Hazte la siguiente pregunta: ¿Cuál es el activo más importante de tu empresa? Piensa más allá del balance y de los resultados trimestrales.
Los bienes y derechos de tu empresa, ingresos y patrimonio, y número de colaboradores. Son todos ingredientes clave, el negocio no puede funcionar sin ellos. ¿Pero qué los mantiene juntos y asociados a una empresa?
Los contratos.
Son el pegamento que une todas las relaciones comerciales, procesos y decisiones dentro y fuera de la organización. Sin ellos no hay proyectos. Ni ingresos. Tampoco salarios.
Sin contratos no hay negocio, simplemente.
Y el área a cargo de administrarlos debe ser la columna vertebral de la organización donde se originan.
Digo “debe” porque en la práctica no es así. El contrato es visto como un activo que opera en segundo plano. Su gestión es tradicionalmente administrativa, de soporte.
Las empresas suelen desconocer el verdadero impacto de un contrato para un proyecto, prestación de servicios o producto, o laboral hasta que ocurre un problema, es tiempo de renovarlo o terminarlo.
Asimismo, su confección y administración están separados por una brecha educativa y práctica; los abogados los redactan, los administrativos los manejan.
Durante las más reciente desaceleración económica que comenzó en 2012, la renegociación de contratos cobró mayor relevancia que nunca. Hubo que recortar costos como fuera, y las empresas transversalmente aplicaron tijeras.
Cómo agregar valor a empresa con la gestión de contratos
Poca atención se puso en cómo la gestión del ciclo de vida del contrato puede mejorar el rendimiento del negocio. Son tres los frentes donde este proceso agrega valor:
1. Reducir el riesgo reputacional
La gestión eficiente de un ciclo de vida del contrato, idealmente optimizado mediante el uso de un software de gestión de contratos o CLM Software, minimiza los riesgos de contratos deficientes que redundan en proyectos mal ejecutados, compromisos no cumplidos, negocios suspendidos y clientes y colaboradores molestos.
Según una investigación de la IACCM, los contratos bien pueden “perder” valor. Estas deficiencias pueden tener un impacto financiero directo (cotizaciones y precios obsoletos) o indirecto (el problema con un contrato termina afectando la entrega de un servicio o producto).
Entre las debilidades de gestión que normalmente terminan generando problemas reputacionales están:
- Desacuerdo sobre el alcance del contrato
- Procesos débiles para cambios en el contrato
- Mal desempeño por compromisos que superan capacidades productivas
- Desacuerdos producto de compromisos que superan capacidades operacionales
- Estructuras de contratos inapropiadas
- Conflictos por precios
- Desavenencias con contratistas
Todos estos inconvenientes son verdaderas “bombas de tiempo” esperando estallar en cualquier momento.
Un proceso de gestión pertinente no sólo crea y monitorea compromisos contractuales, sino también facilita mecanismos de resolución de disputas y conflictos; transparenta la relación comercial con proveedores, socios, clientes y colaboradores; oficializa los cambios y transparenta la comunicación de éstos.
Asimismo, como explica el director de desarrollo de negocios de la IACCM para Sudamérica, Pablo Cilotta, la gestión de contratos dentro de una empresa debe proteger a la empresa de todo riesgo reputacional mediante la implementación de prácticas éticas, así como términos y condiciones innovadores y pertinentes.
2. Aumentar el cumplimiento
Los verdaderos problemas surgen después de que el contrato comienza a ser ejecutado. Incurrir en incumplimientos contractuales porque no hay una gestión eficiente del compromiso posterior a la firma termina aumentando los gastos operacionales del negocio.
El proceso de gestión debe ser a prueba de balas; cada organización debe asegurarse de que todos sus contratos cumplen tanto con sus protocolos internos como con las reglas y normas externas a nivel civil, tributario u otro ámbito legal.
Asimismo, la documentación que soporta todo contrato debe estar al día para los proceso de auditoría interna y externa a los que esté sujeta la empresa.
El proceso debe ser una ayuda y no un detrimento para el área de Finanzas y para el área Legal, en todos los procedimientos de control interno, en caso de investigaciones de reclamos por fraudes, litigios y controversias producto de:
- Anomalías en el precio comprometido en el contrato
- Interrupción de negocios por causas temporales o de fuerza mayor
- Incumplimiento de contratos
- Siniestro o accidentes
- Interpretaciones inadecuadas de los pactos
- Investigaciones de ilícitos y lavado de dinero
3. Mejorar la competitividad
Toda instancia que desvíe recursos humanos o económicos desde el objetivo principal de un negocio, que es desarrollar nuevos negocios, terminará costando desempeño y alcance a la fuerza de ventas.
Los servicios de softwares de gestión basados en la nube (SaaS) permiten a las empresas de todos los tamaños reducir costos, entre ellos la gestión de los ciclos de vida de diversos procesos como la administración de contratos, de acuerdo a un sondeo de Microsoft.
Asimismo, AT&T recomienda a toda empresa que busca optimizar sus procesos internos con la ayuda de soluciones tecnológicas para gestión de procesos, que se empodere de sus necesidades de ahorro. Ello incluye identificar las oportunidades de retorno sobre inversión tales como remover o fusionar ciclos de vida paralelos o duplicados en la mantención de contratos, por ejemplo.
¿Cómo lograr que la administración de contratos reciba la merecida atención?
Para ello hay que considerar los siguientes ámbitos:
Es un tema de estrategia, no sólo táctica
El procedimiento para confeccionar, operar y ejecutar un contrato debe apoyar la estrategia corporativa y de generación de negocios. Esta sintonía asegurará que las políticas internas de contratación cumplan con las exigencias legales y de auditoría, así como los protocolos de gobierno corporativo de la empresa. Esto redundará en mayores niveles de confianza en la relación comercial que el contrato oficializa.
Soporte en la toma de decisiones
Al ser transversal al negocio, la gestión de contratos debe prestar apoyo a la toma de decisiones hasta el nivel más alto, desde la gerencia general hasta el directorio. Por ello, la visualización de contratos y métricas actualizada en linea y tiempo real han estar accesible en todo momento.
Área autónoma
Es crucial que la gestión de contratos sea un proceso interno autónomo e integral, cuya autoridad sea respetada y confiable, y que no sea objeto de cuestionamientos o presiones de ninguna otra área de la organización.
Es tiempo de hacer una retrospección interna para conocer qué posición tiene la gestión de contratos dentro de tu empresa. Si detectas que es un engorroso pero crucial trámite interno, es momento de actuar.
Manejada de forma óptima, este proceso puede facilitar negocios, mantener a los clientes y acelerar procedimientos que hoy pueden estar costándole a la empresa valiosos recursos.
