Si estás considerando implementar un CLM Software, es importante asegurarse de que tu organización esté preparada para el éxito. En este artículo, analizaremos las señales de las empresas que ya están lista para trabajar con un CLM, cómo prepararse para una nueva implementación y estrategias para un
Señales de que tu empresa está lista para un CLM
Hay algunas señales que pueden indicar que tu organización está lista para un CLM. Estas señales incluyen:
- Crecimiento o expansión organizacional: Tu organización está creciendo o expandiéndose. Un CLM Software puede ayudarte a administrar de manera eficiente un número creciente de contratos.
- Problemas en los procesos actuales: Tu organización está experimentando problemas con los procesos de contratación actuales. Por ejemplo, si tus contratos se pierden o se retrasan con frecuencia, o si no estás seguro de si tus contratos cumplen con los requisitos legales o de cumplimiento, un sistema CLM puede ayudarte a resolver estos problemas.
- Búsqueda de mejora en eficiencia y visibilidad: Tu organización está buscando formas de mejorar la eficiencia y la visibilidad de tus contratos. Un CLM te ayuda a ahorrar tiempo y dinero al automatizar las tareas repetitivas de gestión de contratos.
Preparando a la empresa para implementar un CLM
Antes de implementar un Software de Gestión de Contratos (CLM), es crucial evaluar la preparación de tu empresa.
Asegúrate de tener un entendimiento claro de las necesidades contractuales, capacidad para gestionar el crecimiento empresarial, compromiso y formación del personal, y objetivos bien definidos.
Estos indicadores clave garantizarán una implementación exitosa y maximizarán los beneficios del CLM en tu organización.
Beneficios de un CLM para tu organización
Implementar un Software de Gestión de Contratos (CLM) puede aportar una serie de beneficios significativos para tu organización, especialmente cuando se encuentra en un período de crecimiento. A continuación se explican algunos de los aspectos clave que resaltan la importancia y el impacto positivo de un CLM:
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Optimización de procesos contractuales: Un CLM simplifica y optimiza los procesos relacionados con la creación, revisión, aprobación y ejecución de contratos. Esto no solo acelera el ciclo de vida de los contratos, sino que también reduce la carga administrativa, permitiéndote focalizar más tiempo y recursos en actividades estratégicas.
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Mejora de la eficiencia: Al automatizar tareas repetitivas y facilitar el seguimiento de los contratos, un CLM mejora la eficiencia operativa. La capacidad de gestionar contratos de manera centralizada y acceder a la información relevante de manera rápida, contribuye a una toma de decisiones más ágil y precisa.
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Reducción de riesgos y cumplimiento normativo: Un CLM proporciona una visión clara y detallada de todos los contratos en curso, así como de sus términos y condiciones. Esto ayuda a identificar posibles riesgos y asegura que todos los contratos estén alineados con los requisitos legales y de cumplimiento local, reduciendo así la exposición a posibles litigios y sanciones.
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Mayor transparencia y visibilidad: Un CLM proporciona una visión integral de los contratos, permitiendo un seguimiento en tiempo real del estado de cada acuerdo. Esta transparencia mejora la visibilidad en todos los niveles organizativos, desde la gestión de proyectos hasta la toma de decisiones estratégicas.
Evaluación de la madurez del proceso de contratación
Evaluar la madurez de los procesos de contratación es esencial para determinar si son lo suficientemente robustos o si un CLM puede aportar mejoras significativas. Analiza la eficiencia y eficacia de tus procesos actuales, identificando posibles áreas de mejora.
Un CLM puede optimizar la creación, gestión y seguimiento de contratos, agilizando operaciones y reduciendo posibles inconvenientes. La evaluación de la madurez de tus procesos de contratación te permitirá tomar decisiones informadas sobre la implementación de un CLM para impulsar la eficiencia y el rendimiento de tu empresa.
Paso a paso para una nueva implementación de CLM
Antes de embarcarte en la implementación de un Software de Gestión de Contratos (CLM), es esencial preparar adecuadamente el terreno:
Optimización de procesos de contratación: Antes de implementar un CLM, es crucial revisar y optimizar tus procesos contractuales actuales, ya sean carpetas físicas o digitales.
Examina a fondo cada etapa, identificando posibles cuellos de botella y áreas de mejora para garantizar una transición más fluida y eficiente al nuevo sistema.
Limpieza y optimización de datos contractuales: Asegúrate de que tus datos contractuales estén organizados y accesibles. La limpieza y optimización de datos son fundamentales para una migración exitosa al CLM. Esto facilitará la integración sin problemas y permitirá un uso efectivo de la plataforma desde el principio.
Establecimiento de objetivos y expectativas claras: Define claramente qué esperas lograr con la implementación del CLM y cómo esto se alinea con los objetivos globales de tu organización. Establecer metas claras proporcionará una guía sólida y permitirá evaluar el éxito de la implementación de manera efectiva.
Identificación y compromiso de los intereses involucrados: Involucra a todas las partes relevantes en el proceso, desde el equipo legal hasta IT y ventas. Asegurar el compromiso de todos los interesados garantiza un apoyo integral y facilita una implementación sin roces al abordar las necesidades específicas de cada área en particular.
Estrategias para una implementación de CLM sin contratiempos
Prepárate para una implementación exitosa de CLM con estrategias enfocadas en la gestión del cambio, la elección precisa del proveedor y una capacitación efectiva del equipo. Estas medidas aseguran una transición sin contratiempos y optimizan la eficiencia de tus procesos contractuales.
a).- Gestión del cambio: Prepara a tu organización para el cambio positivo que implica la implementación de un CLM, asegurando una transición suave. Involucra a los equipos clave desde el principio, comunica de manera efectiva los beneficios del CLM y establece un plan detallado para abordar cualquier resistencia al cambio.
b).- Enfoque en el cambio organizacional: Considera el impacto en la cultura y las operaciones de la empresa y planifica cómo gestionar estos cambios. Desde la redefinición de roles hasta la adaptación de procesos, asegúrate de que la implementación del CLM se alinee con la estrategia global de la organización.
c).- Selección y evaluación de proveedores CLM: Investiga y selecciona un proveedor de CLM que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa. Webdox CLM ofrece características como solicitud, workflows, firma electrónica, repositorio, reportes, integraciones (CRM o ERP) e inteligencia artificial. Evalúa detenidamente las capacidades del proveedor, su historial de implementaciones exitosas y la compatibilidad con tus requisitos particulares.
d).- Capacitación y soporte post-implementación: Asegura que tu equipo reciba la formación necesaria para manejar el nuevo sistema y que haya un soporte continuo después de la implementación. Proporciona sesiones de capacitación personalizadas, documentación clara y acceso a recursos de soporte para garantizar una adopción efectiva y resolver cualquier problema que surja de manera rápida y eficiente.
Consideraciones técnicas para la implementación del CLM
Además de las consideraciones comerciales y organizativas, es crucial abordar aspectos técnicos al implementar un software CLM. Estas consideraciones incluyen:
Compatibilidad e integración con sistemas existentes: Asegúrate de que el CLM seleccionado sea compatible e integrable con los sistemas existentes de tu organización, garantizando una transición sin inconvenientes y una operatividad eficiente.
Requisitos de seguridad y cumplimiento: Verifica que el CLM elegido cumpla con los requisitos de seguridad y cumplimiento de tu organización. La protección de datos y el cumplimiento normativo son fundamentales para garantizar la integridad y seguridad de los contratos gestionados.
Soporte y mantenimiento post-implementación: Confirma que el proveedor de CLM ofrezca un sólido soporte local y mantenimiento después de la implementación. Esto asegura la resolución oportuna de problemas y la continuidad operativa a largo plazo.
Casos de estudio y testimonios: Examina casos de estudio o testimonios de organizaciones que hayan implementado el CLM de interés con éxito. Un ejemplo es Webdox, un proveedor de CLM que ha demostrado su capacidad para mejorar la eficiencia, visibilidad y cumplimiento contractual en organizaciones globales.
Beneficios basados en evidencia: Respaldando la elección del CLM, la gestión ineficiente de contratos puede representar hasta un 9% de pérdida en ingresos anuales para las empresas, según World Commerce & Contracting.
La buena noticia es que con un CLM se puede reducir drásticamente el tiempo en el proceso de firma hasta en un 90%, aumentando así los ingresos mediante la automatización. Además, un CLM puede reducir hasta un 59% del tiempo dedicado a la gestión de contratos, liberando horas valiosas para enfocarte en otras tareas cruciales para tu negocio.
Conclusión
En conclusión, la implementación exitosa de un Sistema de Gestión de Contratos (CLM) implica una cuidadosa planificación y consideración de múltiples factores. Desde la optimización de procesos contractuales hasta la evaluación técnica, es esencial abordar cada etapa con atención y enfoque.
La gestión del cambio, la selección de proveedores adecuados y la capacitación del equipo son piedras angulares para garantizar una transición sin fricciones y aprovechar al máximo los beneficios del CLM.
Los datos respaldan los impactos financieros positivos y las mejoras significativas en la eficiencia que pueden derivarse de una implementación exitosa. Al adoptar un software CLM impulsado por inteligencia artificial, las organizaciones pueden no solo optimizar la gestión de contratos, sino también impulsar la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento en todo su espectro operativo.
