La visibilidad deficiente de los contratos deriva en una serie de costos ocultos que afectan seriamente las finanzas de la organización, causando fugas de valor considerables. En ese sentido, es importante conocer cuáles son los más representativos, a fin de tenerlos en cuenta y buscar el modo de eliminarlos mediante una administración eficiente de los contratos.
Costos ocultos asociados al incumplimiento contractual
La visibilidad de los contratos está relacionada con el acceso simple y oportuno a los términos, condiciones, compromisos, obligaciones y derechos de cada una de las partes firmantes.
Las organizaciones que no pueden garantizar esta posibilidad durante todo el ciclo de vida del acuerdo, simplemente no pueden realizar un monitoreo confiable de puntos importantes, como fechas de entrega, tarifas, pagos, vencimientos, renovaciones, etc.
Esta situación puede desencadenar el incumplimiento de términos y condiciones claramente estipulados en el contrato, acarreando las correspondientes sanciones económicas o peor aún, a otros costos ocultos de mayor impacto para la organización, como fractura de relaciones con clientes o proveedores, enfrentamiento de demandas legales, daño a la imagen de la marca y pérdida de oportunidades en general.
Algunas organizaciones, conscientes de esta problemática, han empezado a prestarle más atención al asunto. Según el Estudio del estado del cumplimiento 2019, de PwC, el 43% de los ejecutivos encuestados dice que están usando alguna aplicación tecnológica específica de compliance para dar soporte al monitoreo de los requerimientos legales y regulatorios, que incluya notificaciones y alertas y así evitar costos ocultos por la falta de visibilidad de proceso contractual.
Costos ocultos por una inadecuada gestión del riesgo
La gran cantidad de actores y factores presentes en la ejecución de un contrato genera eventos, situaciones y condiciones inciertas que entorpecen el cumplimiento del mismo. En ese sentido, la gestión de riesgos permite mitigar dicha incertidumbre y manejar con eficiencia las contingencias.
No obstante, la falta de visibilidad de los contratos dificulta una correcta gestión y monitoreo de dichos riesgos, especialmente porque en el momento en que se presentan las contingencias se requiere el acceso inmediato a los términos y condiciones de los documentos.
Esto deriva en procesos arbitrales y judiciales entre mandantes y contratistas, en cese de actividades temporales y otras situaciones que representan costos de alto impacto para las finanzas de la organización.
Costos asociados a la interrupción de la cadena de suministros
Una eficiente gestión de la cadena de suministro es fundamental para la adquisición de bienes y servicios claves para la empresa. Cuando no se tiene plena visibilidad de los contratos con proveedores, la gestión del stock no es la adecuada y es posible que la organización tenga problemas e interrupciones en sus procesos productivos, asumiendo el costo financiero de tal error.
Costos asociados a los precios inconsistentes
Cuando la visibilidad de los contratos es deficiente, se dificulta la identificación de términos contractuales incoherentes, como precios diferentes para los mismos productos y servicios, incluso con el mismo proveedor. Esto, deriva en pagos “extras” que en el largo plazo pueden representar sumas importantes de capital.
Costos asociados a las compras fuera del contrato
Las compras fuera del contrato pueden inflar los costos, generar inconsistencias, violar términos relacionados con la exclusividad y dar como resultado la pérdida de bonificaciones o descuentos.
Honorarios del equipo legal
Los cambios deben ser monitoreados constantemente, tanto en transacciones simples como en contratos complejos y altamente negociados. El equipo legal tiene la necesidad de realizar comparaciones paralelas y revisiones de múltiples versiones, quitándole tiempo valioso (y costoso) que podría ocupar en tareas mucho más productivas y estratégicas para el negocio.
Es habitual que en algunas empresas se pierdan grandes cantidades contratos o se archiven incorrectamente, especialmente si la documentación se gestiona y almacena de forma manual. Como resultado, los empleados pierden mucho tiempo cada día buscando en los diferentes servidores de su empresa, estando incluso duplicados.
A esto, hay que añadirle el riesgo de que, una vez encontrado el archivo, se trate de una versión incorrecta del mismo.
Si se multiplica el valor de esos minutos de salario anual del colaborador, y al producto se le suman las consecuencias de la espera, se obtendría como resultado uno de los costos ocultos de mayor impacto para una organización. Todo, a causa de una deficiente visibilidad del proceso contractual.
El valor de una eficiente gestión de los contratos
Ya mencionamos los costos ocultos más importantes debido a una deficiente visibilidad de los contratos. La buena noticia, es que la solución más eficiente a este problema se encuentra en la implementación de un software de gestión de contratos, como Webdox CLM.
El ecosistema inteligente de gestión de contratos Webdox CLM, permite eliminar los costos ocultos de los procesos contractuales al otorgar total visibilidad de cada documento y la correcta administración de los mismos.
Además, Webdox CLM facilita su centralización, la automatización de tareas simples y la generación de notificaciones que ayudan a las áreas involucradas a rastrear el cumplimiento, medir el rendimiento y desarrollar perfiles de riesgo. Aplica workflows que ayudan a ordenar las etapas de un contrato, acceso al repositorio digital y todo el proceso de firma de manera digital, garantizando el cumplimiento, la integridad y seguridad de la información.
