Dentro del ciclo de vida del contrato una de las etapas esenciales es la renovación o renegociación.
En esta parte del proceso, muchas veces ocurren imprevistos, como la expiración de la vigencia de un contrato.
Esto se debe principalmente a que los responsables no recuerdan la fecha de caducidad. Además, el problema es que estos olvidos pueden generar un gran dolor de cabeza para el equipo encargado de los contratos, al equipo legal y también a otros miembros de la organización, como por ejemplo, el área financiera o área comercial, por decir algunas.
Sin embargo, errores como este pueden evitarse fácilmente con un sistema de renovación de contratos automatizada.
4 problemas que evitarás con un software de gestión de contratos
1. Confusión y olvido de fechas e hitos claves
Este es uno de los desafíos más comunes en el universo de la gestión de contratos, y es que los acuerdos suelen ser archivados sin haber sido sometidos a un análisis previo de las fechas e hitos clave.
En el mejor de los casos, se suele contar con una hoja Excel donde se registran algunas fechas relevantes, pero esto no es suficiente, ya que es fácil olvidar dichos registros perdiendo la oportunidad de anticiparse al cumplimiento de estas fechas.
De hecho, según la WordCC, solo un 44% de las empresas cuentan con algún tipo de sistema que les alerte de las fechas e hitos clave de sus contratos.
La clave para evitar este problema, está en contar con un sistema que sea capaz de registrar las fechas clave y que permita configurar alertas de manera proactiva.
Webdox permite establecer alertas en base a las fechas claves de los contratos, como el día de expiración o algún hito relevante del documento, como por ejemplo, el vencimiento de una boleta de garantía asociada a un acuerdo.
Asimismo, se pueden definir los usuarios a alertar, la cantidad de notificaciones a recibir y el tiempo de aviso de cada uno. Esta funcionalidad es completamente configurable. También cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de los contratos para tener todo bajo control.
2. Costos no presupuestados y pérdida del poder de negociación
Del problema anterior, suelen desprenderse dos consecuencias indeseadas, ya que el hecho de que una fecha importante pase desapercibida, podría generar cobros adicionales, los cuales pueden ser completamente ignorados hasta que la contraparte se pronuncie y para entonces ya no hay mucho que se pueda hacer.
Por otro lado, en contratos de tracto sucesivo, en los que la única oportunidad de renegociar las condiciones del contrato suele ser cerca de la fecha de renovación del mismo, es sumamente importante tener el tiempo suficiente para preparar las negociaciones. De otra forma, el contrato simplemente se renovará de manera automática, perdiendo la oportunidad de mejorar las condiciones comerciales para la empresa.
3. Cláusulas omitidas o no actualizadas
El momento de la renovación de un contrato es la instancia ideal para agregar, cambiar o actualizar algunas de sus cláusulas, asegurando que el documento siga siendo un soporte válido para el negocio, capaz de enfrentar las nuevas condiciones del mercado.
Los problemas surgen cuando llega el momento de la renovación y no se cuenta con un proceso previamente establecido. Ante esto, muchas veces se opta por mantener contratos con cláusulas obsoletas o que no aplican a las condiciones actuales del mercado.
De ahí la importancia de la renovación de contratos automatizada, que permite establecer con anterioridad a la renovación de un contrato las cláusulas susceptibles de cambios, así como los encargados o interesados en revisar un fragmento en particular del mismo, manteniendo los contratos 100% útiles y operativos.
4. Costos innecesarios por almacenamiento de documentos físicos
Renovar un contrato implica generar un nuevo documento con todos los costos que esto implica:
- Bodegaje para almacenamiento.
- Infraestructura para combatir incendios.
- Control de acceso al lugar de almacenamiento.
- Búsqueda manual de estos documentos.
- Reescritura, revisión y aprobación de estos documentos.
- Reimpresión de documentos de muy larga data.
- Costo de timbraje de estos documentos, etc.
- Gasto innecesario de papel.
A veces, para un mismo negocio, se han generado innumerables documentos conforme se han ido renovando los contratos. Lo anterior produce que un contrato vaya generando “costos heredados”, los cuales se acumulan año tras año.
Todos estos costos se reducen prácticamente a cero al contar con un software que permita la automatización y el manejo digital de las renovaciones de los contratos.
El valor de la renovación automática de contratos
Las empresas suelen pasar por alto la importancia de un adecuado proceso de renovación de sus contratos, entendiéndolo como un proceso meramente administrativo sin ver las oportunidades de negocios y financieras que subyacen detrás de este proceso.
La buena noticia es que actualmente contamos con la tecnología para realizar la sistematización de procesos que nos permite automatizar las etapas del ciclo de vida de los contratos, para maximizar el valor de nuestros documentos legales y minimizar los costos financieros asociados a los mismos.
