¿Por qué una buena gestión de contratos puede optimizar el plan de negociación con proveedores? ¿Cuál es la relación que establecen?
El área de compras sabe muy bien que es importante lograr una buena negociación para poder dar rentabilidad y eficiencia a una empresa en su totalidad.
En este contexto, la gestión de contratos cobra mucha relevancia: si el conocimiento de la gerencia sobre los detalles de un potencial contrato de compra es mayor, mejor será el acuerdo de los compradores. Aprende en este artículo el lugar y la importancia que tiene la gestión contractual en un plan de negociación con proveedores:
El valor de los participantes de un plan de negociación con proveedores
El principal actor de los contratos con proveedores son sus compradores, y por ende, deben conocer a la perfección los procesos del ciclo de vida de un contrato, desde su creación hasta los procesos de aprobación y firma.
Para esto, el primer paso de la gestión contractual será identificar a los participantes del proceso de compra, que no suelen limitarse únicamente a procurement y sus proveedores, ya que generalmente, involucra también al área legal y otros departamentos, como puede ser la gerencia general o finanzas.
El solicitante, que suele ser la parte que hará el plan de negociación con proveedores, debe plasmar lo que ocurre en el proceso contractual a medida que avanza la negociación. Si cada paso y participante queda identificado, se puede proceder a una buena gestión contractual que permite relaciones ágiles y beneficiosas para todas las partes.
La gestión de contratos y procesos más ágiles con proveedores
Si conoces bien tu proceso contractual e identificas bien sus etapas, existirá también una mayor fluidez en los procesos de aprobación y firma, ya que se garantiza rapidez y agilidad en el envío del contrato a los proveedores, pero también a las áreas internas de la empresa, como la gerencia legal o la gerencia general, si es el caso.
Llevar a cabo una buena gestión de contratos, sobre todo si se incorporan herramientas tecnológicas para hacerlo, automatiza las aprobaciones y procesos de firma en las otras áreas implicadas, haciendo más ágil el traspaso interno y externo del documento para sus revisiones. Así, se estandariza la comunicación entre proveedores, el departamento de compras y el resto de las áreas involucradas de la compañía.
Comunicación efectiva entre comprador y proveedor
Si gestionas tus contratos con herramientas como un ClM Software (Contract Lifecycle Management), podrás garantizar una comunicación fluida entre el proveedor y el comprador no solo durante el plan de negociación, sino también a través de los procesos del contrato y post-firma, etapa en la que se debe cumplir con lo pactado.
Un CLM otorga trazabilidad, porque hace visible todo el ciclo de vida de un contrato de forma intuitiva y rápida. Adicionalmente, una correcta gestión contractual evitará fugas de valor en el viaje del contrato, mitigará riesgos y reducirá los tiempos de espera en el traspaso de información, procurando que se cumplan las fechas estipuladas para aprobaciones y firmas en casos de renovaciones o términos de la relación comercial.
La gestión de contratos y el cumplimiento con proveedores
Finalmente, una gestión contractual correcta procurará que en procesos posteriores se conserve una relación beneficiosa entre ambas partes.
Significa tener en cuenta cada fecha e hito clave para poder cumplirlos a tiempo y evitar deterioros en la relación. Así, se garantiza que otros futuros y nuevos planes de negociación se cumplan correctamente y según la intención del área de compras, preservando la buena comunicación y relación con la contraparte. Por esto, resulta fundamental establecer alertas sobre vencimientos de plazo y fechas importantes que fueron estipuladas en el documento. Un CLM es como un software para gestión de compras, capaz de gestionar los contratos a tal punto de otorgar seguridad en que se alertarán estos hitos y se podrán cumplir a su debido tiempo.
En suma, el conocimiento del ciclo de vida de un contrato, sus partes y su funcionamiento, dará mejores posibilidades en un plan de negociación con proveedores. Permite detectar la información más relevante que necesitas saber de lo que se acuerda con cada proveedor, como los niveles de servicio, soporte, abastecimiento, SLA acordados, etc.
En definitiva, mantener una buena relación con los proveedores hará más ágil un proceso que suele tardar por su complejidad.
