Transformando la gestión contractual de Grupo Marista
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70%
en promedio de ahorro en tiempo de cierre de contratos
+118K
horas de trabajo ahorradas
1,8
toneladas de papel ahorradas
"Con Webdox, conseguimos una visión clara y transparente de nuestros contratos, desde su inicio hasta su finalización. Ahora, nuestros clientes internos tienen autonomía y pueden seguir proactivamente los procesos sin depender tanto de nosotros en lo jurídico."
Grupo Marista: Líder en Educación, Salud y Acción Social en Brasil
Grupo Marista se dedica a la educación, la salud y la promoción social tanto en Brasil como en otras regiones. Su compromiso se centra en ofrecer educación de calidad y servicios de salud accesibles, complementados con iniciativas de apoyo social a través de diversas fundaciones y proyectos comunitarios. Su principal diferenciador es el compromiso con valores éticos y humanísticos, promoviendo la formación integral de las personas y contribuyendo significativamente al desarrollo de la sociedad.
Desafío Empresarial: Evolución de la Gestión Legal en Grupo Marista
La Gerencia Legal de Grupo Marista juega un papel crucial en la administración de procesos legales y contractuales, supervisando desde la detección inicial de solicitudes hasta el seguimiento post-firma, garantizando la adecuada gestión de todos los aspectos legales.
Previo a la implementación de Webdox CLM, la ausencia de un sistema integrado presentaba grandes desafíos. La Gerencia dependía de múltiples plataformas dispersas, lo que llevaba a una visión fragmentada y poco eficiente de los contratos.
Los contratos estaban descentralizados, y cada área gestionaba sus propias solicitudes sin una supervisión del equipo legal, complicando la trazabilidad y control de los documentos, causando retrasos y problemas en la gestión de la información.
Impacto en el Negocio
Proceso de Implementación y Acompañamiento
La implementación de Webdox en Grupo Marista ha centralizado todas las demandas contractuales en un único sistema, proporcionando una visión unificada y mejorando la transparencia y el control sobre las operaciones legales. La colaboración estrecha con el equipo de Webdox, incluido el constante soporte del consultor y otros miembros, ha sido fundamental. Esta asociación ha asegurado que el equipo legal de Grupo Marista siempre tenga el apoyo necesario, fortaleciendo la confianza en la continuidad y el éxito de esta solución tecnológica.
Transformación en la Gestión de Contratos y Colaboración Interna entre áreas
El uso de Webdox ha revolucionado la gestión de contratos en el Grupo Marista, otorgando a los clientes internos una mayor autonomía y control sobre todo el flujo, desde el análisis hasta la firma, en una misma plataforma, reduciendo la dependencia del equipo jurídico. Esto ha permitido un enfoque más estratégico y ha incrementado la transparencia y control en el proceso contractual.
La plataforma ha mejorado también la colaboración entre áreas internas, optimizando el flujo de trabajo y aumentando la satisfacción del personal. Antes, el proceso comenzaba en un sistema, se trasladaba a una plataforma de suscripción, y solo ciertos miembros del departamento legal tenían acceso a esta. Si un cliente necesitaba saber quién debía firmar un contrato o enviar un recordatorio de firma, debía contactar al departamento legal por correo electrónico para obtener esta información.
La creación de una célula jurídica específica dentro de la plataforma ha facilitado la gestión diaria y ha mejorado significativamente el soporte a las áreas involucradas.
Funcionalidad Destacada: Comparador de Versiones
La funcionalidad que más valora Grupo Marista es el Comparador de Versiones, antes de su implementación, la gestión de versiones de documentos era complicada y propensa a errores. Con el comparador de versiones, todas las ediciones se generan y almacenan dentro del mismo sistema, asegurando trazabilidad completa y control exacto sobre las modificaciones.
Esta herramienta no solo agiliza la revisión de contratos, sino que también incrementa la seguridad jurídica, minimizando los riesgos de cambios no autorizados y fortaleciendo la integridad documental frente a posibles disputas legales.
Brain Companion: Impacto y Expectativas en Grupo Marista
Impacto en la Eficiencia Operacional
Brain Companion, una inteligencia artificial generativa conversacional, ha sido integrada en Grupo Marista desde marzo de 2024. Utilizada principalmente para el resumen y análisis de contratos, esta tecnología también se ofrece a los clientes del grupo, permitiéndoles beneficiarse de extractos concisos de los temas clave de los documentos. Brain Companion facilita significativamente los procesos, especialmente en contratos extensos, al proporcionar interacciones rápidas en puntos específicos que los abogados necesitan revisar, logrando un ahorro de tiempo considerable.
Experiencia y Expectativas Futuras
La participación de Grupo Marista en las pruebas e implementación de Brain Companion ha sido enormemente positiva, evidenciando el compromiso de Webdox con la innovación y la mejora continua de sus servicios. Las expectativas futuras respecto a esta tecnología son altamente optimistas. Grupo Marista anticipa que Brain Companion tendrá un impacto significativo en sus operaciones, mejorando particularmente la eficiencia. Hay un gran entusiasmo por las mejoras continuas que se prevén, las cuales prometen enriquecer aún más la experiencia de los clientes.
“Hicimos un análisis exhaustivo y descubrimos que el proceso contractual anterior requería entre 70 y hasta 78 días para su tramitación. En cambio, gracias a Webdox, hemos reducido este tiempo a tan solo 14 a 20 días para completar todo el flujo. Esta mejora sustancial ha optimizado significativamente la gestión de contratos en el Grupo Marista.”
Resultados Clave de Grupo Marista
- Antes de Webdox, el proceso de gestión de contratos tomaba entre 48 y 78 días en ser finalizado. Hoy, se completa en tan solo 14 - 20 días.
- Desde agosto de 2022 hasta abril de 2024, se han firmado 6142 contratos con Webdox CLM.
- Se ha reducido un total de 118,542 horas de trabajo, equivalente al 71% del tiempo empleado previamente en la gestión de contratos.*
- El uso de Webdox CLM ha permitido un ahorro de 1.8 toneladas de papel.**
- Lo anterior, ha contribuido a la reducción de aproximadamente 1732 kg de emisiones de gases de efecto invernadero, salvando 37 árboles.***
Estas cifras se calcularon a partir de los siguientes supuestos:
- Según Forrester, contar con un sistema de gestión de contratos (CLM) puede reducir el ciclo contractual hasta en un 80%, lo que ahorra horas hombre y mejora los flujos de caja.*
- 1 árbol equivale a 10,000 hojas.**
- La producción de una tonelada de papel genera aproximadamente 942 kg de emisiones de gases de efecto invernadero, lo que equivale a unas 200,000 hojas de papel.***
- Se estima que un contrato está compuesto por alrededor de 20 hojas y se generan un mínimo de 3 copias para cada uno, lo que resulta en un total de 60 hojas por contrato.