Cómo Viña Concha y Toro mejoró la estandarización y colaboración de sus contratos

Concha y Toro: líder mundial en la producción y comercialización de vino

Viña Concha y Toro es una reconocida empresa dedicada a la producción y comercialización de vino a nivel mundial. Su influencia se extiende más allá de las fronteras de Chile, ya que cuentan con una filial en Estados Unidos llamada Conserva, y en Argentina llamada Trivento. Además, poseen oficinas de representación y comercialización en más de quince países, entre ellos China, Singapur, Brasil, México, Canadá, Suecia, Noruega, Finlandia y Francia.

Concha y Toro se caracteriza por su integración vertical, lo que significa que están involucrados en todas las etapas del proceso de producción del vino, desde el cultivo de las  "Vitis vinifera" -nombre científico de la vid- hasta la venta de cada botella en los estantes de los supermercados. Esta amplia presencia y participación en la cadena de valor del vino genera desafíos y complejidades únicas, tanto a nivel legal como operativo.
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El área legal al interior de Viña Concha y Toro

El área legal de Viña Concha y Toro desempeña un papel fundamental que va más allá de la visión tradicional de ser simplemente redactores de acuerdos comerciales y conocedores de normativas legales. 

En lugar de eso, su rol se centra en brindar un acompañamiento profundo a todas las áreas comerciales de la empresa, con el objetivo de cumplir con la estrategia corporativa establecida por el directorio, así cómo expresa Sofía Benoit: “Aunque generalmente no interactuamos directamente con los proveedores externos, nuestro enfoque se dirige en ser facilitadores para las áreas internas de la empresa. Mantenemos reuniones periódicas con nuestros clientes internos, -como los departamentos de tecnología de la información y agricultura-, para entender hacia dónde se dirigen, qué desean lograr y cuáles son sus estrategias y metas.” 

Además de garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y éticas, el equipo legal actúa como consejeros y facilitadores del negocio.

Desafíos empresariales de la Gerencia Legal

A lo largo de su trayectoria, Concha y Toro ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos 30 años. Este crecimiento ha planteado desafíos adicionales, aumentando la complejidad del negocio. Para abordar estas demandas, la empresa ha implementado diversos tipos de contratos a través de su herramienta de gestión contractual.

Asimismo, se ha promovido una cultura de conciencia sobre la importancia de los contratos y las políticas asociadas a los mismos, fomentando la participación temprana del área legal en las negociaciones y decisiones clave.

Proyectos estratégicos de la gerencia legal de Viña Concha y Toro

Los proyectos estratégicos de la gerencia legal de Viña Concha y Toro se centran en la implementación de sistemas y herramientas que permitan tener visibilidad y control sobre los indicadores de cumplimiento y el nivel de administración de contratos en todas las áreas internas de la empresa. 

El objetivo es garantizar la fortaleza y el cumplimiento de las áreas internas en términos legales. Además, buscan establecer un centro de excelencia legal que supervise y asegure la coherencia en la gestión de contratos en todas las filiales de la organización, evitando situaciones en las que se generen problemas debido a contratos inadecuados.

En cuanto a los indicadores, el área legal de Viña Concha y Toro ha construido diferentes métricas para cada una de las funciones legales, como la cantidad de días de respuesta a consultas y solicitudes, el nivel de cumplimiento en aspectos legales y fiscales, entre otros. 

Estos indicadores los presentan periódicamente al directorio de la sociedad, utilizando herramientas visuales como semáforos para alinear la estrategia legal con la estrategia 

Beneficios para la Gerencia Legal e impacto en el negocio

Viña Concha y Toro ha experimentado beneficios significativos al implementar el software de gestión de contratos en su área legal. Ahora tienen visibilidad completa de todos los contratos de la compañía, permitiéndoles conocer las fortalezas y alarmas asociadas a cada uno de ellos. Además, les ha otorgado certeza respecto a la titularidad de los contratos y las obligaciones que estos conllevan.