En cualquier tipo de negocio, el contrato es el activo más valioso para concretar diferentes tipos de acuerdos, ya que son la principal fuente de ingresos y construcción de relaciones comerciales, por lo que se convierten en el respaldo y garantía de que ambas partes están de acuerdo al momento de firmar contrato.
En este sentido, un contrato establece los riesgos e incentivos que asumen los firmantes, por lo que leerlo en detalle y firmarlo a conciencia, es la manera más eficiente de señalar que se han asumido sus cláusulas y condiciones, por lo que se aceptan en su totalidad mediante la firma autógrafa o electrónica.
No obstante, a pesar de los mejores esfuerzos que se lleven a cabo al momento de negociar, las cosas no siempre pueden salir bien entre las partes involucradas. Es normal que las relaciones comerciales en ocasiones se vean cuesta abajo, por lo que las personas pueden cambiar su forma de pensar, lo que genera roces en la negociación.
Para evitar cualquier tipo de malentendido, es que los contratos se ganan el podio número uno como la solución que puede evitar disputas de forma anticipada.
¿Por qué es tan importante firmar contrato?
Una firma, es la manera de manifestar en un documento la voluntad de una persona mediante su sello, plasmando la comprensión, aceptación y compromiso legal que asume al momento de concretar un acuerdo.
No obstante, el principal riesgo ocurre cuando las partes que suscriben un contrato lo hacen mediante firma autógrafa, ya que es prácticamente imposible verificar la autenticidad del firmante, ya que no hay manera de comprobar que la firma ha sido efectivamente proporcionada por la parte involucrada o si ha sido falsificada, al contar con el respaldo únicamente en un documento impreso, sin pruebas que permitan visualizar el histórico de las versiones o posibles modificaciones del contrato.
La buena noticia, es que a medida que los contratos continúan pasando a formatos electrónicos, los criterios de lo que se refiere a “firmar un contrato” se han ampliado sustancialmente, abriendo paso a las firmas electrónicas, que son las versiones digitalizadas de una firma tradicional con la misma validez legal, mejorando así, diversos aspectos engorrosos que el proceso de firma autógrafa trae consigo.
En este sentido, la transformación digital de los procesos internos de las organizaciones tiene como principal objetivo optimizar tiempo y recursos, en este caso, en lo que respecta a la gestión contractual. Precisamente, la adopción de la firma electrónica va en esa dirección, ya que si se implementa correctamente, su uso garantiza la eficacia del ciclo de vida de un contrato.
Firma de un contrato: lo que hay que tener en cuenta
Ya sea en formato físico o digital, firmar contrato conlleva una serie de formalidades que tienes que considerar:
Lee en detalle y comprende cada cláusula
Uno de los principales errores al momento de firmar contrato, es la falta de claridad en el documento, lo que genera conflictos y disputas futuras entre las partes. Por lo mismo, lo más importante es que el contrato sea lo más claro posible, asegurando su alcance y objetivo, para que así se reduzcan significativamente los riesgos debido a un contrato mal formulado, leyendo en detalle cada cláusula y prestando especial atención en las secciones que describen los derechos y obligaciones de las partes.
No firmes si no estás seguro
Cualquier duda o pregunta que surja al momento de firmar un contrato, por muy mínima que parezca, da la facultad a la parte interesada de retrasar la firma del acuerdo y acordar un nuevo plazo para firmar contrato. Este punto es muy importante a tener en cuenta, ya que una pequeña confusión al momento de firmar, puede generar problemas mayores en la negociación.
Pide ayuda profesional
Si a pesar de haber retrasado a firma, sigues sin entender una o varias partes del contrato, lo más recomendable es que acudas a soporte legal y pedir un plazo para firmar. Este punto es fundamental, especialmente si el contrato contiene elementos o terminologías dudosas y que solo un profesional podría interpretar, ya que el lenguaje legal es diferente al lenguaje cotidiano. Además, un abogado o mediador puede ayudarte a encontrar cláusulas ocultas que podrían perjudicarte.
Exige la firma del contrato
La firma de contrato es legalmente exigible, es decir, es un acuerdo que va más allá de una simple formalidad. Por lo mismo, al momento de firmar un contrato, se está asumiendo el compromiso del mismo, y se aceptan los derechos y obligaciones de ambas partes, con su respectivo plazo para firmar.
Prefiere la firma electrónica
Todavía hay empresas que siguen gestionando sus contratos de forma manual y con firma autógrafa, solución que hoy es considerada como la más riesgosa y burocrático de todas, ya que entre otros aspectos, puede ser cuestionada o rechazada por la facilidad con que puede ser falsificada, además de generar pérdidas de tiempo y recursos.
Debido a lo anterior, es que las empresas más innovadoras, competitivas y que buscan la mejora continua, están optando por soluciones de firma electrónica en sus contratos por los siguientes motivos:
- Su practicidad.
- Reducción en tiempo y costos.
- Su valor probatorio al ser no repudiable.
- Por su nivel de seguridad, confidencialidad e integridad de los documentos.
- Por la notable reducción de tiempo y desplazamientos.
- Por contribuir al medio ambiente reduciendo el uso del papel.
En definitiva, un contrato es una herramienta facilitadora de negocios que tiene como fin único lograr relaciones contractuales exitosas, ya que permite dirigir operaciones, dar respaldo a la comunicación entre las partes, regular conductas y asignar riesgos, por lo que validarlo mediante una firma lo convierte en el instrumento económico fundamental para cualquier tipo de organización.
