Una correcta administración de los contratos evita pérdidas equivalentes a un 9,2% de los ingresos anuales en las empresas, así como la eliminación de costos ocultos producto de la falta de visibilidad de estos documentos. No hay duda de que la implementación de un software para la administración de contratos es imprescindible para optimizar la salud financiera de la empresa.
¿Qué es mejor?: sistema SaaS VS software a la medida para la gestión de contratos
Cuando se opta por la automatización de la gestión de contratos, se debe elegir entre realizar un desarrollo propio o hacer uso de plataformas para la gestión de contratos en la nube, como Webdox. Una problemática que puede resolverse teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
1.- Grado de personalización de un software o sistema SaaS
Se suele pensar que la mejor manera de resolver las necesidades específicas de las distintas áreas de la empresa es desarrollando una solución interna hecha a la medida. No obstante, uno de los mayores desafíos de este tipo de iniciativas es lograr determinar con claridad las problemáticas a resolver para luego implementar una solución que satisfaga las necesidades de todas las áreas, algo que no siempre es bien logrado, ya que -dados los limitados recursos- se opta por desarrollar soluciones intermedias y los usuarios terminan adaptándose a un producto que no satisface por completo sus necesidades.
Por su parte, los software que operan bajo el modelo SaaS -acrónimo de Software as a Service, o software como servicio- incorporan las mejores prácticas de la industria en base a la experiencia acumulada durante años con los distintos clientes. En consecuencia, son capaces de satisfacer gran parte de las necesidades de gestión de contratos en todas las áreas de la empresa.
2. Desarrollo y mejora de funcionalidades
Por lo general, al desarrollar un software a la medida se considera una cantidad limitada de funcionalidades para poder llevar a cabo el proyecto, esto tiene como consecuencia que cada modificación posterior sea postergada hasta que se cuente con las suficientes funcionalidades para realizar un nuevo proyecto ¿el resultado? usuarios que esperan indefinidamente por funciones críticas para el desempeño de su trabajo .
En el caso de las plataformas SaaS, la misma competencia las lleva a mantener sus sistemas actualizados sin que el usuario incurra en gastos adicionales ni se requiera de la evaluación de un nuevo proyecto. Es decir, está garantizado que el producto evolucionará con el tiempo según las necesidades de sus usuarios.
Por otra parte, las soluciones SaaS -generalmente- aplican técnicas de desarrollo ágiles que les permiten hacer ajustes rápidamente. Prueba de ello es Webdox, que entrega tecnología de vanguardia, actualizando de manera constante la plataforma y cuenta con un equipo de soporte preparado para resolver cualquier contingencia.
3. Integración con otros sistemas
Si un desarrollo propio es bien planificado, es de esperar que pueda integrarse con los sistemas existentes en la compañía, no obstante estas integraciones también están limitadas a los sistemas que se definan al momento de evaluar el proyecto, por lo que, si con el tiempo la empresa adquiere nuevos software, se requerirá la intervención del equipo de desarrollo para integrar los nuevos sistemas, los cuales pueden ser incompatibles con la solución desarrollada.
En lo que respecta a las plataformas SaaS, estas están pensadas para integrarse a software de terceros. La mayoría de ellas vienen con API´s abiertas que funcionan como conectores entre una y otra aplicación, permitiendo el intercambio de información de manera ágil y segura.
4. Rapidez de implementación
Un desarrollo web a la medida puede tardar meses o incluso años, dependiendo de la complejidad de la aplicación y el tamaño de la empresa,
En el caso de un sistema SaaS, la implementación es inmediata y el usuario solo debe pagar la suscripción para empezar a utilizarlo. Una vez culminada la etapa de implementación y capacitación el usuario es capaz de manejar todas las características del programa, proceso que se lleva a cabo de manera muy expedita, ya que las plataformas están diseñadas para que su uso sea intuitivo.
5. Mantenimiento y soporte
También hay que tener presente que el mantenimiento del software a la medida corre por cuenta de la empresa, mientras que el de las soluciones SaaS es asumido por el proveedor del servicio. Asimismo, la instalación de esta última es simple y no requiere de recursos propios de IT, que sí pueden ser exigidos por los software personalizados.
Por otro lado cabe destacar uno de los aspectos más valorados en la modalidad SaaS que es el soporte en línea, el cual siempre se encuentra disponible para atender las inquietudes y eventuales dificultades que puedan presentarse. Esta es una de las características más distintivas del software como servicio, ya que más que una solución informática es un soporte para las empresas.
6. Hablando de costos
En el ebook "Why Legal Tech Does Not Work", - de la consultora australiana especializada en servicios legales, Plexus- se abordan los motivos por los cuales suele fallar la implementación de tecnología legal (entre las que se cuentan las herramientas para la gestión de contratos), específicamente desde la gerencia legal. En este documento, se señala que el segundo error más común es precisamente el esfuerzo por desarrollar este tipo de tecnología de manera interna, perdiendo alrededor de 9 meses en el intento cuando se podría haber recurrido a servicios especializados con un menor tiempo de implementación y a una fracción del costo.
Un sistema SaaS como la alternativa más flexible
Una solución hecha a la medida debiese ser considerada solo en el caso que la problemática a cubrir sea un elemento diferenciador para la empresa, ya que para otras necesidades de soporte empresarial -como la gestión de los contratos- existen soluciones altamente especializadas, flexibles y capaces de ofrecer un servicio de altísimo nivel a un menor costo, como Webdox.
Es decir, siempre es recomendable cumplir con la máxima de enfocar los recursos en la propuesta de valor de la empresa y contar con la ayuda de expertos para las funciones de soporte de negocios.
