Llevar a cabo una gestión efectiva de contratos es crucial, ya que ayuda a prevenir problemas legales y financieros, además de aumentar la transparencia y eficiencia en todas los procesos comerciales.
Sin embargo, sin una estrategia efectiva, las empresas no tendrían una dirección clara ni la certeza de que se está teniendo éxito en sus metas y objetivos contractuales. En este sentido, para evaluar la eficacia de la gestión de contratos, es necesario tener en cuenta ciertos Indicadores Clave de Desempeño (KPI) que permitan medir su eficiencia y eficacia.
Los KPIs de gestión de contratos más importantes a seguir
Los KPIs de gestión o Key Performance Indicators, son indicadores clave de rendimiento que permiten contar con un diagnóstico del estado o área de una empresa, con el objetivo de alcanzar las metas y objetivos previamente establecidos.
En este sentido, una buena y equilibrada relación contractual entre las partes involucradas es un requisito previo para un proceso exitoso. Es decir, todo proyecto empresarial que involucre la gestión de contratos, debe describir de manera adecuada y en detalle lo que se va a llevar a cabo para ejecutar la estrategia sin contratiempos.
Las entregas de bienes o servicios generalmente se llevan a cabo con agentes externos en forma de proveedores. Si por ejemplo el proyecto es para adquirir un bien, es importante plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Es una buena idea involucrar al proveedor?
- ¿Cuáles son los mejores criterios para elegir proveedores?
- ¿Cómo negociar? (¿Se debe negociar con uno o con varios?).
- ¿Qué tipo de relación se espera y cómo se puede regular mejor?
- ¿Cómo se compensará (pagará) la entrega?
Una vez resueltas las preguntas preliminares, llega el momento de evaluar y hacer un seguimiento del progreso y rendimiento de los contratos, para lo que se utilizan los KPIs para la gestión de contratos.
Al monitorear estos KPI, se puede obtener conocimiento valioso sobre el desempeño de cada acuerdo y utilizar esta información para diseñar estrategias que optimicen y mejoren los resultados tangibles de los proyectos e iniciativas actuales.
A continuación, se detallan los cuatro KPIs más importantes para una gestión de contratos efectiva.
1.- Eficiencia del contrato
La eficiencia del contrato es el primer KPI que afecta los márgenes de beneficio de toda empresa, por lo que debe centrarse en los objetivos de administración del contrato, ciclos de contratación y tiempos de respuesta para mejorar la toma de decisiones operativas.
Para medir la eficiencia, es importante monitorear la duración del ciclo de vida del contrato, desde la negociación hasta la firma y la renovación, para evaluar la duración y el cierre de los negocios, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas para mejorar la estructura de los acuerdos.
También se deben tener en cuenta los costos asociados con el proceso de gestión de contratos, como los costos de recursos humanos, software y otros gastos generales. La gestión de contratos eficiente permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero, lo que se traduce en un aumento en la rentabilidad y una reducción en los costos operativos.
El KPI de Eficiencia del Contrato se puede medir a través de los siguientes puntos:
- Periodo de tiempo entre la redacción del contrato y la firma del mismo: Este indicador puede medirse por el tiempo transcurrido desde que se finalizó el borrador del contrato hasta que se firma el documento final. Esta métrica es útil para identificar cuellos de botella en el proceso de redacción y negociación del contrato.
- Tiempo de procesamiento del contrato: se refiere al tiempo necesario para procesar un contrato completo desde el inicio hasta la finalización, incluyendo la revisión, negociación y aprobación del mismo. Una medición cuidadosa de este indicador puede ayudar a identificar áreas de mejora en el proceso para acelerar la velocidad del proceso contractual, y así reducir los retrasos en la firma.
¿Qué es un KPI en la gestión de contratos?
Un KPI en la gestión de contratos es una métrica utilizada para evaluar y medir el desempeño de los procesos y resultados relacionados con la gestión contractual. Estos indicadores clave ayudan a las organizaciones a evaluar el riesgo de sus acuerdos y a mejorar la eficacia y eficiencia de sus procesos comerciales y de contratación.
2.- Eficacia del contrato
La eficacia del contrato se refiere a la capacidad de un contrato para cumplir sus objetivos y metas establecidos. Para medir la eficacia del contrato, es importante evaluar si se están cumpliendo los términos y condiciones establecidos en el mismo, los plazos, y si se están alcanzando los objetivos comerciales esperados.
También es importante monitorear cualquier problema o conflicto que surja durante el proceso de gestión de contratos y cómo se resuelven.
Este KPI se puede desglosar de la siguiente manera:
- Número de contratos: Este indicador ayuda a rastrear y monitorear la cantidad de contratos que se han cerrado en un período de tiempo específico. Esto puede ser útil para evaluar la carga de trabajo por área, identificar tendencias en la cantidad de contratos cerrados y evaluar el desempeño general del equipo de contratación.
- Puntuación/Eficacia del contrato: se enfoca en evaluar la calidad del contrato y su efectividad para cumplir con los objetivos establecidos. Se pueden usar diferentes criterios para evaluar la eficacia del contrato, como la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los plazos, la calidad del trabajo entregado, etc.
- Tarifas de renovación de contrato: mide el porcentaje de contratos que se han renovado en un período de tiempo específico. Las tarifas de renovación de contrato son un indicador importante de la satisfacción del cliente y la calidad del trabajo entregado. Si las tasas de renovación son altas, esto indica que los clientes en general están satisfechos. En cambio, si las tasas de renovación son bajas, esto puede indicar problemas con la calidad del trabajo entregado o con la experiencia postventa del cliente.
3.- Valor de contrato
El valor del contrato es un KPI muy importante, ya que permite a las empresas medir la contribución financiera de un acuerdo específico y su impacto en los ingresos de la organización.
A continuación, se especifican los indicadores más importantes de este KPI:
- Valor del contrato anualizado: métrica utilizada para calcular el valor del contrato anualmente, lo que ayuda a las empresas a comprender cuánto aportará un contrato a sus ingresos anuales. Este cálculo se realiza multiplicando el valor total del contrato por el número de años de duración del mismo y dividiéndolo por el número de años.
- Desempeño de obligaciones contractuales: Este punto se refiere a la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales por ambas partes para evitar multas costosas y garantizar que se cumplan los hitos clave.
Las empresas deben monitorear continuamente el desempeño del proveedor o cliente para asegurarse de que se estén cumpliendo todas las obligaciones estipuladas en el contrato. Esto puede incluir plazos de entrega, calidad del servicio o producto entregado, cumplimiento de regulaciones, entre otros aspectos. - Tendencias contractuales: las tendencias históricas y el análisis de rendimiento ayudan a establecer planes futuros y replicar temas en común de aquellos contratos de alto rendimiento. El análisis de las tendencias contractuales ayuda a las empresas a comprender cómo se comportan los contratos en el tiempo, lo que permite a los equipos de gestión identificar patrones y áreas de mejora.
Al analizar las tendencias contractuales, las empresas pueden obtener información valiosa sobre las condiciones del mercado, los riesgos y oportunidades que pueden surgir, así como la eficacia de las estrategias de negociación implementadas.
4.- Riesgo de contrato
La medición de la variación en los términos del contrato y sus cláusulas estándar son necesarias para tener claridad en cada acuerdo y analizar el impacto de cualquier modificación -ya sea autorizada o no-, para así anticipar y evitar posibles disputas. Este KPI se enfoca entonces en medir y evaluar los riesgos asociados con los contratos y su cumplimiento.
A continuación, se detallan los aspectos más importantes de este KPI:
- Variación entre las cláusulas estandarizadas y términos del contrato: indicador que mide el grado de variación entre las cláusulas estandarizadas y los términos del contrato personalizado. La falta de uniformidad en los términos del acuerdo puede aumentar el riesgo de incumplimiento y posibles problemas legales.
- Cantidad de acuerdos que vencen sin fechas de renovación: indicador que permite medir el número de acuerdos que vencen sin una fecha de renovación establecida. Esto puede aumentar el riesgo de interrupción del servicio o la relación comercial si no se toman medidas oportunas para renovar el contrato.
- Firma propensa al riesgo: análisis de la probabilidad de que la firma del contrato represente un riesgo financiero o legal para la empresa. Por ejemplo, si se firma un contrato sin una revisión adecuada o sin la aprobación necesaria, puede aumentar el riesgo de disputas legales, como señala la nota de “Due diligence - shooting the risk before the risk shoots us!” de World Commerce & Contracting.
El artículo señala que si bien carecemos de cualquier escenario libre de riesgos, es fundamental que toda organización cree un ecosistema consciente de gestión de riesgo contractual para detectar y mitigar las vulnerabilidades desde el principio, es decir, antes de que ocurran o se conviertan en amenazas. - Resolución de quejas: indicador clave que mide la cantidad de quejas que se reciben en relación con el contrato y la eficacia con las que se resuelven. Un alto número de quejas puede indicar problemas con el cumplimiento del acuerdo o con la calidad del servicio prestado. Además, si las quejas no se resuelven de manera oportuna y efectiva, puede aumentar el riesgo de problemas legales o la pérdida de clientes.
En resumen, los cuatro KPI´s para la gestión de contratos mencionados, permiten garantizar una gestión de contratos efectiva y reducir el riesgo asociado con el proceso contractual. La variación en los términos del contrato, la falta de fechas de renovación, la firma propensa al riesgo, los retrasos en la aprobación y las quejas no resueltas, son solo algunos de los indicadores clave que deben ser monitoreados y mejorados continuamente.
No basta con saber qué KPI medir, también es necesario contar con un método confiable para la obtención de los mismos. Aquí la tecnología toma un papel muy relevante, y es que todos los indicadores mencionados se pueden obtener de forma automatizada utilizando un software para la gestión de contratos.
Si bien existen diversas soluciones de gestión contractual, Webdox CLM permite a las empresas crear y gestionar contratos de manera más eficiente, lo que les ayuda a ahorrar tiempo, reducir costos y minimizar el riesgo. La herramienta también permite almacenar y compartir documentos importantes de forma centralizada y segura, lo que facilita el acceso a la información en cualquier momento y lugar.
