Las ganancias obtenidas por una empresa antes de intereses o impuestos (EBITDA) son claves para que las empresas demuestren su productividad. Es una prioridad a la hora de evaluar el compromiso con las metas de crecimiento de las organizaciones.
Este indicador puede verse afectado por una gestión de contratos poco precisa, lo que puede generar errores en la gestión contable y financiera, con pérdidas (revenue leakage) que impactan en los resultados operacionales y en la competitividad de las empresas.
EBITDA:
E = Earnings
B = Before
I = Interest
T = Depreciation
D = Taxes
A = Amortization
¿Qué es el Value Leakage y cómo impacta en el EBITDA de las empresas?
El concepto "Value Leakage" -o pérdida de valor- en los contratos apunta a la deficiente optimización de éstos en lo que a compromisos adquiridos se refiere. En otras palabras, se refiere a que un contrato podría generar más réditos de los que genera, pero por diversas causas eso no ocurre, perdiendo valor.
Lo anterior genera un impacto negativo en los ingresos de una compañía (Revenue Leakage) principalmente por errores humanos, vacíos en los sistemas de gestión contractual y fallas en la comunicación interna.
De acuerdo con Ernst and Young, a pesar de los estrictos controles que las empresas pueden aplicar a nivel financiero -e incluso contando con sistemas ERP y auditorías-, las empresas suelen perder entre 1 y 5% del EBITDA. Esto se debe a errores en los ingresos, falta de comunicación entre diferentes áreas y una deficiente administración de los contratos.
¿Cómo puede una deficiente gestión de contratos generar Value Leakage?
Una de las principales causas de esta pérdida de valor se origina en problemas en la ejecución de los contratos, tanto en contratos con clientes como con proveedores (contract compliance), generando errores en los procesos y operaciones de la empresa e impidiendo a las organizaciones aprovechar al máximo las posibilidades derivadas de sus acuerdos comerciales.
De acuerdo con Ernst and Young, el mayor riesgo de pérdida de valor en contratos se debe a estructuras de cobro complejas o difíciles de comprender, servicios o productos cuya gestión es subjetiva y falta de control en el cumplimiento de los compromisos acordados.
¿Cómo se produce la pérdida de valor en los contratos?
A la hora de identificar estas pérdidas de valor, los errores humanos, fallas en la comunicación y poca capacidad de los sistemas ERP de detectar estas situaciones pueden considerarse como algunas de las principales causas. En la práctica, esto se aprecia en situaciones como:
- Doble pago de facturas que, pese a tener mecanismos de control, pasan desapercibidas.
- Por la falta de control o comunicación entre sistemas de gestión empresarial, puede que bienes o servicios no se facturen, o se facturen parcialmente.
- Falta de comunicación entre el área de finanzas y de compras.
- Inexistente validación entre los precios estipulados por contrato con los de las órdenes de compra.
¿Cómo se manifiesta esta pérdida de valor? Los contratos establecen derechos y deberes para ambas partes, los cuales pueden pasar desapercibidos si no se lleva una correcta gestión de los mismos o si no hay un flujo de trabajo claro.
Consejos para contrarrestar estas pérdidas de valor
Las empresas con Value Leakage pueden implementar programas para hacerse cargo de estas situaciones. Estos permiten no solo detectar, reparar y recuperar estas pérdidas. Un buen trabajo especializado puede ayudar a prevenir pérdidas futuras. Por ejemplo:
- Un ojo crítico que revise todos los procesos de negocios.
- Procesos de control especializados paralelos a las auditorías existentes.
Con este tipo de acciones, se pueden recuperar costos perdidos y generar ahorros sustantivos que pueden mejorar el valor de la empresa. De acuerdo a Ernst and Young, una mejora del 1% en el EBITDA requiere de un aumento del 10% en los ingresos, con lo que aspectos como el cumplimiento de los contratos y una clara comunicación entre las partes puede tener un impacto en el balance final.
Gestión de contratos: recuperando costos perdidos y maximizando su valor
Los contratos disminuyen el Value Leakage cuando:
- Los contratos son claros y transparentes.
- El desempeño se puede evaluar de manera objetiva.
- Hay un alto control en el cumplimiento de los mismos.
Es importante alinear a la empresa de acuerdo a parámetros comunes en sus reglamentos y niveles de servicio. Esto permite:
- Precisar los procedimientos.
- Optimizar los procesos.
- Mejorar el monitoreo de costos e ingresos.
- Transparentar la gestión de negocios.
Para ello, es clave mejorar el control de la ejecución de contratos. Las empresas deben estudiar y revisar la estructura de los contratos comerciales, para que sigan las mejores prácticas del mercado en aspectos como:
- Sus acuerdos de niveles de servicios.
- Los indicadores de gestión.
- Mecanismos de cobranza.
- Mecanismos de generación de valor.
Una mala administración de los contratos puede generar pérdida de valor en las transacciones comerciales que oscilan entre un 17 y un 40% (Fuente: KPMG). Por ello, es fundamental que las empresas consideren este ítem a la hora de evaluar su EBITDA, algo que podría incrementarse con consejos y prácticas como las que acabamos de revisar.
