Es un hecho que al momento de celebrar diferentes tipos de contratos en papel, es complejo establecer en qué fecha fue creado el documento, a diferencia de lo que ocurre en un proceso de gestión contractual digital.
En este sentido, los criterios que se han aplicado a través del tiempo han sido poco certeros en cuanto a pruebas que no demuestran realmente la fecha en que las partes llevaron a cabo el proceso de firma de documentos, razón por la cual la Segunda Sala de la SCJN emite la resolución que da cuenta a la connotación jurídica de la denominada “fecha cierta” del derecho civil.
¿Qué es la fecha cierta y para qué sirve?
La fecha cierta tiene una connotación jurídica derivada del Derecho Civil y su finalidad es otorgar eficacia probatoria a documentos o contratos privados, evitando así, actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceros o de la propia autoridad.
Desde el 9 de diciembre del 2019 -y derivado de la Tesis de Jurisprudencia 161/2019 emitida por la Segunda Sala de la SCJN- el SAT exige que tanto particulares como autoridades que celebren diferentes tipos de contratos o hagan uso de documentos privados, cuenten una fecha cierta al presentarlos ante una autoridad fiscal, para que de este modo, dichos documentos sean considerados como válidos al tener una “pre fecha” que determina la real existencia del documento desde el origen de la transacción.
De acuerdo a la Tesis 203/2019:
“...la “fecha cierta” es un requisito exigible respecto de los documentos privados que se presentan a la autoridad fiscal como consecuencia del ejercicio de sus facultades de comprobación, que los contribuyentes tienen el deber de conservar para demostrar la adquisición de un bien o la realización de un contrato u operación que incida en sus actividades fiscales.”
El SAT exige la fecha cierta en todos los documentos y/o contratos privados para diferentes casos, como por ejemplo, cuando los contribuyentes necesitan obtener una reducción en la carga impositiva, o en el caso de las propias auditorías, al verificar la autoridad fiscal si el contrato realmente existía desde el origen de la transacción.
Estos son algunos casos en los que al tener una fecha cierta previamente establecida, el SAT puede considerar los documentos como válidos y así comprobar gastos u operaciones que se generan dentro del ámbito contable.
Es así como la fecha cierta permite al SAT verificar documentos y contratos mediante sus facultades de comprobación con la finalidad de evitar simulaciones, actos fraudulentos o dolosos hacia terceros. De lo contrario, si un documento físico no cuenta con fecha cierta, la autoridad fiscal estaría habilitada para desconocer contratos, documentos u otro tipo de operaciones que involucren efectos fiscales al no contar con la eficacia probatoria.
¿Cómo obtener la fecha cierta?
Obtener la fecha cierta es complejo, especialmente en una época donde la digitalización ha permitido agilizar cientos de procesos mediante soluciones tecnológicas.
La principal complejidad que radica en las tres formas que plantea la Jurisprudencia de la Corte para obtener la fecha cierta, es que demanda tiempo al ser un trámite presencial, y por lo general, es también costoso.
Por lo anterior, es que un contrato o documento privado se considera de “fecha cierta” en las siguientes hipótesis jurídicas:
1.- A partir del día en que el documento se incorpore o se inscriba en un Registro Público de la Propiedad.
2.- Desde la fecha en que el documento se presente ante un funcionario público por razón de su oficio; y, finalmente,
3.- A partir de la muerte de cualquiera de los firmantes.
Si bien la Jurisprudencia de la Corte establece de manera muy clara los 3 requisitos mencionados anteriormente para obtener la fecha cierta, también se puede conseguir en documentos privados electrónicos, evitando la tediosa tarea de tener que asistir a un fedatario público.
¿Se puede obtener fecha cierta en documentos electrónicos?
Obtener la fecha cierta para documentos y contratos electrónicos es posible gracias a la regulación expresa en el Código de Comercio, que en su Artículo 49 establece los requisitos para conservar íntegramente los mensajes de datos mediante una constancia de conservación.
La Constancia de Conservación NOM 151-SCFI-2016 es una estampilla digital de tiempo no manipulable que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos, garantizando su integridad desde el momento que se generan, así como la inmediata disponibilidad de la información cuando se requiera.
Cómo obtener fecha cierta con un Software CLM
Una de las características de las estampillas digitales de constancias de conservación, es que son emitidas y firmadas electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía. De este modo, las constancias de conservación respaldan la existencia de un documento digital en una “fecha jurídicamente cierta”.
La buena noticia, es que Webdox CLM está integrado con MiFiel - plataforma para firmar contratos y otros documentos de manera electrónica usando la e.firma o FIEL del SAT en México- para los servicios de firma electrónica avanzada, por lo que Webdox efectivamente cuenta con todos los valores de la firma de MiFiel para obtener la fecha cierta en documentos privados electrónicos.
Si bien MiFiel no es un PSC propiamente tal, opera directamente con con los Prestadores de Servicios de Certificación de la siguiente forma:
a).- Acepta únicamente certificados de Firma Electrónica Avanzada (FEA) que hayan sido emitidos por el SAT (principal certificadora de México) y se conectan a su registradora para verificar la vigencia y validez de los mismos. En ciertos casos, MiFiel también puede aceptar certificados de otros PSC.
b).- Cada documento firmado en la plataforma de Mifiel - en este caso, generados por Webdox CLM- obtiene una constancia de conservación emitida por un PSC privado que se acreditó para tal fin.
En el siguiente video explicamos cómo se puede firmar contratos usando la firma MiFiel en México, a través de Webdox.
En síntesis, gracias a los avances de la digitalización, hoy se puede obtener fecha cierta en documentos privados electrónicos, teniendo al alcance toda la información en línea respecto a la fecha de creación del documento, como todo el proceso que involucra el ciclo de vida del contrato.
