Smart Fit México logró una gestión contractual trazable, medible y eficiente

Acerca de Smart Fit México

Smart Fit México es la cadena de gimnasios más grande de América Latina, con aproximadamente 1,500 gimnasios y 5 millones de usuarios. Su rápida expansión se debe a su enfoque en ofrecer servicios de fitness de alta calidad a precios accesibles.

El área legal de Smart Fit México desempeña tres funciones principales; cumplimiento normativo, supervisión de contratos, gestión de litigios y conflictos legales.

Desafío empresarial

Antes de implementar un sistema de Contract Lifecycle Management (CLM), Smart Fit México gestionaba sus contratos manualmente a través de un sistema interno de tickets, lo cual resultaba poco eficiente. Este enfoque generaba problemas de trazabilidad y una falta de métricas claras, lo que dificultaba la evaluación de tiempos de respuesta y generaba frustración interna. Además, la dependencia de correos electrónicos para manejar contratos complicaba la localización de documentos y aumentaba los riesgos de errores y demoras.

Impacto en el negocio

La implementación de Webdox CLM resultó en una mejora significativa en la trazabilidad y eficiencia de la gestión contractual en Smart Fit México. Gracias a la plataforma, el equipo legal ahora tiene una visibilidad detallada de cada solicitud y la capacidad de medir su rendimiento, lo que optimiza la comunicación y colaboración con otras áreas como operaciones y compras.

El proceso de onboarding y acompañamiento fue ágil, con soporte constante por parte del equipo de Webdox, facilitando la transición y adaptación a la plataforma. Aram Pérez, Responsable Legal de Smart Fit México, destaca que “El acompañamiento de Webdox fue un factor clave, no solo en la implementación, sino también en la continuidad y adaptación de la plataforma a nuestras necesidades operativas.”

Smart Fit México eligió Webdox CLM por su:

• Flexibilidad para adaptarse a los flujos de trabajo específicos del área legal y ajustarse a los requisitos operacionales de la empresa.
• Atención y soporte técnico confiables, garantizando una respuesta rápida y efectiva.
• Cumplimiento de normativas mexicanas en firma electrónica, crucial para asegurar la validez de los contratos en instancias judiciales.

A mediano y largo plazo, Smart Fit México planea expandir el uso de Webdox CLM en todas sus áreas, incluyendo la implementación completa de firma digital. La empresa también prevé integrar herramientas de inteligencia artificial para mejorar el análisis de operaciones y generación de métricas, con el objetivo de digitalizar completamente sus operaciones en México, Brasil y otros países de Latinoamérica.