Transformación contractual en Cervecería Nacional: una historia de innovación

¿A qué se dedica Cervecería Nacional y cuál es su principal diferenciador en el mercado?

Cervecería Nacional, ubicada en Ecuador, lidera la producción y distribución de cervezas, destacándose por su calidad y variedad. Su diferenciación radica en promover el emprendimiento y la innovación, apoyando a los tenderos locales y fomentando el crecimiento económico mediante estrategias legales integradas al proceso comercial.

¿Qué papel desempeña la gerencia legal en Cervecería Nacional?

La Gerencia Legal es esencial para el negocio, asegurando trazabilidad, descentralización de la información legal y mejora continua mediante tecnología. Este departamento previene riesgos estratégicos, enfocándose en la gestión de contratos con herramientas como chatbots y sistemas automatizados, promoviendo la eficiencia y la innovación.

¿Cómo funcionaba la gerencia legal de Cervecería Nacional antes de implementar Webdox CLM?

Antes de Webdox CLM, la gestión contractual era manual y dispersa, lo que provocaba ineficiencias, retrasos en la firma de contratos, falta de control de información legal, y dificultades en la gestión del conocimiento. Este sistema ineficiente obstaculizaba la prevención de riesgos y la gestión estratégica.

¿Cómo fue el proceso de implementación y el acompañamiento de Webdox? 

La adopción de Webdox CLM permitió la digitalización de procesos, contratos centralizados y la optimización de la gestión bajo un modelo de procesos estratégicos definidos, mejorando la eficiencia mediante diagnósticos iniciales, evaluación de soluciones, análisis de ROI, además de un proceso de implementación personalizado.

La capacitación y adaptación de los usuarios fueron clave para la transición a una gestión de contratos digitalizada con Webdox, facilitando el proceso mediante su experiencia y soporte. El proceso ha involucrado varios pasos críticos:

Diagnóstico inicial y necesidad de cambio

• Identificación de desafíos: El equipo de Cervecería Nacional, junto con consultores externos, realizaron un diagnóstico para identificar los puntos críticos y áreas de mejora, particularmente en dos factores: agilidad y trazabilidad de los contratos.
• Evaluación de soluciones: Después de reconocer la necesidad de una solución tecnológica para sistematizar y digitalizar la administración de contratos, se evaluaron diferentes opciones de CLMS (Contract Lifecycle Management Software) en el mercado. La experiencia exitosa con Webdox que ya tenía una empresa colega desde Chile, fue decisiva para considerar esta plataforma.
• Análisis de retorno de inversión (ROI): Se realizó un análisis comparativo de costos y beneficios entre diferentes soluciones y la forma tradicional de gestionar contratos. Webdox destacó por ofrecer no solo la gestión de contratos sino también un repositorio y otras funcionalidades clave a un costo competitivo.

Implementación y personalización

• Acompañamiento: El proceso de implementación contó con el apoyo y acompañamiento directo del equipo de Webdox, lo que incluyó la personalización del sistema para adaptarlo a las necesidades específicas de Cervecería Nacional.
• Diseño y adaptación de procesos: Se trabajó en el diseño de flujos de trabajo (Workflows) para la gestión de contratos, que involucraron a varias áreas de la empresa, asegurando que el sistema reflejara las condiciones y necesidades de cada proceso.
• Capacitación y adaptación: Fue crucial la capacitación de los usuarios internos y el ajuste de los procesos a la nueva herramienta, asegurando la comprensión y adopción de la plataforma por parte de todas las áreas involucradas.

¿Qué impacto ha tenido el uso de Webdox en el desempeño del área legal?

El uso del Software de Gestión de Contratos Webdox CLM, ha transformado profundamente el área legal de Cervecería Nacional, destacando en varios factores:

Eficiencia operativa: La digitalización de la gestión contractual ha optimizado la eficiencia, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales y permitiendo al equipo legal centrarse en asuntos estratégicos. Esto ha mejorado la seguridad jurídica y agilizado los procesos.

Reducción del tiempo de ciclo de contratos: Webdox ha acelerado la elaboración, revisión, y firma electrónica de contratos, beneficiando la respuesta de la empresa a las oportunidades de mercado y necesidades de los clientes.

Mejora de la colaboración interna: La plataforma ha mejorado la colaboración y comunicación entre el área legal y otros departamentos, facilitando la gestión y seguimiento de los contratos en tiempo real.

Control y trazabilidad: Se ha mejorado el control y la trazabilidad de los documentos legales, permitiendo una gestión de riesgos más efectiva y asegurando el cumplimiento normativo.

Innovación y estrategia comercial: La eficiencia mejorada del área legal ha reforzado su papel como socio estratégico clave, influyendo positivamente en las negociaciones comerciales y la estrategia de la empresa.

Estrategia de mejora continua: Cervecería Nacional continúa integrando procesos en Webdox, buscando optimizar y digitalizar aún más su gestión legal.