El software de gestión de contratos Webdox, reconoce la importancia de mantener una comunicación fluida con la contraparte para poder agilizar los procesos comerciales, ayudando a las empresas y sus áreas de compra a centralizar, consolidar y automatizar los contratos con proveedores. Pero, ¿cómo exactamente puede un software de gestión de contratos apoyar la comunicación con proveedores?
El rol de un software de gestión de contratos en la comunicación con proveedores
La realidad, es que como en toda relación, la comunicación es la clave del éxito. Y lo es aún más importante si se trata de establecer una comunicación clara y fluida entre una empresa y sus proveedores. Descubre cómo contribuye un software de gestión de contratos como Webdox en la comunicación con proveedores.
1. Estandariza la relación comprador-proveedor
Webdox garantiza que la comunicación, en general, sea fluida. Esto incluye el área legal con el departamento de compras (muy importante, sobre todo durante las primeras fases del ciclo de vida del contrato, como la creación del mismo) y el resto de las áreas internas interesadas.
También garantiza una fluida y estandarizada comunicación con tus proveedores, ya que, como comprador, tendrás todo el proceso a disposición de manera clara, y por tanto podrás comunicarte con el proveedor en base a esta información.
Esto no solo durante la negociación misma, sino durante todo el proceso contractual —aprobaciones, tiempos de decisión, etc.— y post-contractual, cuando se debe velar por cumplir lo pactado.
Webdox es sinónimo de trazabilidad: hace visible todo el ciclo de un contrato en un solo lugar, evitando pérdidas de tiempo en traspaso de información y malentendidos de cualquier tipo. De esta forma se garantiza que se cumpla con las fechas estipuladas e hitos clave.
2. Agiliza aprobaciones y firmas
Los tiempos perdidos en firmar un contrato a mano, escanearlo y enviarlo pueden llegar a durar semanas, sobre todo cuando involucra a muchas áreas internas y externas. Por esto mismo, es que Webdox incorpora las firmas electrónicas, haciendo que un proceso lento se haga ágil y digital.
Asimismo, ocurre con el proceso de aprobación del contrato, que a veces suele pasar incluso por la gerencia general. Webdox logra que este proceso se haga rápido y en tiempos determinados, para tener el acuerdo final en tiempo récord.
3. Cuida la relación con proveedores a largo plazo
Webdox cuenta con alarmas de plazos, fechas e hitos clave, así como una base de datos clasificada según criterios establecidos. De esta forma, evitas cualquier roce con proveedores por incumplir alguna fecha clave y te aseguras de que, por su parte, los proveedores también cumplan con lo establecido en el acuerdo.
Esto permite una buena comunicación con proveedores y una relación beneficiosa a largo plazo y sin deterioros, además de estrategias de negociación con proveedores, así futuros acuerdos tendrán una comunicación efectiva logrando acuerdos beneficiosos.
En resumen, Webdox contribuye a estandarizar la comunicación y la relación del área de compras con sus proveedores al reducir tiempos, poner plazos y hacer que un proceso tedioso y largo se haga fácil, rápido y en un solo lugar.
Con un software CLM, no solo se hace todo el proceso contractual más claro, sino que además, permite mantener una relación eficiente y sana con la contraparte, al anticipar cualquier situación estipulada en el acuerdo.
