Transformando la gestión contractual de Grupo Marista

Grupo Marista: Líder en Educación, Salud y Acción Social en Brasil

Grupo Marista se dedica a la educación, la salud y la promoción social tanto en Brasil como en otras regiones. Su compromiso se centra en ofrecer educación de calidad y servicios de salud accesibles, complementados con iniciativas de apoyo social a través de diversas fundaciones y proyectos comunitarios. Su principal diferenciador es el compromiso con valores éticos y humanísticos, promoviendo la formación integral de las personas y contribuyendo significativamente al desarrollo de la sociedad.

Desafío Empresarial: Evolución de la Gestión Legal en Grupo Marista

La Gerencia Legal de Grupo Marista juega un papel crucial en la administración de procesos legales y contractuales, supervisando desde la detección inicial de solicitudes hasta el seguimiento post-firma, garantizando la adecuada gestión de todos los aspectos legales.

Previo a la implementación de Webdox CLM, la ausencia de un sistema integrado presentaba grandes desafíos. La Gerencia dependía de múltiples plataformas dispersas, lo que llevaba a una visión fragmentada y poco eficiente de los contratos.

Los contratos estaban descentralizados, y cada área gestionaba sus propias solicitudes sin una supervisión del equipo legal, complicando la trazabilidad y control de los documentos, causando retrasos y problemas en la gestión de la información.

Impacto en el Negocio 

Proceso de Implementación y Acompañamiento

La implementación de Webdox en Grupo Marista ha centralizado todas las demandas contractuales en un único sistema, proporcionando una visión unificada y mejorando la transparencia y el control sobre las operaciones legales. La colaboración estrecha con el equipo de Webdox, incluido el constante soporte del consultor y otros miembros, ha sido fundamental. Esta asociación ha asegurado que el equipo legal de Grupo Marista siempre tenga el apoyo necesario, fortaleciendo la confianza en la continuidad y el éxito de esta solución tecnológica.

Transformación en la Gestión de Contratos y Colaboración Interna entre áreas

El uso de Webdox ha revolucionado la gestión de contratos en el Grupo Marista, otorgando a los clientes internos una mayor autonomía y control sobre todo el flujo, desde el análisis hasta la firma, en una misma plataforma, reduciendo la dependencia del equipo jurídico. Esto ha permitido un enfoque más estratégico y ha incrementado la transparencia y control en el proceso contractual.

La plataforma ha mejorado también la colaboración entre áreas internas, optimizando el flujo de trabajo y aumentando la satisfacción del personal. Antes, el proceso comenzaba en un sistema, se trasladaba a una plataforma de suscripción, y solo ciertos miembros del departamento legal tenían acceso a esta. Si un cliente necesitaba saber quién debía firmar un contrato o enviar un recordatorio de firma, debía contactar al departamento legal por correo electrónico para obtener esta información.

La creación de una célula jurídica específica dentro de la plataforma ha facilitado la gestión diaria y ha mejorado significativamente el soporte a las áreas involucradas.

Funcionalidad Destacada: Comparador de Versiones

La funcionalidad que más valora Grupo Marista es el Comparador de Versiones, antes de su implementación, la gestión de versiones de documentos era complicada y propensa a errores. Con el comparador de versiones, todas las ediciones se generan y almacenan dentro del mismo sistema, asegurando trazabilidad completa y control exacto sobre las modificaciones.

Esta herramienta no solo agiliza la revisión de contratos, sino que también incrementa la seguridad jurídica, minimizando los riesgos de cambios no autorizados y fortaleciendo la integridad documental frente a posibles disputas legales.

Brain Companion: Impacto y Expectativas en Grupo Marista

Impacto en la Eficiencia Operacional

Brain Companion, una inteligencia artificial generativa conversacional, ha sido integrada en Grupo Marista desde marzo de 2024. Utilizada principalmente para el resumen y análisis de contratos, esta tecnología también se ofrece a los clientes del grupo, permitiéndoles beneficiarse de extractos concisos de los temas clave de los documentos. Brain Companion facilita significativamente los procesos, especialmente en contratos extensos, al proporcionar interacciones rápidas en puntos específicos que los abogados necesitan revisar, logrando un ahorro de tiempo considerable.

Experiencia y Expectativas Futuras

La participación de Grupo Marista en las pruebas e implementación de Brain Companion ha sido enormemente positiva, evidenciando el compromiso de Webdox con la innovación y la mejora continua de sus servicios. Las expectativas futuras respecto a esta tecnología son altamente optimistas. Grupo Marista anticipa que Brain Companion tendrá un impacto significativo en sus operaciones, mejorando particularmente la eficiencia. Hay un gran entusiasmo por las mejoras continuas que se prevén, las cuales prometen enriquecer aún más la experiencia de los clientes.