Uno de los problemas más recurrentes en procurement es el cobro excesivo en la facturación. Esto responde -muchas veces- a la falta de visibilidad de los contratos y la poca claridad de cláusulas contractuales que definen los precios y las condiciones de pago.
Como los riesgos son latentes en cualquier empresa que trabaje con proveedores, la auditoría de contratos se hace indispensable para detectar a tiempo cualquier discrepancia en los términos, costos y valores presentes en la cadena de suministro.
Tim Cummins, CEO del World Commerce & Contracting Association (WorldCC), recalca la importancia de la correcta gestión de los contratos con proveedores y la regulación de los mismos: "El concepto de auditoría no es nuevo y se usa ampliamente en varias industrias. Sin embargo, en muchos casos -especialmente cuando el enfoque de adquisición ha estado históricamente en la compra directa- se presta poca atención a los resultados contractuales. A medida que la contratación indirecta ha crecido, las posibilidades de despilfarro y pago en exceso han aumentado".
¿Qué involucra realmente una auditoría?
La consultora SC&H Group se ha encargado de aclarar varios mitos en torno a las auditorías en procurement. Entre los principales, destacan:
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La auditoría podría impactar la relación empresa-proveedor, cuando en realidad mejora la transparencia y promueve la comunicación, asegurando la confianza y fortaleciéndola.
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Se teme que interrumpa las operaciones. Un buen auditor es reservado y se limita a trabajar con el área de finanzas de la compañía.
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Muchos creen que las auditorías toman tiempo y requieren un apoyo significativo de las partes interesadas. Sin embargo, la realidad es que el proceso requiere solo un par de horas.
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Hay quienes dicen que la auditoría solo debe realizarse si lo exige alguna cláusula del contrato. No obstante, esta puede ser voluntaria, ya que el solo hecho de tener una relación contractual prolongada, amerita una revisión periódica de los contratos.
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Se cree que los errores de facturación tienden a ser intencionales, cuando la mayoría suele ser el resultado de algún malentendido en la interpretación del contrato, o bien porque alguien pasó por alto algo en el proceso de facturación o programación de pagos.
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Muchos tienen el temor de que un proceso de este tipo involucre alguna acción judicial, cuando los errores o malentendidos en la facturación pueden resolverse de manera negociada entre las partes.
¿De qué sirve la auditoría de contratos?
Tal como explica Cummins, una opción que permite abaratar costos, es disponer recursos internos para revisar facturas y contratos. Sin embargo, tales revisiones pueden resultar contradictorias y dañar la relación cliente-proveedor, por lo que tercerizar este proceso figura como la mejor opción, generando beneficios como:
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El contratante puede monitorear la calidad de sus actividades, el cumplimiento de los niveles de servicio y la consistencia entre los pagos pactados y la facturación realizada, aumentando la transparencia.
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Mejora la comunicación, los procesos, los controles internos y se recuperan saldos de sobrepago.
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El contratista, al aceptar someterse a una revisión de terceros, genera una ventaja competitiva al demostrar su integridad y transparencia en los procesos de negocios.
La auditoría de contratos con proveedores no solo permite mejorar los procesos de contrato y de negociación, el ciclo de compra, los procurement kpi, y la gestión de proveedores, sino que ayuda a controlar la pérdida de dinero proveniente de la falta de control y a tener mayor claridad en torno a derechos y deberes.
La auditoría, en lugar de ser un problema, se transforma en una oportunidad para ambas partes, pues certifica su transparencia y credibilidad.
