Todo lo que necesitas saber sobre los tipos de firmas electrónicas en Chile

Durante los últimos años, las empresas chilenas han experimentado grandes avances tecnológicos en cuanto a la firma de documentos. En lugar de perder tiempo y recursos en trámites burocráticos, las firmas electrónicas han emergido como una solución eficiente y segura para agilizar los procesos en el país. 

¿Cómo opera la firma electrónica en Chile?

La firma electrónica en Chile opera de acuerdo con la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y otros textos legales, con el objetivo de impulsar el uso de la firma electrónica para efectuar trámites mediante medios electrónicos.

De acuerdo con la ley, se entiende por firma electrónica “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”. 

Tipos de firmas electrónicas que se usan en Chile

Si bien la firma electrónica en Chile cuenta con la misma validez que la firma autógrafa,siempre es importante entender sus tipos y usos antes de implementarla en cualquier empresa.

El ordenamiento jurídico chileno distingue dos tipos de firma, que son:

• Firma Electrónica Simple.
• Firma Electrónica Avanzada. 

Asimismo, es posible dividir a la Firma Electrónica Simple en subtipos, siendo los más comunes: La Firma Digitalizada y la Firma Electrónica Simple, que a la vez puede ser con o sin certificado.

1. Firma Electrónica Simple (FES)

Este tipo de firma debe obtener la certificación de una de las 10 empresas autorizadas en Chile para brindar servicios de certificación de firma electrónica. Estas empresas acreditadas se encargan de garantizar que cualquier documento, ya sea de carácter público o privado, pueda ser firmado de manera segura y legal, a través del uso de medios digitales.

La ley establece que la firma electrónica avanzada “fue creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite la detección posterior de alguna modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”. 

Se trata de una solución con la que se puede certificar digitalmente cualquier documento, dándole la misma relevancia que si se tratara de una firma en papel. Se le otorga legalidad a través de un certificado que contiene datos personales de la empresa o de la persona que firma el documento, y estos son comprobados mediante un Prestador de  Servicios de Certificación (PSC) acreditado por el Ministerio de Economía.

Desde que se habilitó en el país la firma electrónica con Clave Única para constituir empresas, su número aumentó, aunque aún es reducido. Desde el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, informaron que en julio de 2020 se constituyeron 12.961 empresas mediante el Registro de Empresas y Sociedades (RES), de las cuales el 45% hizo uso de la firma electrónica avanzada totalmente en línea.

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En la misma fecha, se registraron 1.784 empresas en el Diario Oficial, las que junto con las del registro del RES sumaron un total de 14.745 empresas.  

Para tramitar la firma electrónica avanzada, se debe recurrir a un prestador autorizado, tener la cédula de identidad, ingresar al sitio web del prestador seleccionado y completar el formulario.

Luego, la persona debe acercarse a la oficina acreditada, pedir la firma electrónica avanzada y entregar los documentos que se requieren. Una vez hecho esto, la firma electrónica avanzada tiene una vigencia de uno a tres años y su costo depende de los prestadores que se elijan, con un valor máximo de $40.000.

¿Qué beneficios tiene el adoptar las firmas electrónicas?

Entre los beneficios de la firma electrónica, destacan su confidencialidad, seguridad, simplicidad para realizar diferentes tipos de trámites, además de un ahorro en tiempo y dinero:

• Ahorro de tiempo: Las firmas electrónicas permiten firmar documentos de manera rápida y eficiente, eliminando la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos físicos. Esto ahorra tiempo valioso, especialmente en procesos que requieren múltiples firmas o en transacciones comerciales.
• Mayor conveniencia: Las firmas electrónicas se pueden realizar en cualquier momento y lugar, siempre que se tenga acceso a una conexión a Internet. Esto evita la necesidad de desplazarse físicamente o enviar documentos por correo, lo que facilita la colaboración y agiliza los procesos entre las partes interesadas.
• Ahorro de costos: Al eliminar el uso de papel, tinta y gastos asociados con el envío físico de documentos, las firmas electrónicas pueden generar importantes ahorros económicos. Además, se reducen los costos administrativos relacionados con el almacenamiento y la organización de documentos en archivadores y carpetas físicas.
• Seguridad y autenticidad: Las firmas electrónicas utilizan tecnología criptográfica para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados. Estas firmas son difíciles de falsificar y proporcionan un nivel adicional de seguridad en comparación con las firmas manuscritas.
• Cumplimiento legal: Las firmas electrónicas son legalmente válidas en muchos países, incluido Chile, siempre que cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos. Al utilizar una empresa certificadora de firma electrónica, se garantiza el cumplimiento de las regulaciones y estándares aplicables, brindando mayor confianza y respaldo legal a los documentos firmados electrónicamente.

Firma electrónica para varios tipos de trámites 

A través de la firma electrónica, los trámites se pueden simplificar notablemente, evitando la impresión de documentos para luego firmarlos, escanearlos y volverlos a enviar a la empresa. Todo se automatiza y los procesos se vuelven más ágiles y eficientes.

Este tipo de firma es aceptada para realizar diferentes tipos de diligencias, debido a que tiene la misma autenticidad que la firma tradicional.

Algunos de los tipos de documentos que se pueden firmar electrónicamente son: 

• Contratos con proveedores.
• Acuerdos comerciales.
• Documentos bancarios.
• Documentos laborales.
• Pólizas de seguros.
• Contratos de valores de oferta pública.
• Permiso electrónico de circulación.
• Títulos profesionales.
• Estatuto administrativo.
• Recetas médicas electrónicas, entre otros. 

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¿Cómo obtener la Firma Electrónica en Chile?

Para tener acceso a las bondades de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) en Chile, se puede solicitar durante todo el año mediante un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que esté operando en el mercado chileno y que sea acreditado ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.

En Webdox, tenemos una alianza con ESign, empresa con más de 15 años de experiencia en firma electrónica avanzada y que nos permite ofrecer a nuestros usuarios el acceso a un servicio confiable, móvil y seguro. De esta forma, todo tipo de empresas pueden integrar la firma electrónica avanzada en caso de que su personal necesite firmar contratos u otros documentos que requieran verificación. 

Esta firma, además, cuenta con validación de identidad a través de clave única o también llamada Firma Electrónica Móvil según la Acreditación Firma Móvil: R.A.E. 3926 del 07 de diciembre de 2016, que faculta a ESign otorgar una FEA sin validación presencial.

La firma electrónica avanzada (FEA) de ESign, permite firmar documentos y/o instrumentos privados/públicos, verificando la autoría de su firma, garantizando la integridad y el no repudio jurídico de los documentos.

• Firma de documento digital (pdf, xml, correos, etc.) con plena validez legal (ley 19.799).
• Certificado que permite realizar innumerables trámites en forma no presencial.
• Reconocido en todos los browser y dispositivos fijos y móviles.

Esta integración es muy útil para todas las empresas donde se requiera firmar contratos con firma avanzada y también otros donde, más allá del uso de la firma avanzada, requieran contar con la seguridad de verificación que entrega la FEA. Son muchas las empresas financieras, de seguros, automotriz, alimentos, retail, construcción, entre otras, que podrán beneficiarse con esta alianza.

Firma electrónica como una de las muchas funcionalidades de un CLM

La firma electrónica es una de las muchas funcionalidades clave que se encuentran en un software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM, por sus siglas en inglés). Un CLM es una herramienta diseñada para ayudar en la creación, negociación, firma y gestión de contratos de manera eficiente y segura.

Al utilizar un software CLM como Webdox en las empresas chilenas, se puede aprovechar la funcionalidad de firma electrónica para agilizar el proceso de firma de contratos y documentos legales.

La firma electrónica en Webdox permite a los usuarios firmar contratos y otros documentos de manera segura y eficiente, sin la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear documentos físicos. 

Algunas características específicas de la firma electrónica de Webdox CLM incluyen:

• Firmas electrónica Simple y Avanzada: En Chile, contarás con las soluciones de Webdox para Firma Electrónica Simple certificada por Digicert y una completa integración con Firmas Electrónicas Avanzadas certificadas, cumpliendo a cabalidad con la Ley 19.799 y sus normas complementarias. 
• Configuración flexible de campos de firma: Los usuarios de Webdox CLM pueden configurar los campos de firma en los documentos según sus necesidades. Esto les permite definir quiénes son los firmantes, el orden de firma, los campos obligatorios, entre otros aspectos.
• Invitaciones a firmantes: Webdox CLM permite a los usuarios invitar a los firmantes correspondientes a través del sistema. Se pueden enviar notificaciones automáticas y enlaces de acceso para que los firmantes accedan al documento y realicen la firma electrónica.
• Registro y seguimiento de firmas: El software registra todas las acciones relacionadas con las firmas electrónicas en un registro de auditoría. Esto proporciona un historial completo de las firmas realizadas, incluyendo la fecha y hora de la firma, la identidad del firmante y cualquier cambio realizado en el documento.
• Integración con servicios de certificación: Webdox CLM se integra con servicios de certificación de confianza para validar y autenticar los certificados digitales utilizados en las firmas electrónicas. Esto garantiza que las firmas sean seguras y cumplan con los estándares legales locales y de seguridad.

En definitiva, la firma electrónica ha revolucionado la forma en que se lleva a cabo la firma de contratos y documentos legales tanto en Chile como en LATAM. Tener conocimiento sólido sobre los tipos de firmas electrónicas disponibles en el país y su jurisprudencia, son aspectos esenciales para aprovechar al máximo esta tecnología.