Uno de los principales problemas de gestión de proveedores el las empresas, es monitorear el riesgo en la cadena de suministro y velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales, especialmente cuando son servicios claves para la continuidad operacional de la organización.
¿Qué es la gestión de proveedores?
En el ámbito del Procurement, la gestión de proveedores es un meticuloso proceso de gestión y mejora de las interacciones con los proveedores externos que suministran bienes o servicios.
Es el acto de encontrar, obtener y gestionar recursos que son vitales para las operaciones de una organización. Esto incluye la evaluación de los puntos fuertes y las capacidades de los proveedores en todo su ciclo de vida con una organización en relación con la estrategia empresarial global.
Es decir, la gestión de proveedores establece la relación entre un comprador y un proveedor, sujeta a la obtención de bienes o servicios y su suministro a su organización, que a su vez define el tipo de relación de trabajo que debe buscar desarrollar con sus proveedores.
Esta gestión es una habilidad blanda fundamental para todos los gerentes e involucrados en el ciclo de compras y en la cadena de suministro.
Fases de la gestión de proveedores
Las fases o el flujo de procesos de la gestión de proveedores, son los pasos que intervienen en una relación eficaz entre el comprador y el proveedor.
Calificación
La calificación del proveedor es el primer paso del proceso de gestión de proveedores. Se utiliza para evaluar a los candidatos y determinar si son lo suficientemente capaces de proporcionar los bienes o servicios necesarios según los estándares establecidos por el comprador.
Clasificación
La clasificación de los proveedores es una parte importante del proceso de gestión de su ciclo de vida. Es la etapa de segmentarlos en cuadrantes específicos en función de un conjunto predefinido de parámetros como el riesgo de suministro, el gasto total, el costo total de la propiedad, la calidad, la rentabilidad y el rendimiento, entre otros.
Colaboración
La colaboración con los proveedores es el proceso que allana el camino para el desarrollo mutuo de proveedores y compradores mediante la mejora de los procesos y la innovación de los productos y servicios. Según una reciente encuesta de McKinsey, las empresas que colaboran profundamente con los proveedores, crecen dos veces más rápido que sus pares que ignoran la colaboración con los mismos.
Evaluación
La evaluación del proveedor es la última etapa del flujo del proceso de gestión de proveedores. Esta etapa se utiliza para medir el rendimiento de un proveedor y asegurarse de que cumple las condiciones contractuales preestablecidas. La evaluación se realiza en función de una serie de parámetros como el plazo de entrega, el precio, la producción, la calidad, la técnica y los servicios.
Gestión de riesgo con proveedores: principales problemas
La gestión de riesgo de proveedores es una situación latente para cualquier industria que dependa de manera intensiva en el cumplimiento de contratos por parte de la cadena de suministro. De acuerdo con un reporte de Deloitte:
- Un 87% de los encuestados ha tenido algún incidente por parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones.
- Solo el 44% de los encuestados establece que son muy efectivos en administrar el riesgo de terceras partes.
- El 28% de quienes sufrieron incidentes ha debido enfrentar grandes interrupciones en el servicio.
- Un 11% de quienes tuvieron incidentes vio sus actividades completamente interrumpidas.
Sin embargo, hay riesgos que pueden ser más críticos para la empresa, dependiendo de cómo impacte sus actividades el incidente con el proveedor de servicios, como:
1. Interrupción del servicio al cliente
El proveedor se transforma en la cara de la empresa, por lo que el cliente asumirá que cualquier problema que presente el servicio es responsabilidad directa de ella.
Estos riesgos en servicio al cliente son especialmente críticos en empresas de servicios financieros, la industria energética y el sector público.
2. Violaciones a la ley y normativa vigentes
En este caso, tanto el proveedor como la empresa contratante pueden asumir costos como multas. Deloitte estima que, en el caso de empresas multinacionales, las faltas de terceros pueden llevar a multas, compensaciones y pérdidas de ingresos que varían entre los 2 y 50 millones de dólares.
3. Daño a la reputación de la empresa contratante
A diferencia de otros riesgos de proveedores, la baja en la reputación y en la imagen tienden a ser daños intangibles para la empresa. Sin embargo, puede desencadenar una cadena de consecuencias, como la fuga de clientes y la caída del valor en la bolsa en empresas con presencia bursátil.
4. Quiebre de la cadena de suministro
Si la logística se rompe, desencadena una serie de problemas que pueden afectar a otros proveedores o arriesgar la pérdida del producto. Este riesgo preocupa principalmente a empresas de servicios profesionales, infraestructura y la industria de la salud.
5. Riesgo de fraude
Los riesgos de este tipo son especialmente críticos para industrias como los servicios al consumidor, telecomunicaciones, tecnología y manufactura.
6. Factibilidad económica del proveedor
Si una empresa tercerizada carece de liquidez para cumplir con sus obligaciones, se arriesga la disrupción del servicio. Esto es de vital importancia, sin importar si hablamos del sector público o privado.
Ventajas o beneficios de la gestión de proveedores
Ahora que entendemos por qué es necesaria la gestión de proveedores, veamos cómo puede beneficiar a las organizaciones:
Gestionar eficazmente una base de proveedores cada vez mayor
La base de proveedores de las organizaciones está aumentando, lo que es consecuencia de un sinfín de factores, como los procesos empresariales cada vez más globalizados que dan acceso a proveedores globales, el aumento de la complejidad de las cadenas de suministro, el aumento de la escala de las operaciones de las organizaciones, etc.
El valor del ciclo de vida
Debido al aumento del número de proveedores contratados por las organizaciones, la gestión de todo el ciclo de vida se vuelve difícil. Disponer de un proceso de gestión de proveedores bien estructurado permitirá a las organizaciones gestionarlos con facilidad.
Conseguir un ahorro de costos y un control de calidad
Contar con prácticas sólidas de gestión de proveedores permitirá a las organizaciones identificar oportunidades de ahorro de costos en la cadena de suministro y examinar la calidad de la producción de los proveedores. Esto repercute directamente y contribuye a los resultados de la empresa.
Mejorar la transparencia del suministro de la organización
Cuando se dispone de un sistema de gestión de proveedores, éste permite racionalizar información y datos valiosos sobre el ciclo de vida de los proveedores. Permite a las organizaciones tener una mayor transparencia sobre el número y el tipo de proveedores contratados y su rendimiento, y ayuda a identificar áreas de mejora y a diseñar estrategias para mejorar aún más su rendimiento.
Seguimiento del cumplimiento de los parámetros pertinentes
Cada proveedor tiene que cumplir unos parámetros específicos establecidos para asegurarse de que está cumpliendo los requisitos de la organización. Utilizando un sistema de gestión de proveedores, puede evaluar el cumplimiento de los parámetros establecidos e identificar el ámbito de mejora para obtener el máximo valor.
Evaluar y mitigar el riesgo de los proveedores
Identificar y mitigar el riesgo de los proveedores es otro beneficio inequívocamente crítico de tener una gestión eficiente para la organización. A medida que las cadenas de suministro y las relaciones con los proveedores resultantes se vuelven complejas, también aumenta la probabilidad de que se produzcan riesgos perjudiciales para los proveedores. La gestión de proveedores ayuda a identificar y evaluar el impacto de los riesgos de los proveedores y a idear medidas adecuadas para mitigarlos.
Creación de un proceso de gestión de proveedores
Ahora que hemos identificado la necesidad y los beneficios de la gestión de proveedores, es necesario establecer el proceso de gestión. Este guiará a una organización sobre las estrategias que tiene que emplear para gestionar todo el ciclo de vida de los proveedores contratados de forma exitosa.
¿Cómo un sistema de gestión de contratos permite mitigar riesgos?
La realidad, es que aunque las empresas estén alineadas y cuenten con un compromiso de la alta gerencia, carecen normalmente de las herramientas y tecnologías de apoyo para administrar los riesgos de sus proveedores.
Sin embargo, ese riesgo se reduce de manera significativa si la empresa cuenta con más herramientas para monitorear y hacer un seguimiento, pero no siempre se encuentra la tecnología adecuada.
1.- Tomar resguardos para gestionar alternativas de manera rápida: un sistema de gestión de contratos facilita tanto el seguimiento de los mismos como la mejora continua. Un sistema de apoyo permite que el administrador tome nota de eventuales vacíos en la contratación de proveedores y evite cometer el mismo error dos veces. Con ello, se puede perfeccionar la elaboración de contratos tomando en cuenta la experiencia con proveedores anteriores.
2.- Estandarizar la gestión de contratos asegurando parámetros comunes: las empresas están buscando la consistencia en los estándares de servicio que exigen a los proveedores, independiente del área de la empresa que lo exija.
Un sistema de gestión de contratos acompaña a la empresa en la preparación de bases de licitación o contratos y la estandarización de sus requerimientos y procesos de validación.
3.- Monitorear de manera oportuna el cumplimiento de fechas e hitos: la gestión oportuna de compensaciones o costos que deba asumir el proveedor depende de manera integral de cómo se exija el cumplimiento del contrato.
Una administración digital de contratos y documentos legales permite establecer hitos de utilización, y automatizar alertas de vencimientos de fechas clave.
4.- Reportar incidentes de manera oportuna: ante la eventualidad de una emergencia en la cadena de suministro, cualquier incumplimiento de contrato debe ser reportado de manera oportuna, para asignar responsabilidades y multas tanto con la empresa contratante como con sus clientes.
Para ello, un proceso automatizado facilita la recopilación de antecedentes de una gestión administrativa o legal con el proveedor, en base a información precisa y fidedigna.
5.- Facilitar la búsqueda de información: un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo considerable en digitalizar, clasificar y ubicar documentos. Asimismo, facilita la posterior trazabilidad de la información.
