[Reporte gratuito]:  Contratos y la brecha entre el área Legal y el Negocio

El nuevo reporte "Contratos y la brecha Legal - Negocio" publicado por ODDS Legal en colaboración con Webdox, explora la importancia de los contratos tanto para el área legal como para el funcionamiento del negocio.

El reporte incluye las opiniones de más de 70 abogados in-house de Iberoamérica. En él, se pueden ver los resultados de conversaciones cara a cara con cada participante, con el objetivo de tener diversos puntos de vista sobre el servicio que brinda legal en cada etapa del ciclo de vida de los contratos, y cómo ello ha moldeado su relación con el negocio.

Este informe va más allá de la teoría; presenta recomendaciones prácticas para tomar una decisión estratégica y acabar con la brecha legal-negocio. Si eres un profesional del sector, un líder empresarial o alguien interesado en cómo optimizar los procesos contractuales, este informe te proporcionará un camino claro hacia la acción.

I.- Introducción: La brecha Legal - Negocio en la percepción de los contratos

En la mayoría de los casos, la reputación del área Legal de una empresa depende de los contratos. No importa si los requerimientos del departamento comercial generan fricciones en las negociaciones, tampoco si el área de finanzas retrasa la firma.

Se cree que los abogados son los únicos responsables de todo lo relacionado con la enorme cantidad y tipos de contratos que se manejan en las compañías.

No obstante, esta investigación ha revelado hallazgos que representan una oportunidad importante para los equipos legales de Iberoamérica:

• La percepción del valor de los contratos por parte del negocio es casi un tercio más baja que la de Legal. 
• Según los entrevistados,  la  negociación  es  la  etapa  en  la  que  los  clientes  internos  están  más  satisfechos con el servicio que reciben (5.77 de 7 puntos). Por otro lado, la producción de contratos es la etapa que más quejas tiene (4.63 de 7 puntos). 
• 1 de cada 3 equipos legales es involucrado de forma tardía frecuentemente, casi siempre o siempre. 
• La mitad de los equipos señala que la gran mayoría o todos sus contratos cuentan con una plantilla (template). La mitad de gerencias legales también cuenta con alguna clase de librería de cláusulas. 
• El  fomento  del  auto-servicio,  a  través  de  guías  de  negociación (playbooks) es  un  poco  menos  popular; 45.83% de los equipos las utilizan.  
• Cuando se consultó a los participantes si los contratos generan ventajas competitivas a sus empresas, un quinto de los departamentos jurídicos mostró algún nivel de desacuerdo. 
• Casi la mitad de los equipos legales se encarga siempre o casi siempre de gestionar las firmas de los contratos. 
• 1 de cada 5 gerencias legales experimenta problemas para hallar sus contratos de manera frecuente, por lo menos. 

En el reporte, se detalla la importancia de los contratos tanto para el área legal como para el funcionamiento del negocio.

II.- INTAKE: Una avalancha de contratos 

El punto de partida del recorrido por el proceso contractual se encuentra en la etapa de recepción de pedidos, también conocida como "intake". 

Aquí, se produce el encuentro inicial y crucial entre los equipos del área Legal y del Negocio con el propósito de forjar un contrato. Al adentrarnos en esta fase, se hace evidente que los clientes internos encuentran satisfacción en el servicio proporcionado.

No obstante, el análisis trasciende lo superficial, y en esta sección, se revelan cinco acciones fundamentales que el equipo legal debe considerar para elevar la calidad del servicio brindado en esta etapa crucial:

• Controlar el flujo: Legal puede influir en el volumen de requerimientos, que depende de factores externos. Conocer la carga de trabajo es el primer paso para gestionarlo.
• Habilitar una puerta de entrada: Establecer una vía específica de comunicación en lugar de usar correo electrónico mejora la colaboración y solución de problemas en los pedidos.
• Calibrar la cobertura del servicio: Algunos equipos legales revisan todos los contratos, otros solo los más importantes. Encontrar el equilibrio según el valor y complejidad es clave.
• Establecer niveles de servicio (SLAs): Establecer SLAs claros reduce la incertidumbre sobre el tiempo de respuesta y mejora la percepción del servicio.
• Involucrarse de forma oportuna: Ser involucrado a tiempo en los procesos evita que el negocio ignore a los abogados y asegura una colaboración efectiva.

III.- PRODUCCIÓN: Aún se puede afinar la máquina

Según los testimonios de los entrevistados, la fase de producción de los contratos es la que a menudo da lugar a más fricciones. De hecho, las estimaciones sugieren que los clientes internos otorgarían la calificación más baja en el Índice de Satisfacción del Negocio.

Conscientes de esta realidad, esta sección del informe representa un camino de mejora, al explorar tres direcciones clave que el equipo legal puede tomar para afinar la maquinaria de producción de contratos:

• Detectar la demanda insatisfecha

  El área Legal dedica 27.17% de la semana a los  contratos, pero la demanda supera la capacidad.

• Estandarizar la producción: Modelos

  Equipos legales usan modelos (plantillas) para ser eficientes. 52.72% usa plantillas; en Alimentos y Bebidas llega al 60%. Algunos crean máquinas expendedoras de contratos con 1,500+ templates, generando 17,000 documentos automatizados al mes.

• Estandarizar la producción: Librerías de cláusulas:

  Las librerías de cláusulas capturan la inteligencia colectiva y permiten armar contratos modularmente. Algunas gerencias aún no cuentan con este recurso, como en Petróleo, Energía y Minería.

IV.- NEGOCIACIÓN DE CONTRATOS: Un terreno poco explorado

Para los entrevistados, la negociación de contratos es la etapa en que obtienen menos quejas del negocio. En esta fase se reporta la calificación más alta del Índice de Satisfacción del Negocio.

Al explorar las claves detrás de este éxito, el informe investiga los elementos que influyen en el servicio legal durante las negociaciones.

En esta sección, se presentan tres enfoques prácticos basados en los resultados de las entrevistas, con el objetivo de fortalecer aún más esta etapa y aprovechar su efectividad para mejorar la colaboración entre el departamento legal y el negocio:

V.- APROBACIÓN Y FIRMA: La disyuntiva de la responsabilidad

La aprobación y firma de contratos son dos etapas cruciales en el proceso contractual. Basados en las valiosas entrevistas, se delinean tres enfoques de mejora en esta etapa, con el propósito de ampliar la eficacia y la colaboración en el proceso de aprobación y firma de contratos mediante el uso ideal de herramientas tecnológicas:

• Establecer un flujo de aprobación

  Diseñar un flujo de aprobación es clave. Casi todas las compañías (97.22%) tienen un flujo, más de la mitad de ellos es digitalizado. Alimentos y Bebidas (80%) se ha digitalizado, mientras que Banca, Finanzas y Seguros aún usan flujos manuales (60%).

• Adquirir un software de firma electrónica

  El 93.06% de los equipos legales tiene un software de firma electrónica. Sectores de Salud y Farmacéutica, Tecnología, Industrial y Real Estate, Petróleo, Energía y Minería están avanzados. Ecuador y Colombia, rezagados (20%).

• Decidir conscientemente si quieren dedicar su tiempo a gestionar firmas

  Equipos legales invierten 18.70% del tiempo en actividades administrativas, como gestionar firmas. El 47.22% lo hace siempre o casi siempre, mentiras que el 29.17% nunca o casi nunca. Las razones de estos resultados son: un mayor control, liberar tiempo, y comunicar la propiedad de los contratos.

En el reporte se analiza la importancia de los contratos y cómo los equipos legales pueden facilitar estas etapas, generar satisfacción en los clientes internos y garantizar una gestión fluida y eficiente.

VI.- ARCHIVO: La digitalización apremia

No sirve de mucho negociar y cerrar un buen acuerdo, si luego nadie lo puede encontrar.

El archivo de los contratos implica almacenar, clasificar y mantener un registro seguro, con el objetivo de mantener viva la historia de las relaciones comerciales. 

Las entrevistas del reporte revelaron algunos problemas recurrentes: responsabilidades poco claras que resultan en incumplimientos, contratos viejos que nunca fueron archivados y adquisición de compañías que tenían sistemas de almacenamiento distinto.

El reporte revela 3 frentes clave por mejorar en el servicio relacionado al archivo de contratos:

• Migrar hacia un archivo digital

  Casi todos los equipos (98.59%) archivan sus contratos en formato electrónico. Mientras que Petróleo, Energía y Minería (87.50%), Comercio (62.50%), Tecnología (54.55%) privilegian archivo digital.

• Auditar el archivo

  8 de cada 10 contratos (82.75%) están archivados. Las compañías en las que la gerencia legal y el negocio están alineados han archivado el 89.06% de sus contratos. Las que no lo están, solo un 65%, por lo que se les recomienda hacer auditoría y enfocarse en contratos estratégicos y controversiales.

• Catalogar los contratos para que sean ubicables

  El 9.72% siempre o casi siempre tiene problemas para encontrar contratos. Se recomienda optimizar el archivo a tiempo, mediante la organización de carpetas, nomenclatura uniforme, PDF con OCR, uso de metadatos, asignar responsabilidades claras, etc.

VII.- GESTIÓN: Aportar valor en base a métricas

La administración del contrato va más allá de hacerle seguimiento y alertar sobre los plazos de vencimiento. También implica reportar el valor del trabajo al negocio, a través de métricas clave de rendimiento.

El reporte arrojó que casi 1 de cada 4 departamentos jurídicos (23.76%) no brinda servicios de gestión contractual. Estos equipos han preferido delegar esa tarea en áreas especializadas de administración o en los propios clientes internos.

Se le pidió a los que sí son responsables de la gestión, que estimen cómo los calificaría el negocio. Los resultados de dicha auto-evaluación son sorprendentes.

Adicionalmente, se les consultó cuántas semanas toman desde la solicitud del cliente interno hasta la firma del contrato, y el Turnaround promedio fue 3.80 semanas. Enfocarse en empoderar a los clientes internos puede reducir el tiempo de solicitud a firma significativamente (como un caso que lo redujo en un 33%).

VIII.-Cerrando la brecha entre el Área Legal y negocios

En un escenario competitivo en el que los contratos siguen siendo la columna vertebral de las operaciones empresariales, la innovación en la gestión de los procesos contractuales es la clave para cerrar la brecha entre las áreas legales y de negocio.

En este sentido, el reporte "Contratos y la Brecha Legal - Negocio" publicado por ODDS Legal en colaboración con Webdox, brinda una visión profunda de los desafíos y las áreas de mejora en cada etapa del ciclo de vida de los contratos.

La percepción del valor y la importancia de los contratos por parte del negocio y la importancia de una colaboración estrecha entre los equipos legales y los clientes internos, son definitivamente los aspectos que resaltan en torno a este estudio.

Descarga el reporte gratuito en este enlace.