El contrato es uno de los activos más importantes de toda empresa. En él se establecen y reafirman relaciones comerciales con proveedores, colaboradores, clientes, entre otros.
¿Qué impacto tiene una buena gestión de contratos para la empresa? Y específicamente ¿qué impacto tiene para ventas? Una relación comercial robusta se cimienta en un contrato, por lo tanto, la gestión de contratos tiene mucho que aportar al área comercial. Revisa en este artículo algunas recomendaciones para mejorar el proceso de ventas.
El proceso de ventas y la gestión de contratos
Cada día, desde ventas se solicitan cientos de contratos que respaldan las relaciones comerciales con clientes, y frente al rol que tiene el área para la organización y la importancia de los documentos contractuales, no podemos olvidar que los tiempos han cambiado.
Es decir, hoy los clientes tienen muchas más opciones de compra, lo que hace imprescindible una mayor integridad a la hora de abordar a los prospectos. Ofrecer soluciones adaptadas a sus necesidades y contextos específicos añade valor, más allá de la venta transaccional donde solo se ofrece un producto.
En este sentido, a la hora de confeccionar un contrato que dará sustento a esta relación comercial, es importante personalizarlo según los aspectos acordados con el cliente. Esto quiere decir que la gestión de contratos no es algo que solo pertenece al área legal de la organización, más bien, abarca la participación y colaboración de ventas y otras áreas.
Consejos básicos para mejorar el proceso de ventas
El problema es que muchas veces la gestión contractual no está conectada entre las áreas de la empresa y sus actores involucrados, por lo que finalmente el acuerdo no termina por plasmar todo lo esencial en relación a lo establecido, principalmente por falta de revisiones y aprobaciones de las partes involucradas.
Un ejemplo es cuando el área de ventas negocia con el prospecto, llegando a acuerdos beneficiosos para ambas partes, pero a la hora de redactar el contrato, como el área legal no ha participado en las reuniones, el documento queda desconectado de la realidad del cliente.
Por otro lado, la pronta aprobación de un contrato resulta ser un dolor de cabeza para ventas, ya que los largos procesos de revisiones, alargan el cierre de un trato comercial, afectando la relación.
Así lo reconoció un estadio realizado por SpringCM, en el que el 64% de los ejecutivos comerciales encuestados consideró que el cierre de sus ventas se ve afectado por el retraso en aprobación de contratos.
Con todo lo anterior, entendemos que la gestión de contratos debe tomar un rol más relevante dentro del proceso de ventas, para que de esa manera, la fuerza de ventas se vea beneficiada.
El rol del ciclo de ventas en las gestiones comerciales
Para entender cómo y cuándo la gestión de contratos toma partido en el proceso de ventas (o ciclo de ventas) vamos a ejemplificar los dos ciclos, viendo en qué puntos ambos interrelacionan.
El ciclo de vida del contrato en el proceso comercial
Un contrato comercial habitualmente se compone de 9 etapas, las que son por lo general muy similares entre las áreas de una empresa o industrias.
Contar con un correcto software de gestión de contratos para agilizar los cierres de ventas, permitirá al área automatizar y tener un completo control de la gestión de todo el ciclo de vida del contrato de forma integral, abarcando sus 9 etapas y transformando los contratos en activos comerciales estratégicos, asegurando que tanto la generación como la ejecución de los mismos se maneje de forma transversal y colaborativa en la organización.
Los pasos del Ciclo de una venta que afectan directamente en el ciclo de un contrato
Del mismo modo, en el ciclo de ventas hay 4 pasos que afectan directamente al ciclo de vida de un contrato, por lo que los participantes deben realizar las acciones correspondientes para que el resultado sea exitoso.
Tal y como muestran estas imágenes, el ciclo de ventas (o proceso de ventas) se interrelaciona con el ciclo de vida de un contrato específicamente en los siguientes puntos:
- La evaluación de necesidades (las cuales deben plasmarse en el contrato según cada cliente).
- La propuesta y manejo de objeciones (fundamentales para el acuerdo final, es decir, el contrato).
- El cierre (donde se da término a la negociación e inicio de la relación comercial con la firma del contrato).
- El seguimiento (teniendo claras las fechas importantes y la fecha de renovación o término del contrato).
Un CLM para mejorar el proceso de ventas
Un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM por su nombre en inglés) es una solución tecnológica que digitaliza los documentos contractuales de la empresa. Este software permite visualizar, gestionar y dar seguimiento a todos los contratos desde un solo lugar, antes, durante y después del proceso de firma.
Para ventas resulta ser tremendamente beneficioso contar con una herramienta así, ya que permite:
- Hacer rápidamente la solicitud de un nuevo contrato: al manejarse toda la información desde un solo lugar, no se pierde tiempo ni recursos en solicitar la creación de un nuevo contrato.
- Creación de contratos más rápidos: un CLM permite guardar plantillas de contratos para cada rubro o sector en particular, lo que facilita la creación de un nuevo acuerdo, acelerando y potenciando el proceso y disminuyendo tiempos de confección.
- Validación de contratos más rápidos: al encontrarse toda la información del contrato en un solo lugar, todas las áreas involucradas tienen acceso al documento, por ende, la revisión y validación se hace mucho más expedita.
- Firmar con firma electrónica: al ser una herramienta digital, un CLM da la opción de firmar documentos de manera electrónica. Esto facilita el cierre de negociaciones, ya que con una firma de estas características es posible aprobar desde cualquier lugar.
- Seguimiento post-firma: en un CLM el contrato no queda en el olvido. Al permanecer en la plataforma se puede acceder a él en cualquier momento. Además es posible establecer recordatorios y alarmas de fechas importantes, por ejemplo la renovación.
En resumidas cuentas, la gestión de contratos resulta ser un excelente aliado para mejorar el proceso de ventas. Una buena o mala gestión de los documentos contractuales afecta directamente en la relación comercial que se tiene con los clientes.
Por esto mismo, es que un CLM se convierte en una excelente herramienta para toda empresa que busque alcanzar con éxito sus metas comerciales y a la velocidad que el mercado lo exige.
