En muchas empresas existen numerosos contratos que para poder crear y enviar a firmarlos deben pasar por procesos repetitivos y con falta de sistematización. Tal es el caso de empresas que cuentan con un contrato tipo que se reutiliza constantemente para enviar un documento a colaboradores o proveedores para que lo firmen. En este proceso los encargados de crear el contrato usan Microsoft Word (o cualquier editor de texto), donde toman el contrato tipo y rellenan los datos específicos de las empresa o personas que firman. Esto genera problemas y cuellos de botella para procesos contractuales que se repiten en diferentes áreas de una compañía, como el área de compras y recursos humanos.
El Add-on de Webdox permite crear firma online masiva para sus documentos. Es una funcionalidad que permite firmar desde una plantilla de contrato, masivamente y asincrónicamente, con múltiples personas a la vez, usando datos específicos de cada parte.
¿Qué tipo de contratos puede firma masivamente?
- Acuerdos marco de trabajadores y otros contratos laborales.
- Contratos financieros (forward, trading internacional).
- Contratos con proveedores.
Para esto hemos diseñado una funcionalidad que le permite a las compañías automatizar la firma de contratos de manera masiva, aliviando los tiempos de firma y haciendo este proceso más eficiente para aquellas compañías con un alto volumen de contratos. Particularmente es un apoyo importante para empresas que deben firmar cientos o miles de contratos con terceros o sus colaboradores de manera remota.
¿Cómo funciona este Add-on de crear firma online masiva?
Dentro de esta funcionalidad se debe seguir los siguientes pasos:
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Cargar una plantilla de contratos dentro de Webdox.
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Seleccionar la plantilla del contrato.
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Seleccionar los aprobadores del contrato.
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Seleccionar los firmantes de esta plantilla de contrato.
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Cargar un archivo en excel con los datos de las personas o empresas a firmar.
¿Qué pasa después de enviar a firmar?
Una vez enviado a firmar la plantilla de contrato puedes revisar el estado de firma de este proceso masivo. Webdox te entrega toda la información necesaria para saber el porcentaje de avance, aprobación y contratos pendientes por firmar.
Métricas sobre tus firmas
Como administrador en Webdox también tienes opción extra en esta funcionalidad, como poder exportar mensualmente en una planilla excel el estado del uso de la generación masiva.
Si quieres implementar este add-on en tu empresa, solicita una asesoría a continuación!
