Webdox es un software CLM (Contract Life Management Software), lo que quiere decir que se especializa en la Gestión de Contratos. Así, cubre los procesos y actividades que desarrollan todas las áreas de una empresa, como es el área de compras, gestionando tus contratos de forma integral.
Conozca los 5 beneficios de integrar a los proveedores en el proceso de contrato
A continuación, te presentamos 5 ventajas de poder integrar a tu contraparte en el ciclo de vida de tus contratos, desde la creación hasta la firma digital con los proveedores.
1. Centralizar y automatizar el proceso de contrato
Webdox tiene la facultad de centralizar, consolidar, automatizar y agilizar los contenidos y contratos relevantes con tus proveedores. Esto, a largo y corto plazo, se traduce en eficacia y eficiencia tanto durante la negociación, como en el cumplimiento de los acuerdos de manera digital, integrando así todo el proceso contractual. Webdox cuida rigurosamente los procesos de emisión de documentos y sus estados, desde su creación, negociación y firma. Además, establece un proceso fácil de firma digital de proveedores y de las áreas internas de tu empresa. Las auditorías, las alertas de vencimientos, las boletas de garantía y sus estados, así como normativas gubernamentales y cláusulas universales que la empresa debe cumplir, están aseguradas con este software que promete hacer más fácil el proceso contractual y el cumplimiento de cada hito acordado.
2. Estandarizar la comunicación
Gestionar tus contratos con Webdox garantiza una comunicación fluida del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas, pero también con tus proveedores. Esto no solo durante la negociación, sino también en todo el proceso contractual y post contractual, cuando se debe velar por cumplir lo pactado. Webdox es trazabilidad: hace visible todo el ciclo de un contrato en un solo lugar, y de forma intuitiva y rápida. Así, Webdox evita perder tiempo en traspasar información, evitando también cualquier tipo de malentendidos, y procurando cumplir con fechas estipuladas para aprobaciones y firma electrónica de los acuerdos finales.
3. Firma digital: agilidad y rapidez
Webdox incorpora las firmas electrónicas, haciendo que este proceso, que suele demorar cuando se traspasa interna y externamente, sea rápido y ágil por ambas partes. Al trabajar todo digital (firmas, colaboración, aprobaciones, envíos, etc), Webdox hace mucho más ágiles todos los procesos, por lo que tienes el resultado del contrato más rápido.
4. Ver a los proveedores como aliados estratégicos
Webdox contribuye a transformar a tus proveedores en aliados estratégicos, por apoyar todo el proceso de negociación. Al ser más claro y ágil todo el proceso contractual, permite que tanto el comprador como el proveedor se beneficien de una buena comunicación, lo que a la larga, redunda en beneficios tangibles: disminución del tiempo en el proceso contractual, más claridad en lo pactado y mayor entendimiento de cada cláusula del contrato. También permite mayor eficiencia en el trabajo, por tener un mejor conocimiento de las tareas y asignaciones.
5. Cuidado en la relación con tus proveedores
Además, Webdox cuenta con otras herramientas que resultan de decisiva utilidad, como la de alertas de plazos y una base de datos clasificada según criterios establecidos. Así, evitas cualquier roce por incumplir alguna fecha clave y te aseguras de que, por su parte, los proveedores también cumplan con lo establecido en el acuerdo. Esto, a largo plazo, permite que la relación entre comprador y proveedor no se deteriore, y futuras negociaciones o acuerdos tengan una comunicación más fluida y logren un acuerdo mutuamente beneficioso.
En suma, Webdox es un instrumento fundamental para administrar un contrato, ya que garantiza una relación comercial beneficiosa, un proceso contractual ágil, fácil y más rápido, reduciendo riesgos y mejorando el proceso de negociación con proveedores. En este sentido, es una herramienta potente que integra a tus proveedores en los procesos digitales de tus contratos, estandarizando tareas que, sin un software como Webdox, podrían resultar tediosas, complejas y largas.
