganar- ganar”, por lo que su finalidad es que ambas partes se sientan beneficiadas con el negocio, y por lo general, con la meta común que se plantea en el acuerdo.

Esta técnica es ideal aplicarla dentro de las mismas empresas para llegar a buenos acuerdos y evitar conflictos. También es útil cuando se generan problemas con la contraparte y se desea mantener la relación en el tiempo y obtener mejores resultados.

2.- Negociación acomodativa

En este tipo de negociación debe primar la paciencia, ya que es útil para plantearse ganancias en el largo plazo. Es decir, el negociador asume que ha “perdido” en la discusión para llegar al acuerdo y acepta las condiciones de la otra parte.

Este tipo de negociación se caracteriza por que una de las partes cede en el corto plazo para más adelante, negociar y asumir una posición ganadora. 

La clave está en que la empresa sea consciente de sus recursos y que pueda asumir el riesgo de conseguir mayores ganancias en el futuro y no en el momento en que se firma el acuerdo.

3.- Negociación competitiva

Técnica de “ganar-perder”, en la que una de las partes toma una posición más agresiva para conseguir los mejores beneficios individualmente, dejando en desventaja a la contraparte al entrar en el juego de la “suma cero”.

El concepto de "suma cero" consiste en que las ganancias acumuladas de todos los participantes es igual a la sumatoria de las pérdidas, es decir, lo que una parte gana, lo pierde la contraparte.

En este tipo de negociación tiene menos importancia la relación con la contraparte, y es recomendable aplicarla solo en algunas circunstancias, como por ejemplo, en caso de que se va a negociar una vez y no se deba cuidar la relación, o cuando el precio es lo único que importa.

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3 técnicas de resolución de conflictos

Lo importante es entender que el poder de negociación en algunas ocasiones se trata de una capacidad innata y en otras, de un proceso de aprendizaje, por lo que es clave considerar que no siempre se logran los resultados deseados al momento de querer cerrar un acuerdo.

Por esto mismo, es que siempre se recomienda tener un plan b para poder negociar un conflicto efectivamente. Revisemos a continuación algunas técnicas para la resolución de conflictos con ejemplos.

a).- Estudiar e informarte del problema: lo primero y más importante, es entender por qué se desencadenó el conflicto con la otra parte. Una forma de aclarar este primer diagnóstico, es informándote sobre la contraparte y respondiendo a preguntas como: ¿quién es?; ¿a quién representa?; ¿qué tipo de persona es?; ¿cómo negocia? etc. Así estarás más preparado para la conversación y llegar a un nuevo acuerdo.

Del mismo modo, responderte a ti mismo preguntas tales como: ¿qué deseas conseguir en la conversación?; ¿cómo lo quieres conseguir?; ¿cuentas con suficiente información respecto a tu contraparte?; ¿qué es lo que quiere conseguir la otra persona?, etc. 

b).- Prepárate para la conversación: llegado el momento de reunirse para llegar a un acuerdo entre ambas partes, es muy importante que te prepares y presentes tu propuesta lo más acertadamente posible y con argumentos sólidos, pero siempre escuchando respetuosamente a la contraparte y haciendo las preguntas necesarias.

Para llevar tu discurso a otro nivel, una buena recomendación es que intentes estar lo más tranquilo posible y seguro de lo que estás exponiendo, siendo consciente de que la finalidad del encuentro es llegar a un punto en común que beneficie a ambas partes. No es una discusión, todo lo contrario, se trata de resolver un conflicto.

c).- Estrategia y persuasión: antes de llegar al acuerdo, es clave tener una estrategia previamente diseñada con el objetivo único de que ambas partes estén dispuestas a colaborar para que todos puedan salir beneficiados.

Una buena práctica para llevar a cabo esta estrategia de forma exitosa, es comenzar planteando los puntos más sencillos de abordar, y con los que idealmente tengas algún tipo de experiencia previa.

La finalidad de esta técnica, es que una vez concesiones en aquellos puntos que para ti sean menos relevantes, luego puedas conseguir a cambio tus objetivos más valiosos en los próximos temas a tratar.

Si ya tienes suficiente información de tu contraparte y el negocio en sí, podrás convencer con mayor facilidad e influenciar con argumentos sólidos.

¿Qué es la negociación en la solución de los conflictos?

Por ejemplo, en el caso del poder de negociación de proveedores, se puede determinar si “tienen el poder” cuando pueden negociar los precios en su beneficio y así aumentar la rentabilidad de su empresa.

En este caso, el poder de negociación de los proveedores se puede ejercer de 3 maneras: aumentando los precios, disminuyendo la calidad y reduciendo la disponibilidad de los productos.

Es por esto que una de las mejores estrategias para manejar el poder de negociación de los proveedores, es formando relaciones correctamente reguladas a priori, colaborativas y manejando metodologías que permitan registrar las actividades del proceso de negociación, utilizando por ejemplo, herramientas para la gestión del ciclo de vida de los contratos.

Resolución de conflictos a través de la automatización de procesos

Si bien los conflictos suelen ser habituales en los procesos de negociación en empresas de todos los rubros y tamaños, lo más importante siempre será evitarlos. Una buena manera de mantener un orden y visibilidad del desarrollo del proceso, es con un software CLM para la gestión y administración de contratos. 

Los Software CLM son soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos del tipo SaaS (Software as a Service) que hacen la digitalización de documentos para empresas y permiten tener todo el proceso de negociación de manera online, a través de la sistematización de procesos y automatización de contratos con cada uno de los pasos y detalles del acuerdo.

De esta manera, no solo es posible hacer visible la totalidad del acuerdo entre las partes, sino también hacer más fácil el ciclo de aprobaciones y firmas electrónicas.