¿Te has preguntado alguna vez cómo una estrategia corporativa puede ayudar a innovar en el área legal? Contar con una estrategia corporativa sólida y una gestión de contratos innovadora, es la respuesta para llevar las negociaciones de toda organización al siguiente nivel.
1. ¿Qué es la Estrategia Corporativa?
2. ¿Qué Tipos de Estrategia Corporativa Existen?
3. Estrategia corporativa que optimice los procesos contractuales
4. Importancia de una estrategia corporativa
5. Problemática en la administración de contratos
6. Beneficios de la gestión conjunta del ciclo de vida de los contratos
7. Principales problemáticas en cada área asociadas a la gestión
¿Qué es la Estrategia Corporativa?
En esencia, una estrategia corporativa es el mapa que traza el camino de una empresa hacia sus objetivos y metas. Es una hoja de ruta a largo plazo que abarca cada aspecto de la organización, desde la definición de su propósito hasta la planificación de su crecimiento y cómo enfrentar los desafíos en el camino.
Esta poderosa estrategia determina la dirección en la que se dirige una empresa, identifica sus ventajas competitivas, y le permite tomar decisiones informadas y coherentes en todos los niveles de la organización. Una estrategia corporativa bien definida comunica la visión de la empresa tanto a los colaboradores como a los interesados externos, creando un sentido de propósito compartido y compromiso hacia el éxito común.
Pero, ¿cómo se relaciona esta estrategia con la gestión de contratos y el área legal? Ahí es donde entra en juego la innovación empresarial y la capacidad de aprovechar al máximo cada oportunidad para mejorar la eficiencia y el rendimiento en la gestión de contratos.
¿Qué Tipos de Estrategia Corporativa Existen?
Existen varios tipos de estrategias corporativas que una empresa puede adoptar en función de sus objetivos y la industria en la que opera. Algunas de las estrategias más comunes son:
1. Diversificación: Esta estrategia implica que una empresa amplía su alcance ingresando a nuevos mercados o desarrollando nuevos productos o servicios. Puede ser una diversificación relacionada (ingresar a mercados o industrias relacionadas con las actividades actuales de la empresa) o no relacionada (ingresar a mercados o industrias diferentes y no relacionadas con las actividades actuales de la empresa).
2. Expansión: La estrategia de expansión se enfoca en aumentar la participación en los mercados actuales o ingresar a nuevos mercados geográficos. Puede implicar la apertura de nuevas sucursales, la adquisición de otras empresas o la creación de alianzas estratégicas para aumentar el alcance de la empresa.
3. Alianzas Estratégicas: En esta estrategia, las empresas forman acuerdos de colaboración con otras compañías para aprovechar sus capacidades y recursos mutuos. Las alianzas estratégicas pueden ayudar a aumentar la eficiencia, acceder a nuevos mercados y compartir riesgos.
4. Enfoque: Esta estrategia se basa en la concentración en un segmento específico del mercado o en un producto/servicio en particular en lugar de abarcar todo el mercado. Puede ser un enfoque basado en el costo (ofrecer productos o servicios a precios más bajos en un nicho específico) o en un enfoque basado en la diferenciación (ofrecer productos o servicios únicos y de alta calidad para un segmento específico).
5. Liderazgo en costos: Esta estrategia se centra en ser el productor más eficiente en una industria, lo que permite a la empresa ofrecer productos o servicios a precios más bajos que la competencia y ganar una cuota de mercado significativa.
6. Diferenciación: Aquí, la empresa busca destacar en la industria mediante la creación de productos o servicios únicos y valiosos para los clientes. Esto permite a la empresa cobrar precios premium y construir una base de clientes leales.
7. Innovación: La estrategia de innovación se centra en ser pionero en el desarrollo de nuevos productos, tecnologías o modelos de negocio. Al ser un líder en innovación, la empresa puede obtener una ventaja competitiva sostenible.
8. Internacionalización: Esta estrategia implica expandir las operaciones de la empresa a nivel internacional, ingresando a nuevos mercados extranjeros para aprovechar oportunidades de crecimiento y diversificación geográfica.
9. Estrategia legal: las estrategias legales de una empresa, conocidas como "Compliance", se enfocan en garantizar el cumplimiento de todas las leyes, regulaciones y normativas aplicables a su industria y operaciones. Esto implica establecer políticas y procedimientos internos, brindar formación y capacitación a los empleados, realizar monitoreo y auditorías periódicas, gestionar riesgos legales, mantener comunicación transparente con autoridades y entidades reguladoras, y adaptarse a los cambios normativos para preservar la integridad, reputación y confianza de la empresa ante clientes, inversores y otras partes interesadas.
Cómo diseñar una estrategia corporativa que optimice los procesos contractuales
Son pocas las relaciones de negocios que no están mediadas por algún tipo de contrato. De hecho, una investigación de Gartner indica que entre el 60% y el 80% de todas las transacciones comerciales se rigen por contratos y acuerdos legales.
Sin embargo, gran parte de las organizaciones no le dan un enfoque corporativo a la gestión ciclo de vida de los contratos, comprometiendo así la consecución de sus metas estratégicas.
En este sentido, Webdox CLM, reconocido Software de gestión del ciclo de vida del contrato en LATAM, destaca como la mejor opción para gestionar el proceso contractual de principio a fin, al ser una plataforma integral, personalizable e intuitiva. Webdox permite estandarizar plantillas, automatizar flujos de trabajo, centralizar contratos y ofrece análisis para mejorar la eficiencia. Con integraciones flexibles y alertas, garantiza el cumplimiento y facilita una implementación sin complicaciones, brindando una ventaja competitiva a las empresas.
Ahora que comprendemos qué es una estrategia a nivel corporativo y los diferentes tipos de estrategia corporativa que existen, es momento de adentrarnos en cómo diseñar una estrategia que optimice los procesos contractuales en tu empresa. Aquí hay algunos pasos clave para lograrlo:
1° Análisis de Situación
Antes de tomar cualquier decisión, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de la situación actual de la empresa en relación con la gestión de contratos. Evalúa los flujos de trabajo actuales, identifica puntos débiles y áreas de mejora, y comprende las necesidades específicas del área legal.
2° Definir Objetivos Claros
Establece objetivos claros y medibles para tu estrategia corporativa en el área legal. Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos generales de la empresa y ser realistas y alcanzables.
3° Identificar Tecnologías y Herramientas
Explora las tecnologías y herramientas disponibles en el mercado que puedan mejorar la gestión de contratos. La implementación de un CLM (Contract Lifecycle Management) puede ser una solución eficaz para centralizar y optimizar todo el ciclo de vida de los contratos.
4°Promover la Colaboración
Fomenta la colaboración entre los distintos departamentos, incluido el área legal, para evitar la administración por "silos". Una comunicación efectiva y una gestión conjunta del ciclo de vida de los contratos garantizarán una mayor eficiencia y reducirán los riesgos asociados.
5° Capacitación y Formación
Es crucial capacitar al personal en la nueva estrategia y las herramientas utilizadas. La formación adecuada permitirá a los empleados adaptarse al cambio y aprovechar al máximo la nueva forma de gestionar contratos.
Importancia de una estrategia corporativa en la gestión del ciclo de vida de los contrato
El departamento legal participa en la negociación de nuevos contratos y vela porque la empresa se desenvuelva acorde a la normatividad interna y la estructura legislativa del área geográfica donde opera.
Por su parte, cada una de las áreas involucradas en las distintas contrataciones hace su aporte con base en sus intereses y en la información que maneja producto de su actividad diaria. Por ejemplo, el departamento procurement necesita vigilar sus compromisos con los proveedores para no incurrir en renovaciones indeseadas o en multas producto del incumplimiento de algún término.
Pese a lo anterior, son el gobierno corporativo y la alta gerencia los encargados de evaluar los riesgos contractuales de cada negociación y vigilar los compromisos que éstas asumen, con el objetivo de proteger los intereses de la compañía y garantizar un uso eficiente de los recursos.
En consecuencia, la correcta gestión ciclo de vida de los contratos exige una mirada corporativa holística, que comprenda la comunicación de todas las áreas involucradas en el proceso, incluidas la gobernanza societaria y la gerencia general.
Cuando la gestión de los contratos se lleva de forma dispersa, se generan problemas que pueden derivar en el incumplimiento de obligaciones, largos litigios, incremento de costos e incapacidad para identificar y reducir riesgos, entre otras situaciones que afectan seriamente las finanzas y reputación de la organización.
Problemática en la administración de contratos por desconexión entre áreas
Por lo general, el departamento legal y el de compras representan las áreas que mayor volumen de contratos gestionan. Pero la gerencia general, de finanzas, recursos humanos, ventas y otras gerencias también gestionan diversos documentos contractuales.
Esto se traduce en un enorme volumen de contratos circulando por toda la organización que -de no ser administrados de forma conjunta y mediante un sistema centralizado- incrementan diferentes riesgos, como renovaciones sin revisión de cláusulas, penalizaciones, pérdida de ingresos y generación de costos asociados a la poca visibilidad, como la ruptura de la cadena de suministros.
En este sentido, cuando diferentes departamentos o áreas no colaboran eficientemente en el proceso de gestión de contratos debido a la falta de comunicación, coordinación y flujo de información inadecuado, pueden surgir diversos inconvenientes:
-
Falta de visibilidad: Cuando los diferentes departamentos no comparten información de manera efectiva, puede haber una falta de visibilidad sobre los detalles clave de los contratos, como las fechas de vencimiento, cláusulas importantes o compromisos acordados. Esto puede dar lugar a pérdida de oportunidades, incumplimientos y posibles sanciones legales.
-
Repetición de esfuerzos: Si cada área maneja sus propios procesos para administrar contratos, es probable que se repitan tareas innecesarias, lo que lleva a una ineficiencia en el uso de recursos y tiempo.
-
Riesgo de incumplimiento: La desconexión entre áreas puede llevar a un control deficiente de los plazos y condiciones del contrato, lo que aumenta el riesgo de incumplir los términos acordados. Esto puede generar conflictos con los proveedores o clientes y afectar la reputación de la organización.
-
Falta de negociación estratégica: Si los equipos no comparten información sobre las cláusulas negociadas en contratos previos, se puede perder la oportunidad de obtener mejores condiciones en acuerdos futuros.
-
Pérdida de oportunidades y ahorros: La falta de coordinación puede resultar en la pérdida de oportunidades para renegociar contratos existentes y obtener mejores términos o tarifas más favorables.
-
Inadecuada administración de riesgos: Si no hay una comunicación efectiva entre las áreas, es posible que no se aborden adecuadamente los riesgos asociados con ciertos contratos, lo que puede tener consecuencias financieras y operativas negativas.
Beneficios de la gestión conjunta del ciclo de vida de los contratos
La WCC (World Commerce & Contracting Association) señala que una administración ineficaz puede costarle a una compañía -en promedio- el 9% de sus ingresos anuales. Una problemática que las organizaciones pueden solucionar mediante la gestión conjunta de contratos a través de un sistema centralizado que aumente la visibilidad, accesibilidad y capacidad de monitoreo de cada uno de los contratos que firma la empresa.
Al obtener una visión holística de las obligaciones contractuales y de la fase en que se encuentra cada contrato, las organizaciones obtienen beneficios significativos, entre los cuales cabe mencionar:
- Reducción de la pérdida de contratos.
- Reducción de incumplimiento y las consecuentes penalizaciones.
- Capacidad de reaccionar a los cambios durante el ciclo de vida de los contratos.
- Reducción de los tiempos de contratación. Este beneficio resulta importantísimo, ya que entre los costos ocultos de las negociaciones interminables está la pérdida del 4% de la facturación cada año.
- Prevención de la fuga de ingresos.
- Optimización de las auditorías a contratos.
Adicionalmente, el control estandarizado y la colaboración de las partes interesadas durante los procesos de contratación -y el posterior monitoreo de las cláusulas e hitos planteados- permite realizar análisis más allá de los límites departamentales, obteniendo una visibilidad completa de todas las obligaciones contractuales de la organización. Esta información es de suma utilidad para la alta gerencia y el gobierno corporativo en el desarrollo de sus tareas.
Principales problemáticas en cada área asociadas a la gestión ineficiente de contratos
- Gerencia General: dificultad para realizar controles internos a los contratos y administrar proactivamente los riesgos.
- Finanzas: los costos financieros de una gestión ineficiente de contratos pueden ser multimillonarios.
- Compras (procurement): cuando el departamento de compras no tiene una visibilidad plena de los contratos, no puede identificar fallas en las contrataciones con los proveedores y mucho menos corregirlas antes de que la cadena de suministro sufra interrupciones.
- Compliance y Riesgo: los silos de información en la gestión de contratos están estrechamente ligados al incumplimiento de cláusulas, políticas empresariales y leyes nacionales.
- Legal: el departamento legal tiene que velar por el cumplimiento de las normas y leyes en todos los procesos de contratación. Sin embargo, cuando la visibilidad de los contratos es mínima y trabaja aislado de la gerencia y el gobierno corporativo, puede cometer serios errores. Al respecto, es importante tener presente que, según Fulbright y Jaworski, 54% de las empresas gastan más de un millón de dólares en litigios contractuales.
- Ventas: como consecuencia de la gestión en silos de los contratos, los procesos de revisión y aprobación de ventas suelen ser de lo más lento, reduciendo las utilidades del negocio.
Tecnología: el eje de una estrategia corporativa del ciclo de vida de los contratos
Un software para la gestión de los contratos proporciona un único repositorio centralizado que facilita la administración de estos acuerdos a lo largo de todo su ciclo de vida. Mediante un motor de búsqueda, todos los estamentos empresariales involucrados en los procesos contractuales pueden acceder al contenido de cada documento y ser revisado de principio a fin.
Adicionalmente, permite personalizar y ejecutar flujos de trabajo (workflows) ordenados que garantizan la comunicación e intercambio entre las diferentes áreas que son parte de la gestión de contratos y las responsabilidades que les asisten en cada una de las fases del proceso contractual (solicitud, creación, revisión y aprobación).
Esto le ayuda a la gerencia legal acelerar los procesos de revisión, aprobación, monitoreo y comunicación constante con área legal y cada uno de los departamentos a que haya lugar para garantizar una correcta administración de los contratos desde su solicitud hasta su término o renovación.
En conclusión, una estrategia corporativa es fundamental para la eficiencia y el éxito a largo plazo de una empresa, incluido el área legal y la gestión de contratos. Entender qué es una estrategia corporativa y cómo se puede aplicar a la gestión de contratos es un paso importante hacia la innovación y la mejora continua de los procesos empresariales. Al adoptar una estrategia bien planificada y aprovechar la tecnología adecuada, las empresas pueden optimizar la gestión de contratos y alcanzar nuevos niveles de eficiencia y competitividad en el mercado.
